Tout au long de leur existence, les sociétés, que ce soit les PME (Petites et Moyennes Entreprises) ou TPE (Très Petites Entreprises), organisent des réunions pour améliorer l’esprit d’équipe ou booster la performance des travailleurs. Pour atteindre ces objectifs, il est important de travailler dans un environnement sain, confortable et convivial. C’est là qu’interviennent les salles de réunions. Ces dernières permettent de réunir dans un seul lieu des dizaines de participants et de travailler dans un cadre qui diffère de celui du lieu de travail habituel. Comment choisir une salle de réunion ? Voici quelques critères pour sélectionner le local qui convient à votre évènement.
Salle de séminaire et de réunion : nos critères pour choisir la meilleure
Par
Modifié le 22 février 2023 à 16h13
Choisir sa salle en fonction du type d’évènement
Que ce soit à Lyon ou à Paris, divers établissements proposent un service de location de salles de réunion. Il s’agit notamment des restaurants, des centres d’affaires, des hôtels, etc. Le choix d’un espace de réunion auprès de ces structures ne se fait pas au hasard. Il faut tenir compte de certains critères, dont le type d’évènement à organiser.
Les dirigeants qui souhaitent organiser par exemple une conférence n’auront pas les mêmes besoins en termes de salle de réunion que les entreprises qui organisent un séminaire ou une conférence. Dans le dernier cas, une salle conviviale et accueillante est la plus indiquée. Elle doit aussi être éclairée et aérée. Dans ces conditions, les participants pourront mieux développer l’esprit d’équipe.
La capacité de la salle de réunion
Si le type d’évènement est important pour choisir une salle de réunion, la capacité d’accueil est à ne pas négliger. En effet, toutes les salles de séminaires en location n’ont pas la même superficie. Certaines mesurent 20 m² et d’autres 10 m². Le choix dépend du nombre de personnes censées assister à l’évènement. Pour une réunion de quinze collaborateurs par exemple, les salles de réunion mesurant 20 m² sont les plus indiquées. Elles sont aérées et permettent de travailler dans un environnement agréable.
La localisation et le choix des équipements
L’autre élément qui détermine le choix d’une salle de réunion est la localisation de celle-ci. Privilégiez un espace qui se trouve à proximité des gares routières ou qui est facilement accessible depuis les moyens de transport privés. D’autre part, un espace de réunion au cœur des restaurants, des centres d’affaires et des commerces sera très avantageux pour votre évènement.
Que ce soit pour une conférence, une formation ou une réunion, vous aurez besoin d’un équipement pour bien dérouler l’évènement. Cela dit, avant de signer le contrat de location, dirigez-vous vers le local pour vérifier s’il dispose des outils essentiels pour mener à bien votre réunion. Il s’agit notamment des projecteurs, des glassbords, des paperboards et autres supports d’écriture. Pour les visioconférences, vérifiez si le local est équipé d’une téléphonie et qu’il donne accès à une connexion haut débit.
Le prix de la location
Le budget détermine également le type de salle de réunion et de séminaire à louer à Lyon. En effet, les établissements spécialisés proposent des prix selon la taille du local et de l’endroit où il est situé. Une salle de réunion de 20 m² par exemple sera louée à un prix plus élevé qu’un local de 10 m². C’est également pareil pour une salle qui se trouve dans un centre-ville. Elle sera plus chère que celle qui est située à des minutes des centres d’affaires ou des gares. Rappelons également que des services supplémentaires comme un repas sont proposés dans les structures de location de salle de réunion. Si vous prévoyez de profiter de ces services, il faudra augmenter le budget.
L’heure d’ouverture
Les heures d’ouverture et de fermeture dépendent d’un espace de réunion à un autre. Certains établissements sont par exemple accessibles à partir de 10h et ferment déjà à 18h. D’autres laissent leur salle ouverte de 8h à 19h. Selon la structure, vous pouvez même profiter de leur espace de réunion 24h/24 et ce, tous les jours de la semaine.
Il faudra bien se renseigner afin de choisir un local qui sera accessible aux heures prévues pour la réunion. Pour finir, l’aménagement ou la disposition de la salle est également un critère à ne pas négliger dans le choix d’un espace de réunion. Optez pour un local qui vous permet de créer une belle ambiance durant votre évènement professionnel.