Fonction transversale, la direction administrative et financière (DAF) impulse sa dynamique et façonne la culture d’entreprise. Elle est donc plus que jamais au cœur de la transformation numérique des processus de travail et de collaboration de l’entreprise.
Une transformation qui renforce son rôle stratégique. Une DAF numérisée contribue à donner une image moderne à l’entreprise, mais quelles sont les clés pour réussir sa transition à l’heure du Big Data et de la mobilité salariale.
Véhiculer une image avant-gardiste
En tant que fonction directrice, le pôle administration et finances est la vitrine de la culture d’entreprise auprès des différents interlocuteurs. Elle se doit donc de refléter la modernité et l’esprit d’innovation et d’adaptation de l’entreprise. Un défi qu’elle pourra notamment relever grâce aux outils de travail collaboratif, tels que les logiciels de signature électronique ou les outils de conversation. Ceux-ci permettent en outre de travailler depuis n’importe quel terminal. En interne, c’est un atout considérable, quand on tient compte de la mobilité croissante des collaborateurs. Du coté des clients, prestataires et partenaires externes, c’est le gage d’un fort esprit d’innovation et d’adaptation de la part de l’entreprise.
Recentrer les collaborateurs sur leurs tâches principales
C’est bien connu : les tâches administratives, telles que la saisie des notes de frais ou la signature de plusieurs pages d’un contrat, peuvent être particulièrement chronophages et nécessites un haut niveau de concentration. Elles sont pourtant vitales au fonctionnement des entreprises, qui redoublent sans cesse d’inventivité pour simplifier les processus. Signer un document pour le valider, ou confirmer la bonne réception d’un fichier, peut prendre beaucoup de temps si le collaborateur concerné est en déplacement ou occupé à d’autres tâches. Là aussi, les logiciels de signature électronique ou de gestion automatique des fichiers constituent un investissement avantageux. Ils réduisent considérablement le temps nécessaire à l’envoi et à la validation d’un document. Un temps précieux que les collaborateurs peuvent mettre à profit pour avancer sur leurs tâches métier, et gagner en productivité.
Simplifier et fiabiliser les processus
Dans de nombreuses entreprises, le traitement des documents est un véritable enjeu, car il impacte le temps de travail et la fiabilité des processus. Il est si facile de perdre un volet d’un contrat, et donc la confiance d’un client ou la crédibilité de l’entreprise, quand on manipule d’importants volumes de papier ! De même, les processus de validation, pour un contrat de partenariat ou de vente, peuvent être longs du fait qu’ils impliquent plusieurs personnes. La fiabilité est l’un des avantages majeurs de la dématérialisation des processus. En adoptant des solutions certifiées qui garantissent la traçabilité, la confidentialité et l’intégrité des données échangées, le Directeur administratif et financier est assuré de sécuriser ses contrats en interne comme en externe. Contrats d’embauche, mais également contrats de vente ou processus d’achat s’en trouvent non seulement simplifiés, mais également fiabilisés grâce à une solution technologique telle que la signature électronique.
Au-delà du gain de temps, les solutions technologiques constituent une plus-value pour les DAF, au sein de l’entreprise comme auprès des tiers. Elles renforcent la crédibilité de cette fonction clé, en lui donnant les outils pour maîtriser les risques liés à la gestion des données échangées et optimiser la performance des collaborateurs. Une excellente raison pour que les entreprises dotent leur direction administrative et financière de solutions innovantes certifiées que propose le marché !