Faire des économies sur l’achat de fourniture de bureau n’est pas si compliqué. L’essentiel, c’est de respecter certaines règles et surtout d’adopter un plan d’action avec ses collaborateurs. Ces derniers sont d’ailleurs les plus impliqués dans l’usage des accessoires. On vous en dit plus dans cet article.
Quelques conseils pour réduire vos dépenses en fourniture de bureau
L’un des points principaux de dépense d’une entreprise, c’est l’achat des fournitures de bureau. Cependant, vous pourriez optimiser la rentabilité en réduisant les coûts grâce à des achats sur Maxiburo par exemple. La question qui se pose serait donc : comment s’y prendre pour ne pas altérer la qualité de vos services ? Découvrez ici quelques conseils.
Évaluez les besoins en fournitures de bureau de votre entreprise
C’est en effet le premier exercice auquel vous devez vous consacrer. Faites le point des équipements nécessaires : papeterie, mobilier de bureau, fauteuil de bureau, etc.
C’est là une étape à double avantage. Dans un premier temps, cela vous permet d’éviter d’avoir à subir plus tard des ruptures. Ensuite, vous aurez là une meilleure opportunité de prendre en main la gestion des dépenses liées aux fournitures de bureau.
Pour réussir, commencez par dresser une liste du matériel que vous possédez déjà. Après :
- Organisez-les en créant un fichier Excel
- Créez une page, pour chaque type de fourniture
- Ajoutez un « niveau de commande » pour chaque élément de la liste et
- Prévoyez une colonne pour indiquer les commandes en attente.
Faites le tri de vos fournisseurs
Cela peut être utile dans la mesure où vous devez faire face à des dépenses importantes. N’hésitez donc pas à faire appel à différents fournisseurs (deux au minimum), afin d’avoir plus d’une possibilité de choix. Vous devrez par ailleurs comparer les prix des fournitures de bureau pour avoir une idée de ce qui se fait sur le marché.
En effet, les fournisseurs ont généralement une stratégie de marketing très pointu. Cependant, prenez garde, car vous risquez d’être induit en erreur en vous y fiant. Vous devez donc prendre le temps d’écarter ceux que vous jugez trop chers ou non stratégiques. Découvrez sur Entreprise et Compagnie des astuces pour optimiser votre gestion.
En ce qui concerne le mobilier de bureau et les fauteuils de bureau par exemple, vous ne devez pas vous focaliser uniquement sur le prix pour procéder au choix. Il est aussi important de prendre en compte : le degré d’ouverture aux innovations en matière de produits ou encore le sérieux des fournisseurs.
Appliquez la politique du « zéro papier »
Pour procéder à l’achat des fournitures de bureau, cette démarche vous permettra de faire des économies surtout en matière de papeterie, mais aussi d’éviter les erreurs. En effet, en remplaçant les documents papier de votre entreprise par des fichiers informatiques, la gestion numérique des flux de données est rendue plus aisée.
Mieux, cela vous permet de faire d’importantes économies sur le matériel d’impression et de reproduction, le papier et l’encre. C’est en plus un geste écologique.
Responsabilisez vos employés
Consentir à faire des efforts en vue de réduire les dépenses sans procéder à cette étape peut s’avérer une peine perdue. Puisque les salariés sont les principaux utilisateurs des fournitures de bureau, il est indispensable de les faire participer.
Faites appel à leur civisme, signalez-leur les éventuels excès lorsque vous faites le constat, mettez en place un plan d’action sur lequel vous communiquez suffisamment. Aussi, vous pourriez limiter au strict nécessaire les fournitures et les produits accessibles à vos salariés.
Vous pourriez par exemple réduire les mobiliers de bureau et fauteuil de bureau aux stricts nécessaires et procéder à une suppression des imprimantes personnelles. Ce sont là, de simples gestes pour encourager vos employés à faire des efforts en vue de baisser le budget consacré aux fournitures.
En somme, notez que si vous souhaitez équiper des locaux professionnels avec leurs charges bien particulières, vous devez faire appel à un conseiller produit. Il vous assistera dans vos recherches et vos commandes de fournitures de bureau. Suivez donc les conseils décrits dans cet article et vous pourriez faire des économies sur vos achats surtout en matière de papeterie.