Avec le taux record d’admission au baccalauréat – 96 % des 745 900 candidats soit 7,6 points de plus qu’en 2019 – les universités françaises sont actuellement inquiètes quant à leurs capacités d’accueil à la rentrée. En effet, 35 000 bacheliers supplémentaires pourraient s’inscrire en fac à la rentrée selon le président de la Conférence des présidents d’université. Une rentrée qui sera également sous le signe de l’incertitude face à la reprise de la pandémie de Covid-19 et aux règles de distanciation sociale. De nombreux établissements se préparent donc à effectuer cette rentrée à distance.
Pour Ash Finnegan, responsable de la transformation digitale chez Conga, cela ne les exemptera pas pour autant des démarches administratives habituelles – qui pour plus de fluidité devront elles aussi se digitaliser, afin d’exploiter pleinement leurs capacités, ce qui se traduira par une sécurité et une efficacité globale accrues. « Le nombre croissant d’étudiants attendus à la rentrée risque d’exercer une pression sur les établissements d’enseignement supérieur qui dépendent de processus manuels d’un autre temps pour gérer les candidatures et les inscriptions. Les universités s’appuient souvent sur une main-d’œuvre décentralisée, si bien que le processus d’examen et d’approbation des candidatures des étudiants au sein de chaque service peut se révéler fastidieux, notamment en ce qui concerne les opérations de copier-coller et de transfert de documents à la main entre services. Ces méthodes de travail peuvent faire perdre du temps au personnel, nuire à la collaboration entre les services et encombrer les bureaux avec des dossiers physiques, compromettant ainsi potentiellement les informations confidentielles des étudiants.
Au vu des nombreux domaines couverts par l’enseignement supérieur et de la multitude d’étudiants concernés, les facultés se retrouvent face à un océan de données et de processus. Compte tenu du cadre réglementaire, la protection des données des étudiants et des établissements constitue un véritable défi. Les établissements se voient souvent imposer une multitude d’obligations en matière de conformité, de protection des données et de réglementation, notamment dans le cadre du règlement général sur la protection des données (RGPD). Qu’il s’agisse de traiter les données des étudiants de manière inappropriée, d’héberger des fichiers physiques dans des installations non sécurisées auxquelles tout le monde peut accéder, ou encore d’omettre de bloquer des virus ou des logiciels malveillants, tous ces problèmes de sécurité pourraient nuire à l’intégrité et à la crédibilité d’un établissement.
Étant donné que les admissions et les inscriptions constituent souvent le premier contact entre l’individu et l’université dans l’ensemble du cycle de vie de l’étudiant, il est important que le processus soit adapté à l’ère actuelle car il marque une étape importante dans le parcours de l’étudiant. Cependant, face à la pression que subit le secteur, il est absolument nécessaire d’améliorer l’expérience des étudiants et du corps enseignant, afin que les workflows internes soient mieux adaptés et plus rationnels. À mesure que le paysage de l’éducation évolue, la nécessité pour les établissements de s’adapter et de se moderniser devient de plus en plus pressante. Selon IDC, environ 20 % des dépenses globales IT dans l’enseignement supérieur en 2019 ont été consacrées à l’innovation et aux technologies de transformation.
Toutefois, en raison de l’afflux d’informations et de la complexité des cycles de données que les établissements d’enseignement supérieur doivent gérer aujourd’hui, ces initiatives de transformation doivent être planifiées avec précaution et le plus grand soin. Les stratégies de transformation digitale sont bien souvent trop compliquées car elles ont des répercussions sur tous les aspects de l’organisme, en une seule fois et, souvent, beaucoup trop tôt. Pour les services chargés des inscriptions et des étudiants, la transformation doit donc débuter par l’élément le plus fondamental de leur travail, celui que les services d’admission exercent et traitent au quotidien. L’important est qu’ils ne se fondent pas sur des applications ou des processus manuels obsolètes qui nécessitent en permanence un retour d’information et une validation. La gestion des documents devrait se faire de manière automatisée, dans le seul but de réduire l’encombrement de l’administration interne. Les fiches d’admission, les cartes d’étudiant et les données de profil devraient pouvoir être filtrées dans les systèmes de gestion afin de permettre un traitement accéléré et un renvoi plus rapide depuis plusieurs unités du service.
L’admission – ou l’inscription – est le premier pas et le début du parcours de l’étudiant. En tant que telle, elle doit être traitée comme une forme de communication ou de dialogue, comme un moyen d’établir une relation. La rationalisation et la simplification de ce processus sont essentielles et devraient constituer la première étape de l’initiative de transformation digitale dans son ensemble. En procédant à la transformation digitale des admissions et en uniformisant ensuite le processus d’inscription, l’administration pourra alléger la charge de travail interne et éliminer les vases clos afin de bénéficier d’une vue d’ensemble de son service et des candidats. Cela lui permettra de se concentrer sur l’ensemble du cycle de vie des étudiants – des admissions aux réseaux de diplômés – et de maintenir l’image de marque de l’université. »