Les entreprises françaises sont sous-équipées en matière d’intégration des nouveaux embauchés
53 % des participants n’ont pas d’outils informatiques en France. Sachant que la réussite d’un recrutement se joue 50 % en amont (lors des phases de détection des besoins, de sourcing, de présélection et d’évaluation des candidatures) et 50 % en aval (lors de la période d’intégration), il est grand temps que les entreprises mettent en place des outils informatiques de onboarding. Cette prise de conscience peut se faire par un travail d’évangélisation important sur l’apport des solutions existantes.
Des programmes d’accueil et d’intégration existent mais sont perfectibles
Si 80 % des participants ont déjà mis en place un programme d’accueil et d’intégration pour les nouveaux collaborateurs au sein de leur entreprise, 79 % des sondés les qualifient comme perfectibles, voire médiocres. La majorité des entreprises leur remettent un livret d’accueil (68 %). Une grande partie d’entre elles (64 %) ont élaboré un programme d’intégration formalisé avec visite des locaux, présentation des procédures interne, programme de formation adaptée au poste. Enfin, moins de la moitié des entreprises interrogées (47 %) ont mis en place des outils informatiques tels qu’un intranet ou portail, un annuaire LDAP - active directory, ou des échanges d’emails.
Une intégration réussie : quatre objectifs recherchés
Des collaborateurs productifs plus rapidement
Pour la majorité des personnes interrogées (76 %), l’objectif premier d’une intégration réussie est de rendre le nouveau collaborateur opérationnel plus rapidement. Cette tendance appuie les résultats de l’Enquête SilkRoad Onboarding 2011 aux Etats-Unis qui dévoilait que la seconde attente pour une entreprise en termes de onboarding était de réussir l’intégration de ses nouveaux talents pour accélérer leur montée en productivité et leur contribution à l’entreprise.
Un degré accru d’implication des collaborateurs
Si pour 89 % des sondés, la marque employeur est liée au recrutement et à l’intégration des nouveaux employés, un des objectifs importants du onboarding pour plus de la moitié des sondés est donc de susciter l’adhésion à la stratégie et la culture de l’entreprise (64 %) et de favoriser le sentiment d’appartenance (75 %).
Une fidélisation des nouveaux entrants
Sachant que 20 % des collaborateurs qui rejoignent une entreprise envisagent dès le premier jour de la quitter en raison d’un accueil défectueux sur les plans humain, administratif ou matériel, les objectifs du onboarding à suivre pour les 3/4 des répondants sont de sécuriser l’intégration (72 %), et donc par conséquent, réduire le turnover (24 %). En effet, sur les 6 premiers mois suivant l’arrivée de nouveaux collaborateurs, 67 % des interrogés estiment le turnover entre 1 % et 10 %.
Des coûts optimisés
Moins de la moitié des participants (38 %) sont en mesure de définir le coût brut de remplacement pour un départ au cours de la 1ère année d’un nouvel employé, ils l’estiment entre 5 000€ et 10 000€. Si l’on inclut les coûts cachés, comme le temps passé des managers à former le nouvel entrant ou le manque à gagner induit par la vacance du poste, le coût de remplacement total d’un collaborateur atteint plutôt 27 000€.
La réduction des coûts implique l’automatisation des tâches administratives. Pour 44 % des entreprises interrogées, cet objectif du onboarding est important car il leur évitera la perte de temps liée à l’impression de documents, ou encore la ressaisie des informations, souvent génératrice d’erreurs… D’ailleurs, ces entreprises souhaitent dématérialiser plusieurs types de formulaires administratifs tels que la mutuelle (95 %), la prévoyance (92 %), ou encore la retraite (72 %).