Dans le contexte actuel de la crise sanitaire mondiale du COVID-19, les envois postaux de tous types d'objets sont largement restreints, voire pour certains annulés/impossibles.
De quels moyens alternatifs disposent alors les entreprises pour échanger des documents entre elles ou à des clients lors de ces périodes imprévisibles, sachant que la loi oblige les entreprises à mettre en place une piste d'audit fiable (PAF) depuis janvier 2010. En effet, les entreprises doivent pouvoir fournir, en cas de contrôle de la DGI (Direction Générale des Impôts), les documents qui retracent, dans l'ordre chronologique, le processus de facturation depuis l'émission de la facture, de la livraison des biens, jusqu'au paiement [1]. Seuls ces documents garantissent la conformité des factures. Aujourd'hui, les entreprises peuvent recourir à la facturation électronique avec notamment la signature électronique RGS** complétée par un accusé de réception de transmission, où seule la facture suffit à assurer une piste d'audit fiable (article 220) [2].
Tout document signé avec la signature électronique RGS** possède la même valeur légale qu'un document signé à la main : l'identité du signataire est authentifiée et la date et l'heure de la signature sont apposées (horodatage). Ce certificat de signature électronique garantit l'intégrité du document dans le temps, il est donc impossible de modifier le document.
Il faut savoir qu'un certificat de signature électronique est associé à une seule personne physique ou morale. Des prestataires de services qualifiés commercialisent des certificats de signature qualifiés RGS.
Aujourd'hui, plusieurs choix s'offrent aux entreprises concernant le traitement de leurs factures :
- Soit : elles peuvent continuer à pratiquer l'envoi postal. Cependant, chaque facture doit ensuite être classée avec le devis, le bon de commande, le bon de livraison et le justificatif de paiement, etc. ; afin de fournir une piste d'audit fiable en cas de contrôle de la DGI (Direction Générale des Impôts).
- Soit : afin de se libérer de ces contraintes, l'entreprise choisit d'envoyer ses factures dématérialisées au format PDF par message électronique ou par la poste, accompagnées d'une signature électronique RGS**.
Ainsi, l'article 2202 du Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts stipule « qu'une signature électronique et un cachet serveur, équivalant au moins au niveau deux étoiles du RGS, permettent à eux seuls de garantir l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu de la facture électronique. Aucune piste d'audit n'est nécessaire ».
Attention ! Pour qu'une facture envoyée par mode postal, ne soit pas soumise à la piste d'audit pour l'émetteur, elle doit impérativement être signée côté émetteur avec un certificat électronique RGS**.
En effet, il est prévu dans la législation le cas du double original, permettant une transmission de la facture en électronique avec signature RGS** et l'envoi en parallèle de la facture « papier » au destinataire par voie postale, (article 360 et 370) [3].
Dans un projet 2020, le gouvernement fait part de son objectif pour le 1er janvier 2023 d'imposer la facturation électronique dans les relations interentreprises [4].
1 https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8865-PGP.html
2 https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8867-PGP
4 Article 56. Les factures des transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée sont émises sous forme électronique et les données y figurant sont transmises à l'administration https://www.assemblee-nationale.fr/15/projets/pl2272.asp