Comme la majorité d’entre nous, j’ai profité de la pause estivale pour dresser la liste des ouvrages que je devais impérativement lire. En jetant un œil sur l’étagère des livres que je conserve depuis un certain temps sans les avoir lus ou à relire absolument, j’en ai retrouvé un, soigneusement classé dans la section « professionnel, non-fiction ». C’est un ouvrage mémorable, que j’avais déjà lu à 3 reprises durant les étés 1998, 2001 et 2005 : « L'art de la guerre », du philosophe chinois Sun Tzu.
Bien que l'ouvrage contienne de très nombreuses citations et idées qui peuvent s'appliquer aux échanges commerciaux, celle qui m'a vraiment touchée est la suivante, parce qu'elle peut s'appliquer aux négociations de contrats.
« Qui connaît son ennemi et se connaît lui-même peut livrer cent batailles sans jamais être en péril. », Sun Tzu
La négociation de contrats est une forme d'art, très bien maîtrisée. Cependant, lorsqu'il s'agit de contrats pour des logiciels, des erreurs sont souvent commises, par les deux parties en présence. Souvent, c'est parce que les deux côtés veulent obtenir le meilleur prix. Le fournisseur de logiciels tente d'obtenir le prix le plus élevé, alors que l'acheteur veut obtenir le prix le plus bas. En fait, les détails (termes et conditions du contrat) sont tout aussi importants que le prix d'achat. Si les termes et conditions ne sont pas favorables, le prix d'achat peut représenter une très faible portion des frais engagés.
Si vous cherchez à obtenir la meilleure offre d'un éditeur de logiciels, il faut d'abord savoir que le prix d'achat ne représente qu'une petite partie du coût total de possession (TCO) et de maintenance (20 % environ, ce qui sur 5 ans représente pratiquement le double du prix d'achat). La plupart des fournisseurs conservent le droit d'audit en matière de conformité de licences logicielles. Compte tenu du nombre d'audits réalisés actuellement, la probabilité que cela se produise est très forte.
La suppression de la clause d'audit est souvent une bonne étape de démarrage d’un processus de discussion mais cela peut s'avérer difficile pour les petites entreprises qui n'ont pas un fort pouvoir de négociation. Il faut prouver que votre entreprise possède des processus de gestion des biens IT (ITAM) solides et qu'elle se concentre sur la gestion des biens logiciels, si bien que la clause d'audit n'est pas constructive. Si le fournisseur n'accepte pas de la supprimer, demandez à être remboursé du coût du temps que votre équipe passera à répondre à cet audit. Par exemple, si votre non-conformité est inférieure à 3-4 %, le fournisseur devrait assumer les frais d'audit. Si vous imposez à l'éditeur de logiciels de régler les frais d'audit, cela peut l'empêcher de faire durer inutilement l'opération. À ma connaissance, la plupart des fournisseurs considèrent que cela ne vaut pas la peine de perdre leur temps à faire un audit si cet audit ne leur rapporte pas au moins 400 000 dollars. En proposant de contacter le fournisseur tous les ans à une date précise pour lui fournir le nombre des licences et les infos d'installation, vous pourrez limiter les audits. Le fournisseur de logiciels préfère toujours vous voir acheter des licences supplémentaires, mais le contrat doit aussi prévoir une réduction du nombre de licences utilisées. Comme de plus en plus de logiciels sont basés dans le Cloud, il devient plus important de comprendre leur utilisation et leur négociation devient plus facile.
Les coûts internes que vous subissez en raison de l'audit peuvent avoir un impact significatif sur votre budget. Prenons un exemple : une entreprise de taille moyenne peut compter un administrateur système, un gestionnaire de biens, un avocat, un représentant du service commercial, plus une ou deux autres personnes, tous indispensables pour répondre à l'audit dans le délai de 30 jours fixé. Il est rare de trouver du personnel suffisamment peu occupé pour négliger ses propres projets et s'occuper de l'urgence que représente l'audit. Le coût potentiel peut dépasser 100 000 dollars ou plus, selon la complexité de l'installation des logiciels, les exigences en matière de licences, les droits de mise à niveau, et sans oublier l'achat éventuel de licences supplémentaires. Si un fournisseur effectue des audits annuels, sur les cinq années d'installation des logiciels, ce coût va devoir être inclus dans la planification du cycle de vie de ces logiciels !
Autre élément à négocier : le coût d'achat des licences supplémentaires. J'ai pu observer des fournisseurs OEM de logiciels qui exigeaient que le client paie le prix de base, au lieu du prix réduit dont il avait bénéficié pour l'achat initial du logiciel. Les fournisseurs demandent également le prix de base pour le support et la maintenance, ce qui doit également être négocié.
Selon le cycle de vie utilisable du matériel client, pour pouvez actualiser chaque année 1/3 ou 1/4 de votre matériel. La période où cette actualisation est réalisée, alors que des logiciels sont installés sur d'anciens systèmes (particulièrement le système d'exploitation), est un autre point à négocier.
La plupart des petites entreprises, qui achètent leurs logiciels auprès d'un revendeur, ne négocient aucun de ces aspects. Les grandes entreprises, qui font des achats directs, peuvent se concentrer sur les réductions au lieu des clauses d'audit. En travaillant avec votre équipe juridique pour examiner attentivement les termes et conditions des contrats, vous pouvez découvrir d'autres aspects susceptibles de faire économiser à l'entreprise beaucoup de temps et de dépenses inutiles.
Alors, que vient faire la citation de Sun Tzu dans tout cela ? La clé, c'est de prendre dès le début des mesures pour comprendre la motivation de toutes les parties concernées. L'éditeur de logiciels n'est pas forcément motivé uniquement par le prix, il peut souhaiter augmenter sa part de marché dans votre secteur ou faire de votre entreprise son meilleur cas d’application. Avec une meilleure visibilité des motivations du fournisseur, vous serez à même de mieux comprendre les aspects que votre entreprise peut négocier. Si vous comprenez les besoins de votre entreprise, ainsi que la façon dont les logiciels sont déployés et utilisés, vous vous assurez que le professionnel (sous-traitance ou approvisionnement) à qui vous parlez négocie des termes et conditions avantageux, qui évitent les coûts et les risques non prévus, limitant par conséquent le danger pour l'entreprise.