En moyenne, les processus achats pèsent 60% du chiffre d'affaires des entreprises. Ce chiffre peut se lire de deux façons différentes.
D'un côté, il met en lumière le considérable gisement d'économies que recèle l'optimisation de cette fonction. De l'autre, il souligne l'influence prépondérante des fournisseurs dans la performance des entreprises, conditionnant en grande partie la capacité de ces dernières à faire face à une compétition exacerbée, des normes contraignantes et à répondre aux exigences grandissantes de leurs propres clients.
La gestion des relations fournisseurs : un enjeu crucial pour les entreprises
Or, beaucoup de sociétés ont tendance à se focaliser sur leur premier point sans toujours prendre la mesure de l'impact de leur politique financière sur la gestion des relations avec les fournisseurs. Une tendance, en particulier, est d'allonger les délais de règlement des fournisseurs afin de sécuriser ses besoins en fonds de roulement (BFR). Certes, il est vital de disposer d'une trésorerie suffisante et, à certains égards, il apparaît naturel de privilégier l'encaissement sur le décaissement. Mais lorsque ce réflexe s'institutionnalise et devient un paramètre de gestion à part entière, le déséquilibre, voire les dérives, ne sont pas loin.
Dans le cas de la France, l'Observatoire des délais de paiement note dans son rapport 2018 que « le tiers des sociétés paye toujours ses fournisseurs en retard et cette proportion augmente avec la taille des entreprises. Trois secteurs souffrent structurellement des retards de paiements de leurs clients : la construction, le soutien aux entreprises, l'information et communication. » Quant au retard moyen de règlement des fournisseurs, il s'établit depuis plusieurs années autour de 11 jours, soit un peu mieux que la moyenne européenne (13 jours) mais loin de pays plus vertueux comme l'Allemagne ou les Pays-Bas.
Il en résulte que le crédit interentreprises est devenu la première source de financement des entreprises dans notre pays avec, selon l'Insee, environ 600 milliards d'euros de créances. Autrement dit, les sociétés françaises doivent davantage à leurs fournisseurs qu'à leurs banquiers. Et pour cause : la dette fournisseur coûte toujours moins cher qu'un crédit de trésorerie. Ou, du moins, c'est ce qu'il semble… Car, la facilité et l'économie apparente qui consistent à faire payer à ses fournisseurs son BFR ont un coût caché : le risque.
Quels sont les risques ?
Le premier risque est financier. Depuis une dizaine d'années, le législateur multiplie les dispositions pour inciter les entreprises à respecter leurs engagements en termes de délais et échéances de paiement. Ont notamment été instaurées une pénalité forfaitaire pour recouvrement de créances en 2013, puis des amendes administratives (loi Hamon de 2014, loi Sapin II de 2016) qui peuvent atteindre 4 millions d'euros. En outre, les commissaires aux comptes ont désormais l'obligation de déclarer les pratiques de paiement des sociétés qu'ils auditent. En 2018, sur la base de ces informations, la DGCCRF a mis en place plus de 2 700 contrôles, qui ont donné lieu à 377 procédures d'amendes, représentant au total plus de 29 millions d'euros. Des montants significatifs (et non déductibles !) qui incitent à la prudence.
En cas de manquement, une autre des sanctions prévues par la loi est de rendre la faute publique (principe du « name & shame »). C'est là le deuxième risque produit par les mauvais payeurs : le risque réputationnel. Il est loin d'être anecdotique car, à l'heure des réseaux sociaux où l'information se propage à toute vitesse, l'image de marque est un actif aussi précieux que fragile. Depuis l'instauration de cette sanction, 61 organisations, de toutes tailles et tous secteurs, ont été ainsi épinglées, ce qui a valu à certaines d'entre elles des campagnes de presse désastreuses et très difficiles à effacer.
Enfin, le troisième risque lié aux règlements tardifs est tout simplement de déstabiliser ses fournisseurs et d'en compliquer la relation. Il est bon de rappeler que les fournisseurs sont aussi confrontés à des besoins de trésorerie et, s'ils peinent à recouvrer leurs factures, ils peuvent se retrouver dans des situations très délicates. On estime ainsi qu'un quart des faillites est directement dû à des règlements non effectués dans les temps. Pour les sociétés clientes, mal payer ses fournisseurs revient en quelque en sorte à scier la branche sur laquelle elle est assise car, dans bien des cas, elle aurait elle-même beaucoup à perdre à voir disparaître un de ses fournisseurs ou même à le placer dans une position où il se préoccuperait davantage de sa survie que du bon exercice de son activité.
Vers une politique responsable
Gérer cette relation fournisseurs d'une main de maître est donc un enjeu important de maîtrise des risques pour l'entreprise mais c'est aussi une opportunité. Aplanir autant que faire se peut les litiges et les tensions d'ordre financier en éliminant les retards de règlement, assainit les relations et contrats et permet de renforcer et de créer des nouveaux liens de collaboration avec ses fournisseurs. Le nouveau climat de confiance qui en résulte favorise l'engagement des fournisseurs et permet à l'entreprise de bénéficier pleinement de leur expertise et de leur capacité d'innovation. C'est aussi un premier pas vers une politique responsable au sens de la Charte Relations Fournisseurs Responsables conçue par la Médiation des entreprises et le Conseil national des achats. À travers ses engagements, cette démarche volontaire invite les sociétés à reconnaître que leur destin est désormais indissociable de celui de leurs fournisseurs – ne serait-ce que sur les sujets, de plus en plus nombreux, où leur co-responsabilité est engagée – et qu'en optimisant la gestion de cette relation au-delà de sa seule dimension financière, l'éco-système fournisseur devient un indéniable et incontournable levier de compétitivité au service de l'entreprise.
Les avantages d'une entente entre les services achats et finances
Afin de contrer ces risques, il sera primordial de mettre en place une étroite collaboration entre la direction des achats et la direction financière. La fonction achats, « incontournable cheville ouvrière » de la relation fournisseur, se positionne désormais comme un important levier d'efficacité et de productivité. Dans son étude, « Futurebuy : The Future of Procurement – 25 in 25 », KPMG évoque l'importance pour cette dernière de développer son expertise financière. Cela permettra d'améliorer la relation avec son alter-égo dans la gestion de cette relation fournisseurs : la direction financière.
En effet, si la direction achats est bien souvent perçue comme la porte d'entrée de l'innovation en provenance de l'extérieur, en l'occurrence des fournisseurs, elle doit aussi pouvoir s'appuyer sur des indicateurs clés qui permettront de simplifier et d'accélérer la constitution de tableaux de bord et d'analyses qui étaieront la prise de décision.
Quelles technologies pour fiabiliser le paiement de ses fournisseurs ?
Dans ce contexte, les technologies de dématérialisation des documents représentent une excellente solution pour optimiser la relation fournisseur et en faire un levier à part entière de la performance de l'entreprise.
En effet, outre les gains immédiats de temps, la digitalisation du processus fournisseur permet une réduction drastique des erreurs de ressaisie et des doublons, avec à la clé, une réduction des coûts et une meilleure gestion et valorisation de ressources pouvant être réaffectées à des tâches plus stratégiques. Le processus purchase-to-pay ainsi digitalisé, de la commande jusqu'au règlement de la facture, son archivage et sa conservation permet à tous les acteurs- fournisseurs et directions métiers- de gagner en visibilité, en qualité et en efficacité.