La piste d’audit fiable a fait son apparition en France en 2013, dès lors qu’il a été envisageable d’envoyer des factures électroniquement sans EDI (Echange de Données Informatisées) et sans signature.
Les entreprises ont ainsi vu une nouvelle opportunité leur permettant d’envoyer leur facture via un simple email, sans rien demander à personne et sans coût supplémentaire. Elles se sont dit : « Adieu prestataires d’horodatage, de signatures, de coffres-forts électroniques ; tiers-archiveurs et autres organismes certifiés ! Grâce à internet nous bénéficions de la gratuité de nos envois et nous pouvons réaliser de vraies économies, notamment en cette période de crise importante. » STOP, le rêve est bien trop beau ! En réalité, la piste d’audit fiable serait comme une réservation dans un splendide hôtel situé à Copacabana qui se solderait par un séjour dans une favela !
Une nouvelle voie pour dématérialiser ses factures ?
Cette piste d’audit fiable consiste à reconstituer, depuis son origine et dans l’ordre chronologique, l’intégralité du processus de facturation. En fin de compte, il s’agit de retrouver la tarification appliquée au moment de la proposition, de l’offre, du bon de commande, du bon de livraison, des extraits de compte si le paiement a été effectué en plusieurs fois ainsi que du détail de la prestation, et surtout de pouvoir relier entre eux l’ensemble de ces éléments.
Il est toutefois nécessaire que la piste d’audit fiable réponde à certains points essentiels. Selon la revue RF Comptable (N° 402 datant de février 2013), « ce dispositif doit assurer l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures (CGI art. 289-VII nouveau) ». Il est donc clair que la piste d’audit fiable doit utiliser une méthode (autrement dit une signature électronique) garantissant l’identité et l’intégrité du PDF.
Une réglementation plus complexe qu’il n’y paraît
Là où le bât blesse, c’est que finalement, cette nouvelle disposition s’applique non seulement à l’électronique soit disant « simplifié » mais aussi, depuis janvier 2014, à la facture papier ! Par conséquent, afin d’éviter un redressement assuré en cas de contrôle fiscal, il est préférable d’apposer sur ses factures PDF une signature électronique qualifiée ou de faire de l’EDI plutôt que d’envoyer un courrier par la Poste.
Pour corser le tout, la revue RF Comptable révèle également des possibilités de contrôles imprévus : « Les agents de l'administration peuvent intervenir dans les locaux professionnels des entreprises émettrices et réceptrices des factures, ainsi que dans ceux des prestataires de télétransmission des factures, pour contrôler la conformité du fonctionnement du système de télétransmission des factures et de la procédure de signature électronique aux conditions fixées par décret (CGI, LPF, art. L 80 FA nouveau). »
Cibler les bons prestataires
En conclusion, la dématérialisation des factures aux formats électroniques EDI ou PDF signé devient aujourd’hui obligatoire si l’on souhaite éviter les nombreux pièges de l’administration. ?Les entreprises qui recherchent le prestataire le plus adapté pour dématérialiser fiscalement leurs factures doivent, en tout premier lieu, vérifier ses certifications ISO 9001, GS1, FNTC ainsi que son utilisation d’un certificat RGS (Référentiel Général de Sécurité) pour la signature des PDF. Il est aussi indispensable qu’elles demandent une période de test gratuite afin de bien contrôler la facilité d’intégration avec leurs applications et celles de leurs clients destinataires. Enfin, elles devront exiger la charte d’interopérabilité GS1 garantissant une pérennité de transfert vers un autre prestataire en cas de défaillance de ce dernier.