Les nouveaux modes de travail comme le télétravail ou encore le coworking se développent, et sont accompagnés par une connectivité grandissante dans l’entreprise.
Il devient nécessaire pour les collaborateurs de disposer d’outils de travail, et de communication notamment, qui évoluent avec ces nouvelles pratiques. Dans ce contexte, comment allier collaboration et transformation digitale pour aller vers un espace de travail connecté ?
Les outils de collaboration tels que les solutions de communications unifiées permettent à l’entreprise d’engager sa transition en suivant ces principaux aspects.
Savoir diversifier son environnement
L’espace de travail diversifié se caractérise par le travail à distance, à temps partiel, ou encore les voyages d’affaires. Selon l’étude de Strategy Analytics, 42,5% de la main d’œuvre mondiale sera mobile d’ici 2022. Il est donc nécessaire pour les entreprises de savoir identifier les compétences des membres d’une équipe dans une économie de marché sans frontières. Pour cela, il existe notamment des espaces de collaboration, dédiés à ces équipes dispersées. Les applications de messagerie intégrée permettent par exemple aux employés d’obtenir des réponses rapides de la part des experts en interne, sans avoir besoin de décrocher leur téléphone. Il est donc plus facile pour l’équipe de travailler ensemble, de tenir compte de l’opinion de chacun et de coordonner les participants tous issus de cultures de travail multiples et sur des fuseaux horaires différents.
Définir ses objectifs pour mieux les atteindre
Les employés mobiles ont besoin d’outils innovants pour pouvoir collaborer avec le reste des équipes et ainsi exploiter le potentiel de tous en se fixant des objectifs clairs. Les applications de communication basées sur le cloud permettent par exemple d’assigner aux membres d’une équipe des tâches et dates butoirs spécifiques. Cela aide à déterminer la charge de travail et à établir une chronologie claire. Les entreprises doivent se doter des bons outils pour donner aux employés les moyens de partager leurs informations afin de travailler vers un but commun prédéfini. Il en résultera un processus de prise de décision plus rapide et un travail plus efficace.
Miser sur la transparence et la confiance pour plus d’efficacité
Un salarié passe en moyenne environ 28% de sa semaine de travail à gérer ses e-mails, et presque 20% à chercher des informations internes ou à rechercher des collègues pouvant l’aider sur une tâche spécifique (source : McKinsey). Une mauvaise communication peut certes faire perdre du temps mais aussi entrainer un sentiment de rejet et affecter le succès d’une équipe. En ayant recours à des technologies collaboratives comme la messagerie instantanée, le partage de poste et la webconférence, les échanges sont améliorés : en réunion par exemple, le speaker peut facilement montrer son écran à son audience et rendre ainsi la conversation plus productive. Ces outils permettent alors aux employés de gagner du temps sur la phase initiale des projets et participent à créer une culture de communication ouverte, à éliminer tout source de confusion et d’incohérence.
Améliorer l’expérience client
Dans l’environnement hyper-compétitif actuel, la capacité à délivrer une expérience client exceptionnelle est impérative. Les entreprises doivent faire en sorte qu’il soit aussi simple pour les salariés de collaborer avec leurs clients qu’avec leurs collègues. Les communications cloud éliminent de nombreux blocages afin d’aller vers une collaboration efficace. Pour les salariés des centres d’appels notamment, les outils comme les tableaux de bords sont idéals pour localiser un expert sur un sujet spécifique plus facilement, et résoudre ainsi le problème plus rapidement. Le client a donc une expérience optimale, et la réputation de la marque est maintenue voire améliorée.