Une solution de gestion de contrats est un programme informatique conçu pour simplifier la gestion efficace des contrats d’une entreprise. Autrement dit, il s’agit d’un logiciel qui s’occupe du suivi de l’ensemble du cycle contractuel au sein d’une société. Cela dit, quels sont les véritables avantages d’une telle solution ? Suivez-nous pour tout savoir.
Utilisation d’une solution de gestion de contrats : quels sont les avantages pour une entreprise ?
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Modifié le 2 octobre 2023 à 16h26
Automatisation du processus de gestion des documents
L’automatisation du processus de gestion des documents est assurément l’un des principaux avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion de contrats. Avec une solution comme Leeway, vous avez la possibilité de réaliser un réel suivi ainsi qu’un contrôle efficace de votre processus.
En réalité, la plateforme se charge aussi bien de la création de contrats, de la négociation que de la modification. Dans ce cadre, elle simplifie le téléchargement, le regroupement et la hiérarchisation des documents juridiques selon une classification précise et adaptée. Le contrôle des engagements, dans ces conditions, devient un jeu d’enfant.
En gros, c’est dire qu’une solution de gestion de contrats offre un référentiel centralisé où tous les contrats de l'entreprise sont stockés de manière organisée et accessible. Cela élimine le besoin de rechercher des contrats dans des dossiers physiques dispersés ou des fichiers électroniques éparpillés. Les employés peuvent rapidement localiser et consulter les contrats pertinents, ce qui accélère les processus de prise de décision et de négociation.
Gain de temps et de productivité
L’utilisation d’une solution de gestion de contrats permet également de dire adieu aux tâches chronophages. Grâce à cet outil, le processus n’aura jamais été aussi simple et transparent.
D’ailleurs, la plupart des plateformes de gestion de contrats intègrent des fonctionnalités d’analyse puissantes, basées sur l’IA. De ce fait, votre entreprise gagne en productivité.
Automatisation, rappels d’échéances, moteur de recherche intelligent… Le logiciel de gestion de contrats assure un contrôle efficace et régulier.
Limitation des risques juridiques et financiers
Il est fréquent de constater des erreurs lorsque la gestion des contrats est réalisée de façon manuelle. Selon une récente étude, le défaut de suivi des contrats impacte de 9 % le bilan des entreprises. Pour pallier ce problème, l’utilisation d’un logiciel de gestion de contrats est sans doute la solution idéale.
Précisément, cette plateforme sécurisée s’occupe de l’évaluation, en temps réel, de la conformité des documents avec leurs échéances associées. En outre, elle permet de recevoir un message lorsque la date limite de paiement approche ou de ne pas manquer les avis de résiliation.
Un tel atout minimise les risques d'oublis ou de non-respect des obligations contractuelles, ce qui pourrait entraîner des litiges ou des pertes financières. De plus, ces solutions sont souvent configurables pour s'assurer que les contrats respectent les réglementations en vigueur.
Optimisation des négociations
Grâce à des outils de suivi des versions et des commentaires, une solution de gestion de contrats facilite la collaboration entre les parties prenantes lors des phases de négociation. Les échanges sont documentés, ce qui permet d'éviter les malentendus et les désaccords.
De plus, cette traçabilité favorise des discussions plus efficaces et aboutit souvent à des accords plus rapidement, ce qui a un impact positif sur la productivité globale de l'entreprise.
Gain de rentabilité
En contribuant à la réduction des risques juridiques, la solution de gestion de contrats garantit ainsi la pérennité de votre entreprise. De façon certaine, ce processus d’automatisation ultra-rapide et performant augmente vos chances de succès.
En réalité, la bonne gestion des contrats conduit à la minimisation des pertes financières. Cela permet par ailleurs de réduire les frais d’exploitation relatifs à un processus manuel.
Analyse et reporting optimisés
Les solutions de gestion de contrats fournissent des outils avancés pour analyser les données contractuelles. Les rapports générés permettent d'identifier des tendances, d'évaluer la performance des contrats, de repérer les opportunités d'optimisation et de détecter les risques potentiels. Cette capacité d'analyse approfondie offre une visibilité accrue sur la santé contractuelle de l'entreprise et permet de prendre des décisions plus éclairées.
En gros, l'utilisation d'une solution de gestion de contrats améliore significativement la manière dont une entreprise gère, surveille et exploite ses contrats. Cela se traduit par une meilleure productivité, une réduction des risques, une conformité renforcée et une meilleure capacité à tirer parti des opportunités contractuelles.