La gestion des notes de frais vire souvent au casse-tête pour la majorité des entreprises génère souvent beaucoup de préoccupations…
Aujourd’hui, plus de la moitié des DAF (53%) considère le management des dépenses et des flux de trésorerie comme l’un de leurs principaux challenges. Fort heureusement, les avancées technologiques laissent entrevoir de nouvelles opportunités pour optimiser les processus administratifs, avec une gestion des notes de frais qui peut être facilement automatisée via des solutions dédiées. Fini les reçus papiers qui se perdent, les délais de recouvrement qui s'éternisent et le calvaire que cette confusion génère !
Voici 5 bonnes raisons d’adopter des solutions digitalisées :
Éliminer les erreurs coûteuses
Omissions, erreurs de calcul, non-conformité ou encore justificatifs manquants font partie intégrante du quotidien des DAF. Alors que les notes de frais constituent le deuxième poste de dépense des entreprises, près de 20% des employés soumettent encore des factures non conformes ou frauduleuses… A long terme, ces erreurs ont un impact non négligeable sur la pérennité économique de l’entreprise puisqu’elles engendrent une baisse de 5% des revenus !?
Dans ce cas de figure, une solution de gestion des notes de frais permet de résoudre ces contraintes en offrant aux DAF un niveau inédit de contrôle et de visibilité sur les frais professionnels. Ils peuvent intégrer facilement leur politique de dépense dans l’application, en entrant par exemple le type de reçu considéré comme conforme, le profil du collaborateur, le type de frais, le montant, ainsi que la liste des dépenses non-autorisées (surclassement de sièges ou amendes de stationnement par exemple). La conformité s’en voit donc elle aussi améliorée.
Gagner du temps en gestion
Un salarié français a besoin en moyenne de 27 minutes pour réaliser une seule note de frais. De plus, selon une étude Forrester, 30% de ces mêmes Français considèrent que les remboursements de leurs notes de frais sont beaucoup trop longs. Dans ce cas de figure, l’automatisation a également des avantages puisqu’elle permet de comptabiliser les dépenses et de rembourser les collaborateurs quasi instantanément. Plus besoin de photocopier ou de joindre des justificatifs papier, les frais sont enregistrés directement via l’application et transmises aux DAF. Le gain de temps est alors considérable : 3,2 jours en moyenne contre 9,9 jours sans automatisation !
Pour les DAF, ce temps en moins passé à gérer les dépenses des collaborateurs leur permet de se consacrer à d’autres tâches. Pour les salariés, fini les notes de frais fastidieuses et chronophages qui les détournent de leur mission première (les demandes de remboursement étant le plus souvent faites pendant les heures de travail). L’automatisation leur permet à eux aussi de gagner en productivité.
Ajuster les dépenses mobiles
La dématérialisation des notes de frais s’inscrit dans un contexte où le mobile occupe une place de plus en plus importante dans le quotidien des particuliers comme des professionnels, surtout pour les voyageurs d’affaires, souvent en déplacement. Gérer ses notes de frais via une application mobile comporte de nombreux avantages : les employés peuvent par exemple utiliser l’appareil photo de leur smartphone pour saisir un justificatif et le joindre aux notes de frais, et ce, peu importe où ils se trouvent. De leurs côtés, les responsable administratifs et financiers utilisent l’application mobile pour avoir une vue d’ensemble des notes de frais et pour pouvoir les approuver ou les rejeter.
L’application contient alors un double avantage : pour les DAF, elle permet d’éviter les erreurs et fraudes et d’avoir une visibilité en temps réel sur les dépenses. Du côté des salariés, elle constitue un gain de temps et une tranquillité d’esprit : à titre d’exemple, 54% des voyageurs d’affaires limitent la perte des reçus grâce à une application mobile selon IDC.
Identifier les économies potentielles sans augmenter les frais généraux
Les salariés millenials sont en général les plus friands en ce qui concerne l’utilisation d’applications et de services mobiles, et cela se ressent sur le montant des notes de frais ! En effet, un salarié qui utilise l’application mobile en déplacement professionnel est alerté si son choix dépasse les plafonds établis. En conséquence, 18% des dépenses sont moindres pour les millenials par rapport au 36-65 ans pour les repas et divertissements ! Un atout pour les DAF maintenant en mesure de vérifier que la politique voyage de l’entreprise est bien respectée mais qui permet aussi de réaliser des économies non négligeables pour l’entreprise : le coût supplémentaire en moyenne pour un billet réservé 8 jours à l’avance est estimé à 39% par rapport à un billet réservé 15 jours avant la date de départ.
Augmenter le ROI en récupérant la TVA locale et étrangère
Faute d’information, encore beaucoup d’entreprises ne récupèrent pas la TVA étrangère et locale sur les notes de frais. Or, cette dernière représente jusqu’à 5% du budget voyage de l’entreprise ! Dans l’Union Européenne, elle s’élève à 7,5 milliards d’euros par an et seulement 2,2 milliards sont remboursés aux entreprises. On estime donc à 5,5 milliards d’euros le manque à gagner pour les entreprises. Adopter une solution digitalisée pour gérer les notes de frais permet aussi de générer des revenus de ce côté-là.
Les frais et déplacements professionnels représentent un réel enjeu pour les entreprises, tant sur le plan financier qu’organisationnel. Une gestion inefficace des notes de frais génère des coûts très importants souvent difficile à estimer. L’archivage, les erreurs, la non-conformité sont autant d’éléments pénalisants qui peuvent être maintenant limités.
Ainsi, l’automatisation des notes de frais fait non seulement gagner en productivité tant pour les DAF que pour le reste des employés, assure une meilleure conformité à la politique voyage de l’entreprise (84% en moyenne chez les entreprises qui ont sauté le pas contre 55% chez les autres) et permet de réaliser des économies. Les dépenses sont aussi contrôlées de manière plus rigoureuse évitant ainsi les fraudes. Passer au numérique comporte donc de nombreux avantages.