Si les voyages d’affaires font partie du quotidien de nombreux professionnels en France, la réservation et la gestion des notes de frais qui en découlent s’avèrent être en général un véritable casse-tête, et ce, tant pour les collaborateurs que pour le service financier de l’entreprise.
Le casse-tête de la conformité des voyages d’affaires et de la gestion des notes de frais
Dans un premier temps, les entreprises sont encore trop nombreuses à ne pas savoir évaluer des coûts cachés (erreurs dans la saisie, calcul de TVA multiples, temps trop important consacré au détriment de l’activité professionnelle, etc.) dans la gestion de leurs notes de frais. Par exemple, faute d’information, encore beaucoup d’entreprises ne récupèrent pas la TVA étrangère et locale sur les notes de frais. Dans l’Union Européenne, elle s’élève à 7,5 milliards d’euros par an et seulement 2,2 milliards sont remboursés aux entreprises, on estime donc à 5,5 milliards d’euros le manque à gagner pour les entreprises. A cela s’ajoute l’enjeu du respect de la politique voyage dans la réservation des déplacements professionnels. En effet, alors que les notes de frais constituent le deuxième poste de dépense des entreprises, près de 20% des employés soumettent encore des factures non conformes ou frauduleuses… A long terme, ces erreurs ont un impact non négligeable sur la pérennité économique des sociétés puisqu’elles engendrent une baisse qui s’élève à 5% des revenus.
Enfin, la méthode dite « traditionnelle » consistant à demander aux employés d’avancer leurs frais de séjour d’affaires, puis soumettre ces derniers à leur manager pour validation et enfin, attendre le remboursement, s’avère longue et fastidieuse. Elle créée aussi des contraintes financières supplémentaires pour l’employé.
Notes de frais : fini le papier et place au tout numérique
Désormais, l’arrêté du 22 mars 2017 accorde aux entreprises la conservation de justificatifs dématérialisés des notes de frais, au format numérique. Une aubaine pour ces dernières ouvertes à plus de productivité puisqu’elles peuvent s’affranchir de tâches manuelles longues et fastidieuses, et éliminer l’archivage purement physique (auparavant obligatoire pendant 10 ans). A ce jour, un salarié français a besoin en moyenne de 27 minutes pour réaliser une seule note de frais, ce qui joue en défaveur de la productivité des équipes et peut coûter très cher à l’entreprise. Ces coûts peuvent être épargnés avec l’intégration d’un système digitalisé adéquat de gestion des notes de frais en interne. Le quotidien des salariés s’en retrouve lui aussi facilité, car ils ne sont plus obligés de conserver ou de remettre la main leurs factures papier pour se faire rembourser.
L’urgence de la simplification et de la transparence
A l’heure de la transformation digitale et de l’instantanéité, une solution end-to-end intelligente pour la gestion des notes de frais apparait comme une alternative adéquate pour enregistrer instantanément les notes de frais des collaborateurs et les transférer aux équipes finances de l’entreprise. Contrairement aux États-Unis où le processus des notes de frais est largement automatisé, 81% des reçus sont encore au format papier en Europe (contre 62% en Amérique du Nord), selon une étude GBTA.
Aujourd’hui, des applications mobiles permettent d’enregistrer les notes de frais peu importe où se trouve le salarié (taxi, train ou encore à l’hôtel par exemple) en prenant simplement en photo le reçu. Une fois ce dernier scanné par le téléphone, les informations sont transmises automatiquement au manager en charge d’approuver ou non la dépense. Les notes de frais sont ensuite classées automatiquement pour être gérées plus précisément et rapidement. Un gain de temps considérable pour les équipes ! Simple d’utilisation, mobile et connecté, les bénéfices des solutions digitalisées sont d’abord, de faciliter le quotidien du voyageur d’affaires, permettre une meilleure visibilité et un contrôle sur les dépenses pour les managers et enfin, fluidifier le processus de remboursement des notes de frais et surtout, leur intégration comptable.
Gérer les notes de frais est considérée comme la tâche la plus détestées du monde professionnel. L’émergence de nouvelles générations de solutions pousse les entreprises à revoir leur processus de gestion et offrent de nombreuses fonctionnalités qui font gagner un temps précieux et permettent de réaliser des économies conséquentes.