Pour un manager, un responsable d’équipe, un dirigeant, un chef d’entreprise, une bonne gestion du temps consiste en la capacité à déléguer les tâches avec efficacité.
Mais cela se réfléchit, se prépare, se mature. Si déléguer n’est pas chose aisée, au regard de notre appréhension légitime selon laquelle nous prenons le risque que le collaborateur sollicité échoue, certaines questions peuvent ainsi nous aider à savoir à quel moment il est judicieux de prendre ce risque afin de nous soulager. Concrètement, pour définir si telle ou telle mission peut être confiée à l’un des membres de votre équipe, voici les interrogations qui doivent être les vôtres :
Question n°1 : Si j’affecte telle personne à ce travail, cela me libérera-t-il du temps pour me concentrer sur des missions ayant un impact plus essentiel quant au développement de mon service ou de mon entreprise ?
Question n°2 : L’un des membres de mon équipe semble-t-il à l’aise dans le domaine que je souhaite déléguer ? Pourrait-il aborder le problème sous un nouvel angle bienvenu ?
Question n°3 : En confiant telle tâche à tel collaborateur, cela lui permettra-il d’approfondir ses compétences, de les enrichir ? Cela saura-t-il induire un nouvel élan pour l’équipe ?
Question n°4 : Si je délègue cette tâche, cela permettra-t-il à mon équipe de s’impliquer davantage et d’y puiser une motivation supplémentaire ?
Question n°5 : Ce transfert de compétences facilitera-t-il la prise d’initiative chez mes collaborateurs ? Si la réponse à l’une ou l’autre de ces questions est « Oui », alors prenez soin de déléguer !
Afin de vous sentir à l’aise avec cet exercice, je vous invite à déléguer dans un premier temps uniquement de petites missions pour lesquelles vous avez noté un réel attrait de la part d’un membre de votre équipe : mise en page d’un dossier, sélection et tri d’emails, achat de fournitures par exemple. Pour bien déléguer, il convient encore d’avancer pas à pas, de tester avec bienveillance l’aptitude ou savoir-faire de la personne sur laquelle on en vient à se reposer. Cela suppose une réelle concertation, des échanges nombreux, notamment à l’occasion des premières délégations afin que chaque interlocuteur se comprenne au mieux et valide le mode de fonctionnement de l’autre.
Il nous revient alors de présenter un management adéquat en privilégiant une relation de type mentorat et d’éviter de fait toute requête qui pourrait être formulée sur un ton frôlant l’impératif. Une personne capable de coordonner une équipe et de répartir au mieux les missions à réaliser sera toujours plus bénéfique qu’un manager qui exécute de nombreuses tâches sans prendre soin d’impliquer à bon escient ses collaborateurs. Ce principe pourrait ici s’apparenter à la logique dite du 1+1 = 3.