Nombreux sont les salariés qui ne « déconnectent » jamais complètement de leur travail. Comme l’indiquait une enquête du cabinet de conseil Deloitte, 71% des cadres consultent leurs mails professionnels le soir ou en congés même si 76% estiment que les outils numériques ont un impact négatif sur leur vie personnelle. L’étude Eléas « Pratiques numériques des actifs en France en 2016 » publiée le 24 octobre dernier confirme la tendance des salariés à se connecter sur leur boîte mail professionnelle en rentrant chez eux ou pendant leurs congés.
L’évolution des nouvelles technologies a favorisé le besoin d’être constamment connectés et réactifs pour faire face à la pression sociale et aux défis de l’instantanéité. Pourtant, la connexion permanente des salariés peut être source de stress et pourrait mener au « burn-out ».
Dans ce cadre et à la suite de la Loi dit El Komri, Benoît Tremolet, Directeur Général de Retarus France, revient sur cette nécessité d’instaurer des « quiet time periods », autrement dit des périodes de déconnexion de la vie professionnelle et nous livre ses conseils clés pour y parvenir.
Le droit à la déconnexion, un des chapitres du projet de loi El Komri sur la réforme du Code du travail, favorise le droit de ne pas répondre aux mails, appels et messages reçus en dehors des heures habituelles de travail. La loi existante prévoit 11 heures de repos entre deux journées et 35 heures par semaine. Chaque entreprise devrait ainsi mettre en place une phase de négociation afin de respecter ces conditions dans le cadre des négociations annuelles obligatoires. Les entreprises de plus de 300 salariés devraient avoir jusqu’à fin 2017 pour fixer des règles garantissant le temps de repos.
Ces entreprises pourront très bien décider qu’aucun email ne devra être reçu par tel catégorie de salariés hors de heures ouvrés, ce qui est déjà le cas dans certaines entreprises.
Cela peut aussi devenir un moyen de protéger les entreprises lorsque des échanges d’emails entre salariés tard le soir et le week-end peuvent être considérés comme des heures supplémentaires par les tribunaux (Cassation sociale 15 janvier 2015, n° 13-27072).
Alors quelles sont les solutions technologiques existantes aidant au respect du « droit à la déconnexion » comme défini par le projet de loi El Komri ?
Privilégier les envois différés
A l’aide de solutions dédiées aux « Quiet Time Periods », il est possible de configurer les boites de messageries professionnelles afin de définir des périodes durant lesquelles aucun e-mail ne peut être transmis aux collaborateurs, pendant les week-ends, jours fériés et vacances par exemple. Les e-mails ne sont donc plus transmis directement mais temporairement enregistrés dans des data centers. Lorsque la période prédéfinie est dépassée, ils sont automatiquement remis au destinataire. Il est bien entendu possible de rapatrier dans l’instant les messages en cas de situations exceptionnelles.
L’avantage de cette fonctionnalité est qu’elle est paramétrable par groupe d’utilisateurs et/ou pour par chaque utilisateur.
Cette fonction incite les collaborateurs à optimiser leur usage des nouvelles technologies, en évitant de solliciter leurs collègues le week-end ou les jours fériés et donc à se poser la question de savoir si cela peut attendre le lendemain et ainsi diminuer le stress et la pression du destinataire.
Eduquer le management pour montrer l’exemple aux collaborateurs
Au sein d’une entreprise, il est nécessaire d’éduquer ses collaborateurs à travailler uniquement pendant les heures officielles de travail. C’est d’abord aux managers d’insuffler les bonnes pratiques en veillant, dans un premier temps, à ne pas envoyer de mails en dehors des horaires de bureau. Ces principes exemplaires du management vont instaurer des conditions sociales de travail favorables au bien-être des collaborateurs. Ces derniers veilleront in fine, à répliquer cette méthodologie sur toutes les communications externes avec leurs clients par exemple.
Les fonctionnalités de Quiet Time period peuvent favoriser la mise en place de ces principes sans pour autant être trop rigides puisque l’on pourra toujours passer outre en cas d’urgence.
Les dernières études publiées sur la volonté des Français, la loi El Komri, les règlements ainsi que les tribunaux soulignent la nécessité d’encadrer l’utilisation des outils professionnels telle que la messagerie en dehors du temps de travail. Chaque entreprise peut procéder à une réorganisation de ses conditions de travail en adéquation avec cette nouvelle loi et insuffler de nouvelles pratiques via des outils technologiques simples et automatisés permettant de respecter les conditions requises par cette loi.