C’est bien connu, nous sommes tous accros à notre smartphone. On le regarde en moyenne 26,6 fois par jour et pour les plus jeunes, cela dépasse les 50 fois dans la journée.
77% des Français en possèdent un et c’est même devenu le moyen d’accès préféré au monde digital alors qu’il y a peu on lui préférait l’ordinateur portable pour surfer sur Internet, répondre à ses emails, consulter les réseaux sociaux, etc. Dans l’entreprise, l’usage du smartphone s’est banalisé avec la démocratisation du BYOD (Bring Your Own Device). Si pour les employés son utilisation est désormais synonyme de gain de productivité qu’en est-il de son utilisation lors des réunions de travail ?
Jugé trop perturbateur lors des réunions…
Bien souvent le smartphone est proscrit en réunion et doit se faire discret. François Hollande l’a même interdit de séjour au Conseil des ministres. Le smartphone a mauvaise réputation, il déconcentre… Les résultats d'une expérience dévoilée par Kaspersky Lab ont montré que sans smartphone dans la pièce où l’on se trouve, la concentration augmente de 26%. D’après une enquête Ifop, pendant les réunions, les cadres lisent ou envoient des e-mails (51%), travaillent sur d'autres dossiers (49%), lisent ou envoient des SMS (48%). Certains font aussi des dessins (37%), jouent sur leur téléphone (10%), surfent sur les réseaux sociaux (8%), organisent leurs week-end ou vacances (7%) ou encore visitent des sites de rencontre (2%). 1 cadre sur 3 admet même s’être déjà endormi pendant une réunion. Mais ne devrait-on pas plutôt s'interroger sur la durée des réunions et leur efficacité. 50% du temps passé en réunion est considéré comme inutile. Serait-ce donc un tort de juger le smartphone comme trop perturbateur en réunion ?
Et s’il devenait l’outil de travail n°1
Le smartphone est aujourd’hui l’objet le plus fréquemment à portée de main dans l’espace de travail, d’après l’observatoire BRUNEAU de la vie des Français au bureau. Outil de travail que l’on emporte partout avec soi, n’aurait-il pas d’utilité en réunion ? Certes, pendant une réunion, on se concentre pour pouvoir échanger des idées et en débattre collectivement. Se laisser distraire par un email ou un commentaire reçu sur son compte Facebook, ce n’est pas le moment. Mais, si l’on associe plutôt le smartphone à des technologies collaboratives, tels que les systèmes de présentation sans fil, il peut devenir l’outil de travail N°1 en réunion. Par exemple, le modérateur peut faire sa présentation rien qu’avec son smartphone. Les participants peuvent aussi sauvegarder les slides présentées à l’écran dans leur smartphone en un clin d’œil. Enfin, ces derniers peuvent utiliser leur smartphone pour diffuser les contenus qu’ils souhaitent partager lors d’une réunion et ainsi améliorer la collaboration. En outre, plusieurs applications mobiles (votes, sondages, quizz, brainstorming, jeux…) existent pour dynamiser les réunions et les rendent plus interactives.
Si pour certaines personnes, le smartphone ne remplacera jamais l’ordinateur portable et que pour d’autres rien en vaut un stylo et une feuille de papier pour prendre des notes lors d’une réunion, on ne peut pas nier qu’il transforme l’environnement de travail en une force de travail mobile. Restreindre son utilisation lors des réunions est-ce finalement encore justifiable ?