Que la veille ait une visée concurrentielle, commerciale, juridique ou technologique, il est primordial de toujours définir un plan de veille. La qualité de la collecte d’informations et du résultat final de toute démarche de veille en dépend.
Voici les trois étapes à suivre pour élaborer un plan permettant une récolte optimale :
Étape 1 : analyser rigoureusement les besoins en informations
La préparation est la première étape de tout plan de veille : elle doit démarrer par une définition précise des besoins en information. Quels sont les thèmes sur lesquels il est nécessaire de se focaliser ? Quelles sources semblent importantes et pertinentes ? Afin de répondre à ces interrogations, vous devez identifier les besoins stratégiques et structurels propres à votre organisation mais aussi penser aux besoins particuliers des directions ou fonctions spécifiques.
Quelques questions de base sont ici à poser.
- Souhaitez-vous être informés en temps réel des activités et publications de vos concurrents ?
- Désirez-vous focaliser votre veille sur l’une de vos activités stratégiques ou susceptible de le devenir ?
- Votre secteur est-il en phase de reconfiguration ou connaît-il des évolutions majeures sur le plan technique ou réglementaire ?
- Envisagez-vous de vous lancer dans la conquête de nouveaux marchés ?
- Un département de l’entreprise a-t-il un besoin lié à un but précis, comme la production d’une étude ?
- Un autre souhaite-t-il s’informer de l’évolution de son métier ?
Dans le cadre de ces analyses préliminaires, le recensement des forces et faiblesses de l’entreprise ainsi qu’une connaissance fine de son environnement permettront de mieux identifier les besoins. Une fois ces informations en mains, vous pourrez baliser votre plan de veille, lequel est tout naturellement appelé à s’articuler avec une analyse SWOT du marché.
Étape 2 : identifier vos ressources pour les valoriser
Si vous disposez de ressources internes, il faut identifier celles qui seront utiles dans le cadre de la veille. Il s’agit ici autant de ressources organisationnelles que de récoltes de données par des processus déjà en place, par exemple une cellule de veille œuvrant dans une direction ou un département de la société, ou plus simplement d’initiatives personnelles de collaborateurs effectuant leur propre veille informative dans leur domaine de compétences ou une veille concurrentielle dans leur secteur d’activité. Ces sources peuvent également prendre la forme d’outils déjà utilisés en interne pour la collecte et/ou la diffusion des informations ou encore d’abonnements à des magazines, flux, newsletter, d’accès à des bases de données, etc.
Le but de cette analyse interne est de définir la pertinence qu’il y a à intégrer cet existant au plan de veille afin de fédérer les initiatives et les outils au bénéfice de l’ensemble de l’entreprise.
Étape 3 : cibler les sources et paramétrer son plan de veille
Pour alimenter chacun des thèmes de veille définis en étape 1, il faut procéder au ciblage des sources. Cette action consiste à dresser une liste des plates-formes, sites Internet et réseaux sociaux les plus pertinents en regard des thèmes et besoins repérés, et à qualifier ces sources en fonction de leur importance et de leur fiabilité. Ce classement est nécessaire pour en comprendre la pertinence et optimiser le plan de veille grâce à un ciblage efficace.
Quel que soit le plan de veille, se trouver au plus près d’une source permet de détecter très tôt des signaux faibles. Identifier des tendances ou recueillir des informations cruciales avant la concurrence confère un avantage stratégique indéniable. Le recueil sur les moteurs de recherche Internet ou dans la presse sera complété en allant à la source des données. Bases de données spécialisées et rencontres professionnelles permettent en effet de recueillir une matière pertinente et de première main, indisponible ailleurs.
Enfin, le paramétrage d’un plan de veille consiste à définir les acteurs ainsi que les outils mobilisables pour la collecte, puis à quantifier le volume souhaité de la récolte d’informations (en rapport avec la capacité de traitement), enfin à formuler correctement les requêtes de surveillance pour que les sources d’information ciblées dans le cadre de la démarche de veille renvoient des résultats pertinents.
La mise en place d’un plan de veille demande une disponibilité en temps et en moyens. Définir d’emblée l’ensemble des éléments qui doivent le sous-tendre, permet par la suite de simplifier le traitement des informations collectées par une mise en place plus aisée de filtres, et de diffuser plus rapidement l’information aux bonnes personnes.