Depuis plusieurs années, le législateur pousse les acteurs de l’immobilier à la dématérialisation. Après la loi ALUR en 2014 et la loi ELAN en 2018, une étape supplémentaire sera franchie en juillet 2020 avec l’obligation pour les syndicats de copropriété de mettre à disposition des copropriétaires une liste minimale de documents dans un espace dématérialisé sécurisé.
Qu’en est-il sur le terrain ? Alors que 40% des professionnels (bailleurs sociaux, syndicats, agents immobiliers) déclarent être passés à la dématérialisation, la réalité sur le papier est plus complexe. En effet, la dématérialisation ne se résume pas au passage du papier vers le numérique. Beaucoup d’outils et donc de bénéfices restent encore méconnus des professionnels de l’immobilier qui, dans un contexte hyperconcurrentiel, ont parfois peur de passer à la dématérialisation pour éviter des dépenses supplémentaires. Mais quels sont véritablement les coûts, et les bénéfices ? 5 points clés pour mieux comprendre.
1. L’automatisation des envois
Au delà des bénéfices liés aux coûts d’affranchissement, de papier et d’enveloppes, l’automatisation des envois et plus généralement des process est un avantage majeur pour les professionnels de l’immobilier. Prenons le cas des bailleurs sociaux. Un logiciel d’optimisation de leur gestion documentaire va leur permettre d’envoyer automatiquement leurs quittances à leurs locataires, mais aussi de personnaliser, de trier et de regrouper les documents émanant de différents services pour un même locataire et de les diffuser selon les préférences de celui-ci. Que ce soit par boite mail ou en format traditionnel, les logiciels vont pouvoir traiter l’envoi des documents à un client via le canal de diffusion approprié à ses besoins. Des interactions optimisées contribuent à l’amélioration de la satisfaction client, et permettent aux professionnels de se concentrer sur leur cœur de métier. Sans oublier les économies tarifaires : on estime à 80 euros le coût d’un bail contre 10 euros avec une procédure 100% électronique.
2. L’extranet client
Bien connus des syndics professionnels depuis l’obligation de leur mise en place en 2015 (loi ALUR), l’extranet est encore très peu proposé dans les autres corps de métiers (bailleurs sociaux, agences immobilières) et parfois même très peu utilisé par les syndics. Et pourtant, pour une agence immobilière qui fait de la gestion locative, la dématérialisation lui donne la possibilité de proposer à ses clients propriétaires un espace numérique où ils retrouvent facilement l’ensemble de leurs documents. Grâce à l’automatisation des process, tout est envoyé directement dans cet espace et tous les acteurs sont prévenus en temps réel, ce qui facilite grandement la communication entre clients et professionnels.
3. La signature électronique
On parle ici de la possibilité de faire signer à distance un contrat de location, une offre d’achat, un compromis de vente, un état de lieux ou tout autre type de document d'une manière totalement sécurisée. Selon une étude Forrester Research commissionnée par DocuSign, l’impact économique de la signature électronique est de taille : deux heures et vingt minutes est le temps minimum économisé. Plus encore, elle réduirait de 13 jours les délais et ferait gagner 31 euros d’économies par document. On ajoute à ça, la réduction du risque d’erreurs, la suppression du traitement papier, ou les signatures aux mauvais endroits…
4. Dématérialisation entrante et stockage en ligne automatisé
La mise en place d’un espace de stockage en ligne des documents a des avantages certains : il facilite la partage ainsi que la recherche et l’accès des documents archivés. Pour les collaborateurs d’une agence, elle favorise l’accès des documents en temps réel et le travail collaboratif. Elle renforce aussi la sécurité des dossiers avec un contrôle des accès.
5. Dématérialisation des documents internes
L'important dans un processus de dématérialisation est de réfléchir « global », ce qui inclus les documents internes. Les plus courants sont les documents RH : aujourd’hui un bulletin de salaire « papier » coûte entre 1 et 3 euros versus 50 centimes pour le même bulletin dématérialisé. Côté collaborateurs, ils bénéficient également d’un coffre-fort électronique sécurisé. Une perspective très pertinente pour les syndics de copropriété et les bailleurs sociaux qui abritent une masse salariale conséquente.
Dans l’immobilier, la dématérialisation totale (automatisation, signature électronique, extranet client) est encore loin d’avoir conquis le secteur. Pourtant, dans un secteur malmené par les pure players qui ont cassé les prix et ont décuplé l’exigence des clients, les bénéfices sous-jacents sont nombreux.