Alors que la signature électronique va être amenée à être de plus en plus utilisée par les PME et des TPE, il est possible de trouver une solution simple, sécurisée et économique qui démocratise ce processus. La signature d’un devis, d’un contrat ou de tout autre document devient un jeu d’enfant !
Les PME vont vers de plus en plus de dématérialisation, et cela passe par la signature électronique. Elle n’est plus du tout réservée aux grands groupes, qui ont été les premiers à l’adopter. Grâce à elle, on peut sécuriser ses échanges commerciaux sans avoir besoin d’imprimer, de scanner, ou de renvoyer de mail. Plusieurs solutions existent.
Nous avons choisi de tester l’une d’elles, Docage Signature avec un document PDF. Avec cette solution spécialisée pour les PME, les étapes s’enchaînent avec simplicité. Une fois créée la transaction, on entre le nom, le prénom, l’email et téléphone mobile du signataire pour une signature par code SMS. Ensuite, on sélectionne le document PDF à faire signer, puis on positionne un cadre qui accueillera la signature visuelle (étape non-obligatoire). Les e-mails qui seront envoyés automatiquement à chaque étape de la transaction sont personnalisables. Lorsque le signataire reçoit l’e-mail contenant le lien pour consulter le PDF à signer, il peut cliquer sur Signer s’il souhaite le signer puis sur Recevoir mon code par SMS. Une fois qu’il a inscrit le code, une page indique que la signature a bien été jointe au document. Dans l’interface, le document est signé et la signature visuelle apparaît. Dans le panneau signature disponible le certificat émis par le tiers de confiance et l’horodatage qualifié qui scelle le document apparaissent.
Pour les PME, une telle signature électronique permet une meilleure traçabilité, et une gestion centralisée. Pour stocker les données, on a le choix entre le faire en ligne ou sur un disque dur. En utilisant un espace Cloud, on évite d’utiliser du papier. C’est aussi ce qu’on apprécie avec ce système : il permet d’économiser non seulement du papier, mais aussi de l’encre.
Un système de signature électronique économique pour les PME
Docage offre parmi les tarifs les plus économiques du marché afin de rendre la signature électronique accessible aux PME. Pour une transaction, il faut compter 0,75 euro sans minimum de volume mensuel. Si le document n’est pas signé, c’est gratuit, ce qui n’est pas le cas de toutes les autres sociétés équivalentes. Des offres similaires de concurrents sont beaucoup plus élevées.
À savoir : la signature électronique, introduite par la loi du 13 mars 2000, a la même valeur juridique que la traditionnelle signature manuscrite. Les documents signés, certifiés et horodatés avec Docage ont une valeur juridique reconnue en Europe et aux États-Unis. Le certificat apposé au document lors de sa signature bloque tout changement par la suite.
PME : un système de signature électronique sécurisé
Docage est valable dans toute l’Europe avec le règlement européen eIDAS. Le PDF signé est certifié eIDAS, qui est intégré automatiquement dans le document EBP. Ainsi, on est sûr que l’on ne perdra pas ses documents commerciaux, et que personne ne les contestera. Docage a une version qui s’intègre aux logiciels de l’éditeur de logiciels de gestion français EBP et qui permet d’envoyer des documents à signer et de les retrouver signés directement dans le logiciel EBP Gestion Commerciale Ligne PME et Expert Bâtiment (hors mode en ligne). Grâce à cette solution, on peut bénéficier de la signature électronique pour ses documents de vente, son mandat SEPA, le contrat de service ses clients sans quitter EBP. Ainsi, en un clic, on déclenche l’invitation à signer, les relances automatiques, la mise à jour de son document dans EBP et l’intégration du PDF signé dans EBP.