Savez-vous que la signature électronique s’utilise de plus en plus dans les entreprises désormais ? Lisez cet article pour en savoir plus !

La signature électronique en entreprise arrive lentement mais surement

Beaucoup d’entreprises et d’institutions sont toujours réticentes à l’idée de la digitalisation des tâches administratives courantes. Pourtant il est certain qu’une majeure partie des processus de production et de gestion des entreprises sera assurée par des solutions digitales. Aujourd’hui, c’est la signature électronique qui vole la vedette à toutes les autres solutions. Et si certaines entreprises ou institutions sont méfiantes, c’est parce qu’elles n’en saisissent pas toujours le sens, ni le mode de fonctionnement, ni la valeur juridique.

La signature électronique : de quoi s’agit-il ?

Elle représente, pour un document numérique, ce que la signature manuscrite est pour le document en papier. La signature numérique ou électronique est un procédé de nature cryptographique développé dans le but de garantir l’authenticité et l’intégrité des documents numériques. Les plateformes les plus connues et les plus authentiques comme https://www.universign.com/fr/ proposent aux particuliers ou aux entreprises, une signature électronique juridiquement valable et conforme au règlement de l’Union européenne.

Le procédé vérifie et compare l’empreinte du document numérique envoyé à celle du document final transmis et reçu. Il s’agit donc d’un système électronique qui garantit par exemple qu’un document numérique signé par une partie, n’a pas été altéré par celle-ci avant d’être retransmis au signataire initial. La signature numérique a donc la même valeur juridique qu’un paraphe ou qu’une signature manuscrite.

Dans une administration, point n’est donc plus besoin d’imprimer un document numérique, d’y apposer sa signature, de le rendre encore numérique au moyen d’un scannage avant de l’expédier. La signature électronique apposée permet de supprimer ce cycle chronophage. Il s’agit ainsi d’un procédé fiable qui permet d’identifier un document électronique et de garantir son contenu.

Deux objectifs sont visés :

- garantir l’intégrité de tout type de document électronique ;

- authentifier avec certitude l’auteur de ce document.

A qui est destinée la signature électronique et comment fonctionne-t-elle ?

La signature numérique est bien évidemment destinée aux entreprises et autres institutions privées, publiques ou parapubliques. Les particuliers peuvent également recourir à ce procédé pour gagner en temps et en efficacité. Pour ce qui est de son mode de fonctionnement, il faut préciser que la signature électronique requiert la conjonction de trois éléments :

- la présence d’un signataire : c’est l’entité représentée par le chef d’entreprise, le chef de service ou l’agent qui souhaite apposer sa signature. Au cas où le document électronique doit être signé par plusieurs personnes, il existe des procédés permettant, grâce à des balises, d’orienter chaque signataire sur l’emplacement de la signature ;

- l’existence d’un document à signer : il s’agit de documents électroniques utiles en entreprise tels que des factures, des contrats, des avis ou des notifications de créances, etc. (plus de détails sur Gataka).

- l’emploi d’un outil de signature : une signature électronique comporte un certificat électronique et un logiciel de signature qui permettent au signataire d’apposer sa signature. L’outil de signature génère pour chaque document, une empreinte propre formée de plusieurs caractères. Par un mécanisme de cryptographie, l’empreinte est déchiffrée par une clé privée liée au certificat. Une fois le document envoyé au destinataire, celui-ci peut identifier le signataire et déchiffrer son empreinte grâce à la clé associée au certificat numérique.

Concrètement, le système fonctionne comme si la signature était apposée dans un langage connu uniquement des personnes autorisées à consulter le document.

Pourquoi tant d’intérêts autour de la signature électronique ?

La signature électronique est très utile dans les échanges commerciaux et professionnels. Elle n’est pas valable uniquement entre particuliers et entreprises. Elle est également reconnue par l’État et a d’ailleurs été définie par la loi du 13 mars 2000. Ainsi, grâce à ce procédé, il est possible de confirmer un virement bancaire, de signer facilement et rapidement un contrat en ligne, de sécuriser un email, de procéder à une déclaration fiscale, d’envoyer une facture ou un bon de commande, etc.

Elle a également l’avantage d’être réutilisable, infalsifiable, et surtout incontestable devant les juridictions. C’est une modalité légale de preuve des actes juridiques. En dehors de ces garanties, la signature électronique offre trois intérêts considérables en entreprise :

- un gain de temps : ce sont des tâches d’impression et de scannage qui sont supprimées, ce qui permet de réduire les délais de traitement et de simplifier les procédures ;

- un gain de productivité : en réalisant des économies d’échelle importantes, les entreprises ont se consacrent davantage au plus important : rendre des services et produits de qualité ;

- un gain écologique : elle est incontestablement respectueuse de l’environnement puisque permettant de réduire drastiquement les dépenses en papier et en encre. La signature électronique, est pour les entreprises une solution complète pour booster leur image d’entreprises écologiquement responsables.