Quelques audits très médiatisés ces derniers mois ont rappelé aux entreprises qu’elles n’y étaient pas toujours préparées. Mais surtout, que la gestion de leurs licences logicielles pouvait se révéler extrêmement coûteuse et dommageable pour leur image.
La publication récente par le cabinet Gartner de ses prévisions du 4ème trimestre 2015 pour les dépenses informatiques vient souligner l’importance de la gestion des actifs logiciels, mais aussi d’une gestion efficace des licences accordées dans ce domaine. C’est pourquoi, nous allons analyser les constatations tirées de cette étude et présenter les enjeux de la gestion des actifs logiciels en entreprise.
Le logiciel : un poste de dépense central en entreprise
Selon Gartner, les dépenses logicielles vont augmenter de 5,3 % en 2016, à hauteur de 326 milliards de dollars $, contre 310 milliards $ en 2015. Après une période de réductions budgétaires, ces chiffres laissent présager que 2016 sera pour les entreprises une nouvelle année d’investissements dans les logiciels, afin de répondre à leurs objectifs stratégiques.
Cette reprise des investissements peut être attribuée à différents facteurs, comme notamment l’arrivée de nouveaux modèles de licences, une augmentation des audits, et les évolutions des logiciels. La transition vers des licences en abonnement signifie qu’à long terme les entreprises dépensent davantage d’argent pour les logiciels qu’avec l’ancien modèle de licence perpétuelle. Cette augmentation peut aussi être corrélée à une évolution du positionnement stratégique des entreprises qui peuvent avoir retardé jusqu’à présent leurs investissements dans certaines technologies logicielles en raison de problèmes de compatibilité ou d’un manque de préparation en interne.
Microsoft Office 365, Adobe Creative Cloud et les offres de stockage dans le cloud comme Microsoft Azure ou Amazon Web Services, imposent de nouveaux défis. La gestion de ces types d’applications requiert la mise en place de plans et processus adéquats, associés à une profonde compréhension des technologies et des questions d’octroi de licence. Disposer de la bonne technologie pour gérer ce nouveau type de licences semble être aujourd’hui une obligation quasiment incontournable. Le rapport Gartner souligne le pourcentage relativement important des investissements de chaque entreprise en matière de logiciels et montre que les décisions relatives aux acquisitions logicielles sont souvent faites sans véritable compréhension des coûts, des modèles de licences et de leurs implications. Identifier les licences les mieux adaptées aux besoins est loin d’être la préoccupation majeure des managers de l’entreprise.
Les investissements liés au data center représentent 54% des dépenses logicielles
Le data center est généralement l’environnement où l’on trouve les logiciels les plus coûteux. Les logiciels IBM, Oracle, SAP ou Microsoft peuvent être extrêmement onéreux et s’avérer être un terrain miné en termes de licences. Bien que l’augmentation des dépenses au niveau des data centers semble relativement modeste avec ses 3 %, Gartner estime que cet environnement représentera 54 % des dépenses logicielles globales, ce qui en fait un objectif clé des programmes d’efficacité et d’économie, via les plates-formes de gestion des actifs logiciels (SAM).
Une nouvelle fonctionnalité pour une base de données peut, par exemple, coûter 20 000 $ de plus sans que le client en soit véritablement conscient. Bien souvent, il ne s’en rend compte au moment de l’audit. De fait, une partie de l’augmentation des dépenses, avec les data centers, proviendra d’un renforcement des activités d’audit menées sur les fournisseurs.
Il se peut également que les entreprises n’aient pas besoin d’autant de licences qu’elles le pensent, grâce à des droits comme ceux qui sont associés à la couverture étendue de Microsoft, permettant à un serveur passif supplémentaire de bénéficier des licences d’un serveur actif. Cependant, sans une plate-forme SAM pour interpréter ces autorisations en lien avec l’infrastructure réseau effective de l’entreprise, il est probable que cela se traduise par des dépenses excédentaires.
Les entreprises pensent souvent que l’environnement de bureau est le domaine des occasions faciles à saisir. Si, cet environnement est considéré comme « l’option la plus simple pour des gains rapides », le coût global des logiciels, dans le contexte d’ordinateurs, ne représente qu’une fraction de leurs homologues au niveau des data centers.
Suppression de 1 000 logiciels X pour ordinateurs = 57 600 € d’économies réalisées versus Suppression ou réaffectation de licences de 10 logiciels Y pour data centers = 320 000 € d’économies réalisées
Le data center est donc un lieu-clé de réduction des coûts. Comprendre et disposer d’une visibilité adéquate du volume des cœurs et processeurs, et du nombre d’utilisateurs ayant accès à un serveur sont des éléments qui devraient figurer en tête de liste quand vient le moment de choisir une plateforme SAM.
Se prémunir contre le coût caché des appareils mobiles
Le rapport Gartner prévoit un fléchissement des investissements matériels de l’ordre de 641 milliards $ en 2016 et ce ralentissement est à mettre en corrélation avec le cycle de renouvellement des appareils.
Le concept de Bring Your Own Device (BYOD) peut être un facteur contribuant à cette réduction des investissements car, si les employés utilisent leurs propres appareils, les entreprises dépenseront moins en achat de matériel. Ceci s’accompagne toutefois d’une complexité plus grande en matière de gestion des systèmes personnels utilisés par les collaborateurs de l’entreprise. Le BYOD doit faire partie de la fonction SAM, dans la mesure où ces appareils exposent indéniablement l’entreprise à un risque en termes de sécurité et de compliance.
En quelques années, on est passé du simple ordinateur portable à une multitude de dispositifs mobiles tels que les tablettes et les smartphones. Si les résultats et les prévisions soulignent un ralentissement des dépenses pour ces appareils, cela ne réduit pas l’importance de ces dispositifs au sein de l’entreprise. Une licence basée sur le cloud permet souvent de pouvoir utiliser un logiciel sur cinq terminaux, ce qui montre bien que le fournisseur est bien conscient de l’augmentation du nombre d’appareils par personne.
Les entreprises doivent considérer les appareils mobiles comme autant de systèmes professionnels essentiels, qui permettent à leurs utilisateurs d’être toujours plus productifs et réactifs. Le fossé qui séparait la gestion des actifs matériels (HAM) de la gestion des actifs logiciels (SAM) se comble rapidement grâce à l’importance des spécifications du matériel, en termes d’exigences pour les licences. Ils sont maintenant intimement liés, dans la mesure où les deux fonctions fournissent des datasets très précieux. Il est crucial pour les entreprises de disposer des technologies appropriées, capables de gérer à la fois les aspects SAM et HAM. En conjuguant ces informations on dispose alors de toutes les données nécessaires pour gérer les investissements logiciels et matériels consentis par l’entreprise.
PERSPECTIVES 2016 EN RESUME
2016 semble être une année au cours de laquelle les entreprises dépenseront davantage d’argent en matière de nouveaux logiciels, avec des exigences de licencing plus complexes. De fait, la nécessité d’un programme efficace de gestion des actifs logiciels n’a jamais été aussi importante. Qu’il s’agisse de s’assurer que l’entreprise obtienne le meilleur retour sur investissement, ou se protéger d’audits de plus en plus poussés de la part des éditeurs de logiciels, l’année 2016 sera l’année du SAM. Avec 326 milliards $ investis dans les logiciels, les entreprises ont tout intérêt à veiller à ce que cet argent soit dépensé judicieusement.