Un collaborateur en voyage d'affaires est souvent amené à engager des frais dans le cadre de ses fonctions : hébergement, transport, restauration… Ces dépenses sont généralement remboursées par son employeur, à condition que leur montant et leur nécessité soient justifiés. Chacun des achats que le travailleur effectue doit faire l'objet d'une facturation. Il s'agit de conserver toutes les factures reçues et des soumettre au service comptable. Dans ce dossier, nous allons aborder en détail l'importance de ces justificatifs lors d'un voyage d'affaires.
Pourquoi les factures sont-elles nécessaires lors d'un voyage d'affaires ?
Une facture est un document attestant de la réalisation d'une transaction entre un acheteur et un vendeur. Elle contient des renseignements tels que les coordonnées des parties, la date et lieu de la vente, les détails relatifs aux produits ou services vendus… Nous pouvons y ajouter le montant total en HT et en TTC de la transaction, le mode de paiement, les taxes applicables… Elle joue un rôle crucial lors d'un déplacement professionnel pour de multiples raisons.
Un tel justificatif représente une preuve tangible de toutes les dépenses encourues. Cela offre une certaine transparence pour les remboursements ultérieurs. Les employeurs exigent bien sûr des éléments justifiant toutes les dépenses engagées par les collaborateurs en voyage d'affaires. La facture permet à votre employeur de vérifier votre respect du budget et des règles en matière de professionnel. L'entreprise qui vous emploie peut par exemple imposer un plafond de dépenses journalières et interdire certains achats.
La facture permet de surcroît la comptabilisation des dépenses engagées par l'employeur et leur déduction sur son résultat imposable. Elle doit être conservée pendant une certaine période (généralement six ans) pour pouvoir être présentée en cas de contrôle fiscal. Qui plus est, votre entreprise peut se baser dessus pour suivre en temps réel ses performances. Nous pouvons y ajouter la mesure du retour sur investissement (ROI) de votre voyage d'affaires. Le chef d'entreprise peut par exemple comparer le coût de vos déplacements par les relations nouées ou les contrats signés avec vos partenaires ou vos clients. Grâce à la facture, votre employeur peut suivre chaque euro dépensé et garantir la conformité aux politiques de sa société.
Comment assurer le suivi de vos dépenses ?
Lorsque vous partez en voyage d'affaires, vous devez tenir à jour un registre de vos dépenses et conserver les factures correspondantes. Cela facilitera les remboursements ultérieurs par votre employeur et vous permettra d'éviter les oublis et les erreurs.
Chaque fois que vous faites un achat lié à votre voyage professionnel, qu'il soit en magasin ou en ligne, demandez systématiquement une facture. Si le vendeur ou le prestataire n'en fournit pas, demandez-lui d'en établir une. Vous pouvez aussi lui demander de vous envoyer un reçu par e-mail. Une fois le justificatif d'achat reçu, vous devez le vérifier méticuleusement. Assurez-vous qu'il contient toutes les informations requises et qu'il soit lisible. Si vous avez opté pour une location de courte durée via la plateforme Airbnb par exemple, pour trouver votre facture Airbnb, vous devez :
- vous connecter à votre compte client,
- vous rendre dans le menu « Mes voyages »,
- choisir le séjour concerné, puis aller à la section « Détails de la réservation »,
- appuyer sur « Obtenir les reçus ».
Suivez le lien « Accéder à la facture TVA » figurant sur le reçu obtenu, puis téléchargez ou imprimez le document comptable. La même plateforme peut également vous envoyer directement un mail comportant le lien d'accès à la facture avec TVA.
Toutes les factures reçues doivent être classées par catégorie (hébergement, transport, restauration…) et par date. Vous pouvez utiliser des pochettes, des chemises ou des enveloppes pour les ranger efficacement. En parallèle, pensez à les numériser en les scannant ou en les prenant en photo, puis à les stocker sur votre ordinateur ou dans le cloud.
Il est conseillé d'utiliser un logiciel ou une application permettant la gestion centralisée des frais professionnels. Vous pouvez y enregistrer chacune de vos dépenses, puis les soumettre à votre entreprise. Ces solutions permettent un gain de temps et d'argent indéniable tout en vous évitant les erreurs de saisie et les pertes. Il est préférable de respecter les procédures et les délais imposés par votre employeur pour déclarer vos frais professionnels. Dans l'idéal, vous devez soumettre chaque dépense le plus tôt possible après l'avoir encourue.
Les avantages d'une facturation précise pour les entreprises
La facturation est un aspect essentiel de la gestion de toute entreprise. En disposant des factures détaillées et claires, une entité peut mieux suivre ses dépenses. Elle peut les comparer avec ses recettes, les budgétiser, les prévoir, les analyser, les minimiser si nécessaire… La même organisation peut aussi se mettre à l'abri des abus, des fraudes, des litiges, des doubles paiements…
Une entreprise qui fournit des factures professionnelles et conformes à la loi en vigueur renforce sa crédibilité et sa réputation. Elle peut ainsi mettre en confiance ses clients, ses fournisseurs, ses partenaires, les autorités locales, etc. Elle montre que son activité gravite autour du sérieux, de la transparence et du respect des règles. En envoyant des factures rapides, personnalisées et précises, une structure augmente la satisfaction de sa clientèle. Cette dernière sera plus encline à renouveler sa collaboration ou à recommander les services de l'entreprise.
Une facturation sans faille contribue à la stratégie de fidélisation et d'advocacy marketing. Elle peut en plus accélérer le cycle de vente, réduire les délais de paiement et améliorer la trésorerie de l'entité. Cette dernière peut se permettre d'investir dans de nouveaux projets, conquérir de nouveaux marchés, se démarquer de la concurrence… Elle peut se positionner en tant que leader dans son domaine. La facturation s'avère par conséquent stratégique à bien des égards.
Ce qui doit figurer sur les factures que vous soumettez
Dans le cadre d'un voyage d'affaires, la facture que vous devez soumettre à votre entreprise doit contenir un certain nombre d'informations. Citons notamment :
- le mot « facture »,
- la date d'émission du document,
- son numéro qui doit être unique et basé sur une séquence chronologique continue,
- l'identité des parties (vendeur et acheteur),
- La description et la quantité des produits ou services vendus, ainsi que le prix unitaire HT et le prix total HT.
- Le taux et le montant de la TVA applicable, ainsi que le prix total TTC.
- Le mode et les conditions de paiement (délai, escompte, pénalité, etc.).
- La mention « facture acquittée » ou « facture payée » si la facture a été réglée au moment de la vente, ou la mention « facture à payer » ou « facture à régler » si la facture est payable à une date ultérieure.
- La signature du vendeur et du client (ou de leurs représentants) si la facture est établie sur papier, ou la signature électronique si la facture est établie en ligne.
Après avoir reçu le justificatif d'achat, prenez le temps de vérifier que toutes les informations précédentes y figurent. Demandez au vendeur de rectifier le document si nécessaire.
Les différents types de factures
Il existe différents types de factures, selon le type de vente, le mode de paiement ou le moment d'émission. Citons d'abord la facture pro forma qui se distingue par son caractère provisoire. Elle informe les clients du montant et des conditions de vente avant qu'elle ne soit conclue. Cette pièce n'a ni valeur fiscale ni valeur comptable. Elle peut toutefois être utile dans le cadre d'une demande de financement, pour obtenir une autorisation douanière…
La facture d'acompte est quant à lui une facture partielle. Elle sert à demander le versement d'un acompte par les clients avant la livraison de produits ou la prestation de services. Ainsi, les vendeurs peuvent sécuriser la commande et se permettent de financer une partie de sa production. Pour ce qui est de la facture définitive, elle confirme la vente ou la prestation et demande aux clients de régler la note finale. Ce justificatif doit reprendre les informations des deux factures précédentes. Il indique le montant total de la vente, le montant de l'acompte, le montant restant à payer et la date d'échéance.
La facture d'avoir, pour sa part, est négative. Elle est établie dans une optique d'annulation ou de réduction du montant d'une facture précédente. Sa création se fait en cas de retour, de remise, de ristourne, de rabais… On trouve également la facture récapitulative. C'est un document global qui regroupe plusieurs factures émises au cours d'une période donnée. Son établissement simplifie la gestion des facturations et réduit les frais de traitement.
Que faire si vous égarez une facture ?
Au cas où vous auriez égaré une facture, vous devez en premier lieu contacter le vendeur qui l'a établie. Il y a lieu ensuite de lui demander de vous renvoyer une copie du document perdu par courrier, par email ou par fax. Dans l'éventualité où le vendeur serait injoignable ou réticent, pensez à lui faire parvenir une lettre recommandée avec accusé de réception. Le but est de lui rappeler son obligation légale de vous fournir une facture en bonne et due forme. Autrement, vous pouvez utiliser un autre justificatif qui prouve l'achat : relevé bancaire, ticket de caisse, confirmation de réservation… Il faut que ce document contienne les mêmes informations que la facture originale et qu'il soit accepté par votre employeur.
Quoi qu'il en soit, pour gérer efficacement vos factures, il est recommandé de planifier rigoureusement vos dépenses avant votre départ. Vous devez respecter scrupuleusement la politique de votre entreprise en termes de frais professionnels. Optez pour un mode de paiement adapté et vérifiez la conformité de chaque facture. Dans l'idéal, utilisez un outil de gestion des factures. Celui-ci facilite son suivi, son classement et leur remboursement. Faites en sorte que votre registre de dépenses soit à jour et que vos factures soient conservées dans un lieu sûr.