En matière d’achat de logiciels d’entreprise, la stabilité a globalement été de mise pendant de nombreuses années. Le modèle des licences perpétuelles, qui permet aux entreprises de payer à l’avance le plein tarif pour profiter d’un accès à vie à un logiciel est longtemps resté prépondérant, mais la donne change.
En effet, cette solution n’est pas toujours idéale car elle implique des coûts initiaux plus élevés et ce, bien avant que l’entreprise ait profité de la moindre valeur ajoutée. Et bien qu’il soit possible d’en acheter plusieurs, il est en revanche impossible d’obtenir le remboursement des licences non utilisées lorsque l’on a eu les yeux plus gros que le ventre.
Les entreprises achètent ces logiciels avec la conviction de générer un retour sur investissement justifiant leur dépense initiale. Mais comme pour tout investissement, il n’est pas toujours stratégiquement justifié d’acheter un logiciel immédiatement : dans certains cas, les entreprises préfèrent payer pour un actif au moment où celui-ci leur apporte sa valeur.
Une Liberté de choix
Aujourd'hui, les entreprises disposent de davantage de choix en la matière, car les éditeurs d’applications leur proposent une plus grande variété de modèles de licence :
L’abonnement : grâce au modèle de concession de licences par abonnement, les acheteurs peuvent louer leur logiciel sur une période contractuelle donnée, au lieu d’en acheter la licence sur le coup. Les produits salesforce.com sont des exemples d'offres de logiciels hébergés ou SaaS auxquels il est possible de souscrire. Il est même possible d’acheter par abonnement des logiciels sur site.
L’utilisation : avec les licences basées sur l’utilisation, les organisations paient selon « leur consommation », en fonction de critères prédéfinis : il peut s’agir du nombre d’accès au logiciel, de la vitesse de transfert, ou du volume de données transférées…Tout comme le modèle par abonnement, les licences basées sur l’utilisation permettent aux entreprises d’aligner étroitement les coûts sur leur consommation.
Le nombre de clients/d’utilisateurs : il est également possible de payer des logiciels en tenant compte de critères basées sur les utilisateurs (comme le nombre d’utilisateurs/de terminaux), ou même d’obtenir des licences par utilisateur nommé.
La capacité/l’infrastructure : les éditeurs proposent souvent leurs logiciels en fonction de la capacité ou de l’infrastructure de l’entreprise. Ainsi, une licence peut être concédée en tenant compte de la taille du serveur où réside le logiciel, ou du type de machine. Ces données sont ensuite converties en points qui sont tous associés à un coût. Ce modèle permet de rendre les logiciels plus accessibles pour les plus petites entreprises, car les coûts augmentant proportionnellement à la taille de l’organisation.
Utilisateur simultané/flottant : ce modèle est généralement adopté pour des logiciels d'ingénierie ayant des coûts très élevés. C’est le cas, par exemple, des outils de CAO, dont le coût est fonction du nombre d’utilisateurs autorisés à y accéder à tout moment. Ainsi, si une entreprise ne possède que deux licences, seuls deux employés peuvent accéder au système en même temps.
Des critères liés à l’entreprise : avec ce modèle, les coûts sont établis en fonction de mesures déterminant la taille de l’entreprise, comme son nombre d’employés, le nombre de transactions traitées, son chiffre d’affaires ou son nombre de sites. Tout comme le modèle basé sur la capacité/l’infrastructure, ces licences favorisent les petites entreprises, qui bénéficient ainsi d’investissements initiaux réduits et peuvent gérer l’augmentation de leurs frais au gré de leur croissance.
Le freemium : ce modèle permet aux employés d’accéder à une version gratuite d’une application limitée sur le plan de ses fonctionnalités. Si l’utilisateur souhaite accéder à une fonctionnalité premium, il faut alors payer pour une version supérieure ou complète. Il s’agit d'une excellente approche pour faire découvrir une application à un nouvel utilisateur sans prise de risque, pour l’encourager à payer une fois que l'outil a prouvé sa valeur.
Beaucoup d’éditeurs associent plusieurs modèles de licences afin d’attirer une plus grande variété de clients avec leurs propres besoins. Ainsi, IBM propose des licences en fonction de la capacité, du nombre de clients, d’utilisateurs, ou utilisateurs simultanés. En outre, un même produit peut être proposé selon plusieurs modèles : Microsoft SQL Server est disponible en fonction du nombre de clients ou de la capacité, et IBM WebSphere, selon la capacité ou en fonction des critères liés à l’entreprise, par exemple.
La liberté implique des responsabilités
La flexibilité et la liberté dont disposent les organisations pour l’achat de logiciels impliquent également des responsabilités. La multiplicité et l’hétérogénéité des applications composant leur environnement logiciel et des modèles de concession de licences sont source de complexité. C’est d’ailleurs dans ce contexte qu’a émergé l’optimisation des licences logicielles : cette approche représente en effet la réponse la plus fiable pour permettre aux organisations de gérer cette complexité, parfois très opaque. La démocratisation des modèles de licences logicielles offre plus de flexibilité aux entreprises, qui peuvent désormais payer leurs actifs critiques de la façon la plus judicieuse pour elles.
L’optimisation des licences logicielles permet aux entreprises de maximiser l’utilisation de leurs logiciels, tout en limitant leurs dépenses au minimum. Ce processus aide également à comprendre et optimiser les dépenses liées à ces licences et à leurs plans de maintenance, car le fait d’adopter une position de licence optimisée permet de tirer pleinement parti des droits concédés. Grâce à toutes ces informations, les entreprises sont aujourd’hui en mesure d’évaluer l’impact financier d’éventuels changements au sein de leur environnement informatique, mais aussi de comparer les différentes options à leur disposition.
En conclusion, l’absence d’une gestion et d’une optimisation efficaces de ces licences est une source inévitable de problèmes. L’adoption de meilleures pratiques, de processus et de technologies d’optimisation des licences logicielles est le seul moyen pour les organisations de s’assurer de n’acheter que ce dont elles ont besoin et d’utiliser ce dont elles disposent, quel que soit le modèle de licence