Alors que les entreprises sont particulièrement touchées par la crise sanitaire et économique que nous vivons, il n'a jamais été aussi vital pour elles de trouver de nouveaux leviers pour résister.
Alors que Bruno Lemaire annonce 100 millions d'euros d'aide pour permettre aux commerces de se digitaliser, les solutions de dématérialisation s'imposent comme un passage obligé pour les entreprises résilientes qui cherchent à maintenir leurs activités à distance. Toutefois, certaines entreprises, dont les TPE/ artisans ont encore du mal à appréhender ce type de solutions. Pourtant, grâce aux avancées dans le secteur et une législation française qui se penche de plus en plus sur cet aspect, la dématérialisation est une étape beaucoup plus simple à aborder quelle que soit la taille de son entreprise.
Comment passer le cap de la dématérialisation en toute sérénité ? Réponse en 3 points clés.
Comprendre les principaux enjeux et bénéfices de la dématérialisation
Nombreux sont les enjeux qui découlent de la dématérialisation de son entreprise. Les gains en temps et en argent ne sont pas des moindres, et permettent une optimisation du temps de travail de l'employé, par un glissement sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
En effet, le passage à la dématérialisation permet d'éviter certaines contraintes liées au papier tout en accélérant considérablement le processus de certaines actions :
- Facilitation de la recherche des fichiers archivés numériquement ;
- Plus de déplacement obligatoire pour les signatures de contrat grâce à la signature électronique ;
- Plus de contrainte liée aux envois papiers ou aux traitements du courrier les jours ouvrés ou en situation de télétravail ;
- Consultation des documents facilitée n'importe où et n'importe quand, notamment en dehors du lieu de travail (si l'accès est autorisé) ;
- Sécurisation des données automatisées et plus de risque de perte ou de destruction ;
- Un archivage intelligent qui permet de garder à portée de main et de clic les documents de l'entreprise.
Aujourd'hui, en France, plus de 60 % des entreprises qui ont mis en place la dématérialisation des factures entrantes ou sortantes, mettent en avant l'efficacité économique à travers les économies réalisées. Rien d'étonnant en effet, si l'on observe les écarts de prix : la facture électronique entrante coûte jusqu'à 10 € de moins que la même facture papier, et la facture électronique sortante coûte jusqu'à 6,50 € de moins que la même facture papier.
Tenir compte de la législation et des normes légales pour amorcer sereinement cette transition
Ces dernières années ont connu une accélération des normes et législations à prendre en compte lors d'un projet de dématérialisation. Il est donc impératif, pour une transition idéale, de se familiariser avec la législation en vigueur selon le service et les documents concernés. En effet, les règles diffèrent selon qu'il s'agit du service RH, commercial ou encore comptable par exemple.
Législation commune à tous les services :
Certaines lois sont exclusives à des services précis. Cependant, d'autres s'appliquent de façon générale à tous les pôles.
Ainsi, l'article 1316-1 du code civil admet l'écrit électronique en preuve au même titre que le papier. Deux obligations cependant : il faut identifier l'émetteur et garantir l'intégrité du document.
Par ailleurs, depuis 2016 selon la législation Européenne dites eIDAS, pour dématérialiser un document d'une manière générale, il faut noter :
- L'article 23 : Un Service de confiance électronique ne peut être rejeté que si le destinataire est incapable de lire.
- L'article 59 : Les cachets électroniques (signatures RGS**) garantissent l'origine, l'intégrité du document et permettent de vérifier qu'ils n'ont pas été modifiés.
De même depuis 2017 le Code de la Santé public confirme que lorsqu'une copie numérique fiable a été réalisée, le document original peut être détruit.
La dématérialisation au sein du service Facturation/Comptabilité :
Dans 99% des cas, le premier besoin auquel l'entreprise répond lorsqu'elle se lance dans un projet de dématérialisation est très souvent le besoin d'automatiser le traitement des factures.
Ainsi, pour la dématérialisation des factures l'entreprise doit garder en tête que :
- L'e-facture n'est pas un email , mais une facture envoyée et reçue par une application numérique sécurisée accompagnée d'une preuve de réception.
- Destruction possible du papier : les factures sur support papier peuvent être numérisées, indexées avec signature électronique RGS en vue de leur conservation en archivage unique qui garantit que l'information est fiable.
- Facture avec une signature qualifiée RGS** : la facture PDF seule suffit pour l'Administration fiscal - article 220.
À noter : depuis le 1er janvier 2017 la Loi Macron impose la facture électronique vers l'ETAT via le portail Chorus Pro.
Choisir une solution certifiée, pérenne et idéalement française !
Gain de temps, économies, productivité, sécurité juridique, … la dématérialisation offre donc des réponses adéquates aux entreprises souhaitant poursuivre efficacement leurs activités dans ce contexte économique et sanitaire très particulier.
De même, la dématérialisation n'est pas un processus qui ne consiste qu'en la digitalisation des documents papiers. Elle permet aussi l'automatisation, une meilleure gestion complétée par une traçabilité des fichiers et surtout, une sécurisation des données et leur archivage. Des solutions sont d'ailleurs adaptables à tous types d'entreprises, quelle que soit sa taille : TPE, PME, grands comptes.
Afin de trouver la meilleure solution pour son entreprise, il est préférable d'effectuer une transition progressive, mais pour les TPE, dont les besoins sont plus urgents et moins lourds, des solutions complètes clés en main existent et à moindre frais.
Enfin, il faut s'assurer de choisir des partenaires certifiés ISO 9001, 27001, RGS**, eIDAS, tiers de confiance et présents avec des solutions d'hébergement sur le territoire Français, afin de garantir la sécurité des documents.