La démocratisation de la visioconférence prend plus de temps qu’annoncé. Aujourd’hui encore, seulement 5% des salles de réunion dans le monde sont équipées de systèmes de visioconférence selon une étude Forrester. La visioconférence n’en demeure pas moins une évolution incontournable pour l’avenir tant ses avantages sont nombreux pour les entreprises.
Moins coûteuse et moins complexe en termes d’installation et d’usage, la visioconférence ouvre de vraies perspectives dans un large spectre d’entreprises, chez les grands comptes et, de plus en plus, dans les petites et moyennes entreprises. Néanmoins, pour un usage optimal de la visioconférence, il convient de rappeler les bonnes pratiques à respecter, car la visioconférence reste une réunion qui, par définition, doit respecter des codes et être encadrée.
La démocratisation, une évolution incontournable
La tendance forte de ces dernières années est le développement d’offres de visioconférence à la demande basées sur un modèle Cloud (informatique en nuage), permettant aux entreprises de ne pas installer d’équipements d’infrastructures lourds et coûteux mais au contraire d’utiliser la visioconférence à la demande, accessible sur abonnement. Une vraie force pour convaincre les petites et moyennes entreprises d’équiper leurs salles de réunions ainsi que leurs salariés. Ces derniers pourront ainsi facilement se connecter avec leur entreprise en visio, de n’importe où, à l’aide de leurs terminaux mobiles (Tablettes, smartphone, laptops,…).
Une bonne installation de votre environnement de visioconférence
A contrario de cette simplification de l’infrastructure, l’installation d’une salle de visioconférence conserve la nécessité de recourir aux compétences d’intégrateurs spécialisés. Si ces derniers mettent souvent un point d’honneur à l’esthétique de leur solution, ils n’en oublient pas pour autant l’essentiel d’une salle de réunion. Voici quelques préceptes que ces derniers suivent pour réussir l’aménagement d’un lieu où se pratique la visioconférence :
-Voir et être vu : nécessite une bonne disposition de la salle, une lumière adaptée et un environnement visuel propice. Quelques exemples et astuces : bien positionner l’angle de la caméra et privilégier un cadre serré ; ne pas perturber la vision de son interlocuteur en installant plusieurs écrans ; occulter les fenêtres pendant le temps de la visioconférence ; ne pas présenter de motifs ou couleurs vives dans l’environnement de la salle et éviter le rouge, pour ne pas provoquer de fatigue visuelle ; privilégier les écrans LCD ou LED aux plasmas pour les salles ; faciliter l’identification des intervenants ou de l’entreprise en intégrant en arrière-plan des logos ou des fonds permettant de reconnaître le lieu géographique où chacun se situe.
-Entendre et être entendu : il convient de veiller à une bonne disposition des micros, de porter une attention particulière à l’isolation acoustique ou encore à la disposition des haut-parleurs.
-Concentrer l’attention sur le message : l’attention de vos interlocuteurs peut facilement se dissiper. Pour lui éviter toute distraction, prônez plutôt un espace sobre dans lequel vous resterez le centre de l’attention. Evitez une décoration trop personnelle, de laisser apparaître du désordre … En bref, évitez les éléments perturbateurs.
Des conseils pratiques pour le bon déroulement d’une visioconférence
La démocratisation des solutions de visioconférence apporte plus de souplesse aux utilisateurs dans son utilisation. Néanmoins, il faut rester vigilant pour éviter certains travers d’une réunion en vidéo. Voici quelques conseils pratiques qui font surtout appel au bon sens.
-S’adapter en mobilité. Les solutions de visioconférence permettent aujourd’hui de passer un appel vidéo depuis n’importe quel type d’appareil : ordinateur portable, tablette, smartphone. En revanche, la visioconférence reste un outil de communication et ne s’adapte pas à toutes les situations, ni à tous les contextes. Ainsi, il faut privilégier un endroit calme pour passer son appel vidéo. Contrairement à ce que l’on peut voir dans certaines publicités, il n’est pas possible de faire une visioconférence dans les transports, le hall d’un aéroport ou au milieu d’un bureau ouvert car vos interlocuteurs seront perturbés par le bruit environnant. Autre point, si vous vous connectez avec un smartphone ou une tablette, il faudra positionner l’appareil sur un support pour éviter qu’il bouge dans vos mains ce qui risque de gêner les participants à la réunion.
-Renvoyer une image professionnelle. Le télétravail est de plus en plus répandu dans les sociétés. Toutefois il faut tenir compte de son image, du professionnalisme que l’on souhaite renvoyer à son interlocuteur qu’il soit un collègue, un supérieur hiérarchique ou un client… Si vous êtes amené à vous connecter en visioconférence dans votre salon, il faut veiller à ne pas être dérangé au milieu de votre réunion (famille, animaux domestiques, etc.), faire particulièrement attention à tous les éléments visuels qui peuvent être perçus et adopter une tenue appropriée. Attention, les rayures sont à proscrire dans la tenue : elles peuvent donner le tournis à vos interlocuteurs en créant un effet d’optique dérangeant.
-Rester attentif. Selon plusieurs études, la part non-verbale dans la communication est comprise entre 60 % et 80 %. Face à l’écran, il faut montrer votre intérêt : regarder la caméra quand vous parlez, se tenir droit et sourire. A l’inverse, certains comportements sont à bannir lors d’une visioconférence : manger ou boire, mâcher un chewing-gum, lire ses emails, consulter d’autres documents… Tous vos gestes sont visibles à la différence d’une conférence téléphonique.
-Maîtriser la fonction « muet ». Une visioconférence en entreprise n’est pas le moment pour partager les petites histoires de ses collègues avec ses interlocuteurs : vérifier que l’on vous entend quand vous souhaitez être entendus. Il est préférable de remettre le son lorsque l’on souhaite parler et éviter de crier dans son micro en vain. Enfin, évitez de remuer des feuilles de papier ou de bouger des objets près du micro.
-Favoriser l’interactivité. Il faut renforcer le sentiment d’appartenance des participants à la réunion lors d’un appel vidéo en faisant un « tour de table » et en les impliquant tout au long de la réunion. Pour cela, n’hésitez pas à distribuer la parole, oser interrompre, savoir faire parler chacun, synthétiser, rebondir et permettre à chacun de poser des questions particulièrement lorsque vous constatez une baisse d’attention : bâillements, gestes d’impatience, etc. Il faut en effet être attentif et savoir repérer ces signaux pour y remédier.
En raison des avantages que la visioconférence apporte aux utilisateurs et aux entreprises, sa démocratisation s’accélère, en particulier dans les petites et moyennes entreprises. Cette tendance ne fera que croître avec les nombreuses solutions de mobilité. Vous pouvez désormais déjà communiquer quand et d’où vous le souhaitez, mais cela ne signifie pas n’importe où et n’importe quand ! Les principes appliqués par les intégrateurs pour les salles de réunion professionnelles et les bonnes pratiques évoquées sont autant de conseils à suivre pour réussir votre vidéoconférence depuis chez vous ou en déplacement.