Pour organiser un séminaire avec ses collaborateurs, ou encore ses clients, le choix du lieu est primordial. Il sera le reflet de l'image de votre entreprise, et contribuera à faire de ce rendez-vous important un succès.
Il y a l'embarras du choix en matière de salles de séminaire à Paris. Mais toutes ne sont pas pour autant adaptées à votre besoin ! Que ce soit le nombre de places, les prestations d'accueil associées, les solutions de projection de contenus ou d'animations, tout ces paramètres doivent être définis à l'avance afin de voir si les salles que vous trouvez ou qui vous sont proposées correspondent.
Se poser les bonnes questions
Bien entendu, l'autre paramètre, c'est l'hébergement. Selon que vous serez 30 ou 300, vous ne choisirez pas le même type d'hôtel ! À noter qu'il n'est pas forcément impératif de loger tout le monde au même endroit. Dans certains quartiers, les hôtels sont tellement proches les uns des autres, que l'on peut tout à fait envisager organiser son séminaire dans l'un, et héberger une partie de ses collaborateurs dans un autre, voisin. Si, en revanche, vous organisez un séminaire pour des clients, ils apprécieront l'unité de lieu.
Un autre point essentiel est de ne pas s'y prendre à la dernière minute. Si vous organisez ce type d'événement pour une centaine de personnes, sachez que l'organisation elle-même va vous prendre beaucoup de temps. Ainsi, dès que vous savez qu'il faut organiser le séminaire et que vous disposez du budget, recherchez l'établissement le plus approprié à votre événement. Pour cela, posez-vous les bonnes questions. Quel type de lieu recherchons-nous ? Plutôt convivial, plutôt feutré ? Souhaitons-nous un hôtel à proximité des gares ou des aéroports ? L'hôtel dispose-t-il d'un nombre de chambres et de salles suffisant ? De même, offre-t-il les équipements et les services dont nous avons besoin pour notre événement ?
Trouver le lieu adapté
Dans la capitale, de nombreux lieux de prestige sont prêts à accueillir vos événements. Que vous recherchiez un cadre luxueux, atypique, ancien ou moderne, vous trouverez très certainement l'endroit le plus adapté. Des hôtels classés aux monuments historiques tels que l'hôtel Molitor sont devenus des lieux très recherchés. Ils peuvent accueillir les séminaires grâce à leurs salles et espaces adaptés aux événements avec matériel audiovisuel (vidéoprojecteur, écran, sonorisation, retour d'image sur écran, etc.). Vous pouvez y réaliser des réunions mais aussi des soirées. Vous aurez également besoin de vérifier la localisation de l'hôtel, un point clé pour les convives qui rallieront ce lieu. Certains sont placés en plein cœur de Paris, d'autres à proximité d'une gare pour un côté pratique.
Certains lieux comme l'Art Hôtel Congrès proposent des espaces plus cosy et modulables. Idéal pour un séminaire qui se déroule sous l'esprit de la convivialité. De même, l'accueil est souvent chaleureux et personnalisé. Les restaurants proposent généralement des petits-déjeuners, dîners, des collations, cocktails et plateaux repas pour vos participants. De plus, les salles de réunion sont impeccables, spacieuse, lumineuses, calmes et bien aérées. L'intérêt de ce type de lieux est de pouvoir privatiser l'hôtel entier. Enfin, n'oubliez pas de vérifier des paramètres indispensables comme le Wifi gratuit dans tout l'hôtel, un parking sur place, l'accès au chauffage et à la climatisation ou encore à des boissons (eau, café, thé) à disposition toute la journée.