Pour de nombreuses entreprises, gérer les dépenses professionnelles se révèle rapidement un casse-tête insoluble lorsqu’aucune solution pérenne n’est définie à cet effet. Pour éviter de s’inscrire dans une chasse perpétuelle aux justificatifs, il faut organiser cet aspect de l’activité professionnelle.
Une fois le sens précis de la dépense professionnelle déterminé ici, il convient d’identifier les défis que leur gestion pose à l’entreprise au quotidien. Diverses solutions ont été trouvées au fil du temps pour faire face à ces défis, avec des succès variables.
Découvrez ci-dessous nos recommandations pour gérer les dépenses professionnelles avec rigueur et efficacité, sans laisser cette tâche détourner les énergies de l’activité de l’entreprise.
Les dépenses professionnelles : Qu’est-ce que c’est ?
Comprendre la notion de dépenses professionnelles est essentiel pour savoir comment les prendre en charge efficacement. Découvrez ici la notion et les difficultés qui y sont fréquemment associées.
La définition
L’on entend par dépenses professionnelles l’ensemble des dépenses effectuées par les travailleurs d’une entreprise, au bénéfice de cette entreprise. Les frais d’abonnement à un service de stockage en ligne ou les frais de déplacement d’un commercial en sont des illustrations.
Pour qu’une dépense professionnelle soit reconnue comme telle, l’employé qui l’a effectuée doit fournir la preuve de son origine. Cela se fait par le mécanisme de la note de frais.
Les difficultés relatives aux dépenses professionnelles
La note de frais sert à prouver non seulement le montant de la dépense professionnelle, mais aussi son origine et sa date. Tous ces éléments figurent sur la facture délivrée à cet effet et il est nécessaire de réclamer celle-ci pour chaque dépense effectuée.
Gérer les frais professionnels suppose, pour les identifier avec précision, d’associer à chacune des dépenses une note de frais établie au nom de l’entreprise.
La première contrainte liée aux notes de frais concerne le caractère chronophage de leur regroupement et de leur association aux dépenses effectuées.
Outre cette contrainte, l’établissement du bilan comptable de fin d’exercice donne généralement lieu à une course contre la montre pour retrouver les justificatifs de dépenses auprès de nombreux employés qui oublient bien souvent de communiquer les factures de leurs dépenses professionnelles.
Gérer les dépenses professionnelles : Les options
Le maître-mot pour gérer les dépenses professionnelles avec simplicité réside dans l’instauration au sein de l’entreprise, d’une politique claire et bien connue des employés.
Bien informer les employés
Il est fréquent pour les employés de négliger de tenir à jour et de mettre en ordre les documents nécessaires pour gérer les dépenses professionnelles. Les erreurs sont également fréquentes en la matière.
Pour ces raisons, l’une des méthodes à adopter consiste à définir des règles connues de tous les employés pour encadrer lesdites dépenses. Ces règles peuvent consister à :
• Fixer les montants correspondant à des types spécifiques de dépenses ;
• Instituer une autorité en charge de la gestion des abonnements ;
• Définir un point unique de collecte des justificatifs.
Les questions relatives aux justificatifs de notes de frais sont explicitées sur cette page. Veiller à ce que chaque employé soit pleinement informé de la méthodologie retenue pour la gestion des dépenses professionnelles permet de simplifier cette gestion.
Des solutions aux efficacités variables
Outre la définition d’une méthodologie interne, d’autres mesures sont utiles pour la gestion des dépenses professionnelles.
Certaines entreprises centralisent ces dépenses sur une carte de paiement que les employés se passent entre eux. Cliquez ici pour en apprendre plus sur ces cartes.
Cette solution présente des risques de vol, de perte ou encore de piratage, en addition à la difficulté qu’il y a à identifier l’auteur de chaque dépense.
Une autre solution consiste à centraliser l’ensemble des dépenses pour en avoir une totale maîtrise. Cette option manque cependant de souplesse et n’offre ni autonomie ni agilité aux employés.
Recourir à des outils digitaux
Les solutions digitales qui permettent de gérer les dépenses professionnelles sont de plus en plus nombreuses. Pour être efficaces, de telles solutions doivent permettre, tout au moins :
• D’identifier l’auteur de chaque dépense ;
• De dématérialiser les factures ;
• D’associer une facture à chaque dépense enregistrée.
L’outil peut présenter de nombreuses autres utilités qui varient avec l’effectif des employés ou encore le secteur d’activité de l’entreprise. Il existe par ailleurs des solutions qui permettent de gérer les dépenses professionnelles en ligne, assurant ainsi leur prise en compte en temps réel.