Charge de travail de plus en plus importante, effectifs réduits, productivité en chute libre, efficacité en berne… L’administration française est en souffrance. Faute d’organisation et d’outils adaptés.
Si les Français ont plutôt une bonne image des fonctionnaires et de la fonction publique en général, qui les jugent majoritairement "honnêtes" et "compétents" (TNS Sofres pour le syndicat FSU), ils estiment, en revanche, que l’Etat est un employeur qui "traite mal" ses salariés et que l’administration manque cruellement de réactivité (même si tous les services ne sont pas logés à la même enseigne).
Vider une baignoire à la petite cuillère
Les administrations font, en effet, toujours face à des problèmes d’effectifs, alors pourtant que les contraintes en termes de rendement et de résultats sont de plus en plus élevées. On réduit la capacité de travail des agents en multipliant les tâches, on réduit les effectifs (avec des départs en retraite non remplacés par exemple), mais la charge de travail reste la même. Seule solution pour s’en sortir : travailler mieux. Et non travailler plus. Fournir une petite cuillère pour vider une baignoire ne rime à rien. Mieux vaut avoir une pompe, et pouvoir ainsi vider plusieurs baignoires d’affilé.
Mettre l’efficacité de la PME dans les mains de l’administration
Quand, comme les administrations, on est surchargé de travail, à chaque euro de chiffre d’affaires enregistré, le rendement s’amenuise. Ce que confirme la loi d’Illich qui explique qu’au-delà d’un certain de travail, l’efficacité décroît. Tout simplement parce que les administrations restent trop rigides et ne sont pas organisées pour traiter autant de tâches. Une solution comme DocTech pourrait néanmoins faciliter le travail des agents et permettrait de :
- lutter contre l’obsolescence des contenus. Car il y a trop souvent un décalage entre les manuels (de formation et d’utilisation) et la réalité des opérations. Cela permettrait de gommer les incohérences.
- améliorer le suivi des dossiers. Trop souvent dans les services publics, la chaîne procédurale est rompue et les dossiers s’accumulent. Il est pourtant possible de formaliser le processus de suivi et de faire en sorte que n’importe quel agent puisse prendre le dossier en cours. Cela permet non seulement d’améliorer la communication entre les services, de tisser des liens, mais aussi de réduire sérieusement les délais de réponse. L’objectif étant de mettre l’efficacité et la productivité de la PME dans les mains de l’administration.
- optimiser le maintien en condition opérationnelle des équipements des forces de Police et de Gendarmerie (armes, véhicules, etc.). Cela va du remplacement de pièces spécifiques à certaines armes (certaines exigent des procédures spécifiques) jusqu’aux manuels de l’armée, en passant par la formation des nouveaux militaires et les documents techniques des avions et des véhicules. L’important étant de pouvoir créer un manuel sur mesure et collaboratif, avec la possibilité de définir une section pour une arme en particulier, identifiée par son numéro de série et avec le suivi des opérations de maintenance, d’assemblage, les commandes des pièces, etc..
- mieux gérer le montage et la complétude des dossiers pour la Police ou la Justice. Ce qui veut dire, ne plus jamais perdre de pièces et surtout être capable de les exploiter toutes vraiment. L’outil idéal permet de créer un “portefeuille” de pièces avec une véritable traçabilité (expertise, contre-expertise, etc.). Ce qui contribue à améliorer le travail de l’enquêteur qui peut dès lors lier toutes les pièces du dossier (avec des liens cliquables pour accéder directement aux documents concernés).
- réunir les services, créer des synergies et mieux partager l’information, sans en perdre le contrôle. Pour l’instant, le partage de l’information entre les administrations est restreint. Chacune possède sa propre base de données, non accessible aux autres. Si aux Etats-Unis, le policier peut savoir beaucoup de choses de vous, directement depuis sa voiture, avec le numéro de votre plaque d’immatriculation (impôts, amendes, assurances, procédures en cours, etc.), en France, ce n’est pas le cas. Le système reste archaïque et les registres (assurances, permis de conduire, procédures judiciaires en cours, etc.) ne sont pas communicants (hors casier judiciaire). Il est possible de repérer les PV non payés, mais le fonctionnaire en charge du contrôle ne peut pas savoir si une autre affaire est en cours. L’outil idéal permettrait de tout savoir. Ce qui est sur le casier et ce qui est en instruction. Et toutes les personnes concernées seraient aussitôt averties du moindre changement sur le dossier.
L’idée étant d’augmenter sa productivité sans augmenter l’effort, de contrôler sans se laisser submerger, d’éliminer le superflu pour se concentrer sur la qualité de son travail, bref, de s’étendre sans se répandre (comme le chantait Serge Gainsbourg).