La transformation digitale des ressources humaines ouvre la voie à la gestion électronique de l’ensemble des documents RH. Leur numérisation s’impose d’ailleurs chaque jour davantage, un cadre légal propice aidant. Depuis l’entrée en vigueur le 1er janvier 2017 de la loi Travail, les employeurs peuvent en effet décider d’utiliser des bulletins de paie dématérialisés pour leurs collaborateurs.
Les contrats de travail sont également directement concernés par la dématérialisation, à travers la signature électronique. Cette dernière peut en outre venir enrichir les fonctionnalités d’un Système d'Information Ressources Humaines (SIRH) automatisant de nombreux processus RH. Alors quelle réalité se dessine derrière la digitalisation du secteur RH et quel rôle joue la signature électronique dans ce cadre ?
La signature électronique sécurise le processus de contractualisation
La signature électronique est l’élément clé du processus de contractualisation entre une entreprise et un salarié. Qu’il s’agisse d’un contrat signé par l’employeur ou le collaborateur, elle permet de prouver l’intégrité du document signé et garantit pour l’entreprise comme pour le salarié que le contenu d’un contrat n’a pas été modifié. Par ailleurs elle prouve l’identification du signataire, donnant ainsi la certitude qu’il est bien la personne qu’il prétend être.
Grâce à ces deux garanties, un contrat de travail numérique a la même valeur légale que son ancêtre papier aux yeux de la loi.
Signature électronique et contrat de travail… comment ça marche ?
Lorsqu’un contrat de travail est envoyé à un futur salarié, ce dernier est invité par email à le signer. Il reçoit ensuite par SMS un code grâce auquel il peut s’authentifier et signer le contrat. Une fois signé, le document est alors envoyé à l’employeur et au salarié. D’autre part, la signature électronique peut s’intégrer très facilement par API au SIRH. Une fois signés, les contrats peuvent être centralisés automatiquement au sein d’un logiciel RH.
La signature électronique simplifie la vie des collaborateurs
La signature électronique des documents administratifs RH améliore considérablement l’expérience utilisateur des salariés, tout en leur garantissant la sécurité et la conformité réglementaire des documents contractuels.
Les salariés peuvent ainsi signer et gérer facilement différents types de documents tels que promesses d’embauche, contrats de travail et avenants, notes de frais, comptes rendus d’entretiens professionnels pour disposer d’une traçabilité dans les échanges.
La signature électronique simplifie le quotidien des collaborateurs et permet également de dématérialiser l’ensemble des processus de contractualisation. Ses bénéfices pour les équipes RH sont nombreux puisqu’elle améliore et facilite la gestion documentaire des contrats, en réduisant notamment les échanges de documents par courrier ou mail. Elle limite aussi les risques de perte de documents puisqu’ils sont stockés en ligne.
La signature électronique passe les tests de recrutement
La signature électronique, intégrée à un processus RH d’entreprise, permet à un employeur de sécuriser l’embauche en accélérant le cycle de recrutement et en anticipant l’arrivée du futur collaborateur. Lors de son intégration, la mise en œuvre rapide des démarches administratives prioritaires pour achever le processus d’embauche contribue au succès du recrutement. Ainsi, la signature électronique aide à réduire drastiquement le taux de désistement des candidats.
Par ailleurs, associée à une stratégie de marque employeur, elle donne à une entreprise une image de marque moderne. Elle optimise également l’expérience des candidats dans leurs processus de recrutement en leur permettant de signer rapidement et facilement à distance leur contrat de travail, sans avoir à se déplacer.
La signature électronique est également une source d’économie considérable pour les entreprises qui réduisent grâce à elle leurs frais de papier, d'impression, d'affranchissement et d'archivage.
Si la signature électronique doit désormais se déployer plus largement chez les employeurs français et les organisations publiques, de grandes entreprises et agences d’intérim commencent néanmoins à l’adopter. Choix judicieux puisqu’elle garantit la sécurité des contrats, est simple d’utilisation et rapide à mettre en œuvre, tant pour l’employeur que pour le nouveau collaborateur.