La messagerie électronique est l'outil le plus utilisé dans l'entreprise, et est devenue incontournable, universelle et obligatoire. 205 milliards d'emails ont été échangés dans le monde en 2015, et les prévisions font état de 246 milliards d'ici 2019.
La France compte pour 1,4 milliard d'emails hors Spam [Radicati Group, mars 2015]. En milieu professionnel, un individu reçoit en moyenne 45 mails par jour [Etude EMA BtoB, Ed. 2015]. Et enfin, trois-quarts des échanges professionnels, que ce soit avec les clients ou entre collègues, se font par messagerie. Elle remplace le courrier à plus d’un titre parce que simple, directe, rapide et efficace. Elle transmet de plus en plus de documents contractuels, que ce soit en messagerie interne (entre services de l’entreprise) ou en messagerie externe (avec d’autres entreprises). Et pourtant, l'essentiel des mails reste non classé, dans les messageries, au lieu d'être archivé en bonne et due forme.
Une législation anglo-saxonne très stricte...
Le législateur américain en a déduit, après quelques “affaires“ (Enron (1) par exemple) qu’il était nécessaire d’archiver les messageries électroniques. Il en a fait un texte constitutionnel, l’Act « Sarbanes Oxley » obligeant les sociétés non seulement à archiver tous les courriels de la messagerie mais encore à se doter d’un outil spécifique normalisé permettant à des personnes gouvernementales autorisées de consulter et de rechercher tout courriel. Ceci a été introduit en Europe par les éditeurs de logiciels américains sous le vocable d’archivage « légal », mais en fait cet archivage n’est obligatoire et légal que pour les entreprises américaines ou pour celles qui sont cotées sur une bourse américaine. Il est vrai cependant qu’en Europe, le droit britannique a choisi la même voie que le droit des USA.
Une législation française... en devenir
En revanche, sur le continent et particulièrement en France, aucune loi ne concerne directement l’archivage électronique en dehors des règles plus ou moins respectées destinées à protéger la sphère privée. On a seulement légiféré sur la valeur du document électronique et ses conditions : « L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. » Loi du 13 mars 2000. La simple lecture de cette loi montre que les courriels électroniques qui représentent plus de 80% de la communication de l’entreprise en interne et en externe devraient être l’objet de soins particuliers et d’un niveau au moins équivalent à ceux qui sont apportés aux documents sur papier !
La preuve est libre à ce jour... profitons-en pour être inattaquable
En droit des affaires ou en droit commercial, la preuve est libre. La plupart des pièces produites devant les magistrats par les avocats sont des courriels ou des documents consistant en des impressions de fichiers de bureautique ou d’informatique de gestion qui peuvent eux-mêmes être attachés à des courriels. C’est dire l’importance de la bonne conservation pour leur valeur probante des documents établis par les systèmes informatiques quels qu’ils soient et en tout premier lieu les messages et leurs documents attachés.
Les bonnes questions à se poser
Qu’est-ce qu’une bonne conservation ? Quels documents faut-il archiver? Qui décide d’archiver ? Quand ? Comment l’archivage se différencie-t-il de la sauvegarde ? L’archivage des messageries ne peut-il pas apporter également d’autres avantages comme des avantages techniques ?
La valeur légale d'un email est supérieure à la valeur légale d'un courrier papier : pourquoi ?
Pour bien voir ce qu’est une bonne conservation il n’est pas inutile de faire un petit retour sur les différences entre conserver du papier même numérisé et conserver des messages électroniques. Un courrier est un document sur papier ; le dématérialiser, c’est en faire une photographie numérique à l’aide d’un scanner, mais ce n’est toujours qu’une image numérisée : son contenu n’est pas analysé, la date réelle, l’auteur et le lieu de classement du document papier n’en sont connus que s’ils ont fait l’objet d’une saisie spécifique. Le contenu du courrier peut être généralement traduit en caractères numériques s’il est constitué de caractères d’imprimerie, mais ces caractères ne permettent pas directement d’en déduire un contenu logique sauf pour des documents normalisés. Aller plus loin n’est pas encore opérationnel aujourd’hui, sauf à utiliser la recherche sémantique. Il faut également observer que si l’on n’est pas maître de la constitution et de la bonne conservation des fichiers d’images des documents papier, ces derniers peuvent être modifiés par nombre d’outils informatiques et donc différer de ces documents. Pour ce faire, il est nécessaire d’ajouter des données de contrôle lors de la numérisation pour assurer un lien avec le document original, ce qui n’est pas parfaitement simple.
La garantie des métadonnées
Un courriel est un document élaboré et transmis directement sous forme numérisée, mais lors de l’élaboration et de la transmission, ce document se voit adjoindre des données qui ne sont pas toutes directement visibles mais qui concourent à en garantir intégrité, authenticité et traçabilité. Ce sont les métadonnées, notamment : date et heure liées au document (début de la création, envoi, passage dans les différents serveurs d’acheminement, réception, ouverture du document), numéro d’ordre non modifiable, clé de contrôle permettant de détecter des altérations au texte transmis et aux métadonnées, identification des postes et des serveurs émetteurs et récepteurs. Dans ces conditions un simple courriel est plus probant qu’un courrier ordinaire, voire qu’un courrier recommandé.
Les pièces attachées
On oublie trop souvent les pièces attachées à un email. Ces pièces attachés sont constituées de fichiers bureautiques, de documents PDF, et de plus en plus, de devis, bons de commandes, factures, avoirs, etc. Ne pas conserver précieusement ces documents dans un autre lieu que sa messagerie est vital. Faut-il le rappeler : une messagerie, même classée en Dossiers et Sous-Dossiers, ce n'est pas de l'archivage. Les documents attachés à un courriel comportent aussi leurs métadonnées lorsqu’ils sont générés par les moyens informatiques usuels de la bureautique.
Archivage = conservation des mails + pièces attachées + métadonnées + support de stockage pérenne
Tout ceci montre qu’un bon système d’archivage de messagerie doit savoir conserver toutes les métadonnées et en particulier pouvoir également conserver celles des documents attachés. De plus, ces métadonnées sont évidemment de précieux outils de recherche. Enfin, la norme française Afnor NF Z 42-013 qui prévoit le « scellement » de documents archivés dans un média WORM avec horodatage public et signature électronique est un complément qui peut être utile pour des données spécifiques. Mais elle ne définit pas un système d’archivage, elle décrit seulement un mode de conservation qui est techniquement figé et d’un usage limité quant à ses possibilités d’accès et de recherche. Un système d’archivage doit être conçu de manière à donner un accès commode à une grande masse de données et à gérer simultanément un grand nombre d’utilisateurs actifs autorisés ainsi que leurs plans de classement pour que les documents dont ils ont besoin pour leur travail puissent être retrouvés rapidement. Il doit aussi pouvoir être accompagné des outils propres à faire migrer les données conservées d’un support à un autre et les métadonnées d’une base de données à une autre. En effet, dans la pratique, des évolutions techniques majeures peuvent se produire dans les délais usuels d’archivage.
(1) Enron : une des plus grandesentreprises américaines par sacapitalisation boursière (secteur du gaz naturel) fait faillite en décembre 2001. La raison : de lourdes pertes occasionnées par des opérations spéculatives, et maquillage des comptes. Au moment de l’enquête menée par le gouvernement américain, des centaines de milliers de courriers électroniques, écrits par une centaine d’employés de 1998 et 2002, ont été analysés et rendus publics.