Un logiciel GED est un outil très important pour l'efficacité interne d'une entreprise. En effet, il n'est pas toujours facile de travailler en collaboration sur des documents. Entre les diverses versions et les multiples échanges par mails, se retrouver n'est pas chose aisée.
Avec la gestion électronique, les documents sont automatiquement organisés à leur réception, et classés pour permettre un gain de temps et d'espace ainsi que l'accès facile en cas de besoin. Découvrez ici ce qu'est un logiciel GED ainsi que ses avantages pour une entreprise.
Qu'est-ce qu'un logiciel GED ?
Définition
Un logiciel GED est un système de gestion électronique de documents (Electronic Document Management pour EDM en anglais).
Il a pour objectif de faciliter, grâce à la digitalisation, le traitement de l'information en assurant la gestion des documents et sources d'information dans une entreprise.
Techniquement, ce système informatique d'information met en place des circuits de validation pour alléger les procédures. Ainsi, il permet à l'entreprise de gérer tous types de documents tels que les fichiers textes, images, tableurs, vidéos, audio, factures dématérialisées, etc.
Le système remplit 4 fonctions principales :
- L'acquisition des documents ;
- La hiérarchisation des dossiers ;
- Le stockage ;
- La diffusion des documents aux ayants droit.
Utilité
Un logiciel GED est indispensable pour mener à bien la gestion des documents en entreprise. En effet, toutes les structures ont d'importantes informations, provenant de sources diverses, à traiter. La réception, l'organisation et le stockage de ces documents deviennent problématiques.
L'utilisation de la GED réduit considérablement les flux d'informations tels que les mails et autres canaux d'informations numériques. De plus, la gestion des documents, l'archivage et la dématérialisation sont automatisés pour faciliter le travail collaboratif : l'entreprise gagne en productivité.
Certains éditeurs proposent des systèmes aux fonctionnalités avancées pour plus d'efficacité. C'est le cas de Elo : spécialiste des Logiciels de gestion électronique des documents.
Le logiciel Elo est une solution sécurisée de dématérialisation des factures (entrantes ou sortantes). Avec son interfaçage très simple, il s'adapte à tous les services de l'entreprise : Gestion des factures pour la comptabilité, du personnel pour la DRH, contrats pour le service juridique, etc.
Pour en savoir davantage sur les fonctions d'un logiciel de gestion électronique de documents, lisez cet article.
Quels en sont les avantages ?
Accès facile aux documents
L'accessibilité figure au piédestal des nombreux avantages d'un logiciel GED. En effet, puisque celui-ci stocke de façon digitale les documents et sources d'information, il les rend consultables à n'importe quel moment et depuis n'importe quel endroit.
Gain de temps et d'espace
Un logiciel de gestion électronique de documents offre un gain de temps considérable. En effet, plus personne n'attend son tour pour consulter un document. Les collaborateurs de l'entreprise peuvent simultanément et à tout moment avoir accès à l'information.
En plus de cela, les documents sont classés par dossier (les informations sur un sujet), grâce aux métadonnées, pour permettre non seulement de faciliter les recherches, mais aussi d'exploiter de façon optimale, les capacités de stockage de données des unités (bureaux).
Favorise le travail collaboratif
En assurant la gestion des documents et des contenus, l'archivage et la dématérialisation, la GED facilite le travail collaboratif en entreprise. En effet, ce logiciel fluidifie la circulation de l'information dans l'organisation. La gestion de courriers et de factures est largement simplifiée par la digitalisation.
De plus, avec ce système informatisé, la mise à jour des documents est fréquente. En conséquence, chaque collaborateur détient les mêmes informations en temps réel : la performance de l'entreprise se retrouve renforcée.
Sécurité des documents
Un outil GED est un outil très sécurisé. En effet, puisque les documents ne circulent plus physiquement, ils ne se perdent plus. C’est aussi un moyen très fiable de garder ses informations en sécurité.
En réduisant les coûts liés à l'impression, au matériel informatique, à la recherche et à la diffusion, ce système limite les sorties de fonds de l'entreprise. Une raison de plus pour intégrer un logiciel GED dans l'organisation.