Mauvaise nouvelle : vos employés sont en stress. Pression sur les objectifs, sur les délais, sur les équipes : le travail quotidien est devenu un facteur majeur de stress pour la majorité des employés.
D’après la récente enquête Wrike sur le stress et la productivité, 94% des personnes interrogées ont déclaré être victimes du stress sur leur lieu de travail. Encore plus alarmant : près d’un tiers d’entre eux ont indiqué que leur niveau de stress était élevé voire insupportable. Cet état de fait complique grandement le travail des managers. Comment peuvent-ils obtenir le meilleur des membres de leurs équipes sans les pousser à bout ? Comment maintenir moral et motivation lorsque chacun est à cran ? Comment entretenir optimisme et collaboration lorsque les retards s’accumulent ?
Autant d’interrogations complexes à affronter. Pourtant, des recettes existent, qui permettent de gérer efficacement des employés stressés et de réduire les effets du stress sur le travail en équipe.
Pourquoi le stress au travail est-il si néfaste ?
Même si le stress est devenu la norme dans le travail quotidien de la plupart des individus, le stress chronique a de sérieuses conséquences.
Il a d’abord des effets sur la santé des employés. Des migraines à la dépression en passant par les risques de crise cardiaque ou de surtension, les symptômes physiques du stress sont légion. Mais les effets psychiques sont également non négligeables. Dans le cadre de l’enquête citée plus haut, plus de 50% des personnes interrogées ont déclaré manquer de sommeil en raison du stress. Et plus d’un quart d’entre elles ont indiqué risquer le ‘burn out’ dans les 12 mois qui suivent faute d’une diminution de leur stress. Ces statistiques suffisent à démontrer l’importance du problème. De plus, il faut savoir que de hauts niveaux de stress peuvent rapidement faire sombrer toute une équipe.
Pour commencer, la productivité s’en ressent. Dans une enquête menée par la société de consulting Willis Towers Watson, 57% des employés interrogés victimes d’un haut niveau de stress ont estimé être moins productifs et moins motivés dans leur travail quotidien. Mais la baisse de productivité n’est pas le seul symptôme du stress au travail. La qualité de l’exécution des tâches est aussi à la baisse. Le stress mène en effet souvent à la précipitation, et donc à une augmentation du nombre d’erreurs et de malfaçons. Plus d’un quart des personnes interrogées dans l’enquête Wrike ont signalé une baisse de la qualité de leur travail en raison du stress.
Enfin, trop de stress peut mener au découragement, ce qui peut entraîner une hausse du ‘turnover’ dans les équipes. Dans l’enquête Wrike, plus de la moitié des sondés ont admis rechercher un nouvel emploi en cas de stress trop élevé, et 25% d’entre eux ont effectivement quitté un emploi en raison du stress sur leur lieu de travail.
Les stratégies pour gérer le stress sur le lieu de travail
Il est évident que de forts taux chroniques de stress sur le lieu de travail n’est bon ni pour les employés ni pour l’entreprise dans son ensemble. Mais lorsqu’il faut respecter des délais et des objectifs, éliminer totalement le stress au travail n’est pas un objectif réaliste. Toutefois, il existe des moyens efficaces pour réduire le volume de stress subi par les employés et les aider à le supporter au mieux, même lorsqu’ils doivent gérer de grosses charges de travail.
1 - Reconnaître l’importance de leur travail (et de leur stress)
Même si cela semble évident, le simple fait de reconnaître leur niveau de stress peut faire beaucoup pour remonter le moral et la motivation des employés. « La première chose à faire et de reconnaître les facteurs de stress et la charge de travail existante, puis d’apprécier la contribution de chaque employé à la réalisation de l’objectif », indique Nikita Lawrence, consultant spécialisé dans l’accompagnement du changement.
Se comporter comme si leur charge de travail et l’importance de leurs actions étaient totalement ignorées ne fait qu’accroître le stress et la frustration des employés. Donc, en plus de prendre en compte leur niveau de stress, les managers doivent plutôt reconnaître leurs efforts et leur montrer qu’ils sont appréciés à leur juste valeur. Un simple compliment, un « merci » ou même quelques friandises pour célébrer le succès d’un récent projet aidera à monter aux membres d’une équipe que leur travail est réellement pris en considération.
2 - Ne pas les déranger en dehors des heures de bureau
Dans l’enquête Wrike, 67% des sondés ont déclaré un niveau de stress allant de modéré à impossible à supporter. Mais encore plus intéressant, les mêmes personnes sont 84% plus enclines à dire que recevoir un email ou un SMS de la part d’un supérieur en dehors des heures de travail à un impact élevé sur leur niveau de stress, comparé aux 33% restants.
Cela montre que solliciter des employés en dehors de leurs heures de travail, qu’ils soient en weekend, en vacances ou en toute autre circonstance, contribue à accroître un niveau de stress déjà élevé. La bonne attitude est donc d’éviter de contacter les employés en dehors des heures de travail, pour leur donner le temps dont ils ont besoin (et auquel ils ont droit) pour recharger leurs batteries.
Astuce : Si un message écrit doit absolument être délivré, mieux vaut le sauvegarder à l’état de brouillon et l’envoyer dès le retour au bureau de l’employé, ou lui indiquer clairement qu’on n’attend pas de sa part une réponse immédiate en insérant dans l’en tête « NON URGENT » ou « NE PAS REPONDRE AVANT VOTRE RETOUR ».
3 - Encore mieux, réduire leurs heures de présence au bureau
Dans l’enquête Wrike, les employés victimes d’un niveau de stress modéré à élevé sont 19% plus enclins à dire que des horaires flexibles ou le travail à domicile aiderait à réduire leur stress. Dans le même esprit, une enquête réalisée par Owl Labs met en évidence que les entreprises qui encouragent le télétravail ont un ‘turnover’ inférieur de 25% par rapport à celles qui ne le font pas.
L’entreprise peut elle octroyer à ses employés un jour de télétravail par semaine ? Peut elle leur accorder un peu plus de temps libre pour gérer des engagements personnels -qu’il s’agisse des sorties des enfants ou des rendez-vous de dentiste – sans affecter leur travail de bureau ?
Les managers ont tout à gagner à reconnaître que leurs employés ont une vie en dehors du travail, et à leur donner quelques occasions de faire un break et de se distraire de leur environnement de travail traditionnel.
4 - Choisir une source unique d’informations
Combien de fois les employés doivent-ils se casser la tête pour trouver l’information dont ils ont besoin ? Ont-ils fréquemment du mal à contrôler l’avancement d’un projet, ou de suivre les dernières mises à jour ?
La mise en place d’une plate-forme de gestion des tâches et des projets peut être d’un grand secours pour les employés. Elle peut leur donner accès à tout ce dont ils ont besoin, fluidifier les communications, rendre visibles les charges de travail de chacun, et par conséquent réduire le stress en assurant que toutes les informations nécessaires sont dans un seul et même lieu.
De plus, avec ce type de solution en place, les employés seront capables de travailler efficacement et de façon transparente sur les projets qu’ils soient à leur bureau ou qu’ils travaillent à distance. Informer les membres d’une équipe sur les progrès déjà réalisés, sur la vision d’ensemble, et sur la façon dont leur rôle est vital pour le succès de cette vision est un élément clé de la gestion du stress sur le lieu de travail. Une plate-forme de gestion des tâches peut aider à obtenir tout cela de façon claire et simple à mettre en œuvre.
5 - Réduire le temps accordé aux réunions
Dans de nombreux cas, la cause principale du stress des employés sur le lieu de travail est le manque de temps. Et où passent-ils leur temps ? En réunion.
15% du temps collectif dans les organisations est consacré aux réunions. En dépit de cela, d’après une autre enquête, 71% des managers déclarent que les réunions sont improductives et inefficaces.
Cet excès de réunions n’est pas seulement une cause de perte de temps et une cause de stress pour les employés, il est également coûteux. L’enquête Wrike indique que 78% des managers admettent consacrer trop de temps aux réunions aux dépens de leur travail effectif.
Donc, comment gérer cette surcharge de réunions ? Une plate-forme de gestion des tâches peut aussi y aider. Les communications étant centralisées, elle réduit ou même élimine le besoin de réunions dont l’objectif n’est que de vérifier l’état d’avancement de projets.
Pourquoi également ne pas remettre en cause certaines réunions récurrentes pour voir si elles ne pourraient pas être combinées ou supprimées pour redonner un peu de temps aux employés ?
Enfin, certaines entreprises sont allées jusqu’à instituer des journées entières ou des intervalles de temps durant lesquels aucune réunion ne peut être organisée. Il s’agit d’un moyen efficace pour donner aux équipes le temps nécessaire pour mener toutes leurs tâches à bien.
Astuce : Organiser des réunions conjointement avec une activité physique, en marchant par exemple, peut être un bon moyen pour permettre aux participants de déstresser, en canalisant leur énergie.
6 - Rassembler les employés par petits groupes
Parfois partager des moments difficiles avec un ou plusieurs collègues peut contribuer à faire baisser la pression. C’est pourquoi rassembler les employés par petits groupes peut être un bon moyen de réduire le stress sur les lieux de travail. Par exemple, des employés nouvellement recrutés pourront être associés avec d’autres plus expérimentés. Ils pourront donc partager leurs expériences et découvrir des méthodes plus efficaces pour exécuter certaines tâches, en leur donnant la liberté de choisir celle qui est la moins stressante pour eux.
En plus de montrer aux employés des moyens de gérer plus efficacement leur charge de travail, cette méthode permet aussi de créer un meilleur sentiment d’entraide et de camaraderie au sein des équipes, ce qui n’est jamais à négliger.
7 - Etre réaliste sur les objectifs
Le respect des dates butoir – les fameuses ‘deadlines’ – est bien souvent la principale cause de stress au sein des équipes. Celles-ci doivent suivre le mouvement et respecter les échéances de l’entreprise, ce qui veut dire que les ‘deadlines’ sont inévitables. Toutefois, il importe de rester réaliste sur ce que les équipes peuvent supporter en termes de charge de travail et de temps d’exécution.
Malheureusement, une récente enquête a montré que 75% des personnes interrogées pensent que leurs managers ne sont pas réalistes dans leurs attentes. Comment y remédier ? Un outil de gestion des ressources pourra apporter une visibilité complète sur la charge de travail de chacun des membres d’une équipe en n’en surchargeant aucun.
Cette vue d’ensemble des méthodes antistress au travail les plus efficaces ne doit pourtant pas remplacer la nécessité d’un entretien individuel avec chacun des membres des équipes de travail, afin de permettre aux managers de gauger leurs performances, leur charge de travail et leurs attentes.
Durant cet entretien, des questions comme celles-ci devront leur être posées :
Quelle est la chose ou l’action dont vous êtes le plus fier depuis notre dernier entretien ?
Avez-vous rencontré une source de frustration récemment dans votre travail ?
Que puis-je faire pour rendre vos journées de travail moins stressantes ?
Les réponses à ces questions donneront aux managers une vision précise de ce qui fonctionne bien pour les membres de leurs équipes – et de ce qui pourrait contribuer à accroître leur stress au travail.
Moins de stress pour plus de succès
Malheureusement, il n’existe aucune stratégie efficace pour éliminer totalement le stress au sein des membres d’une équipe. Mais le seul fait de reconnaître que le stress au travail est un problème fréquent et de trouver des moyens de le réduire est un grand pas.