Depuis le 1er janvier 2017 et l’entrée en vigueur de la loi Travail, les employeurs peuvent proposer à leurs salariés la dématérialisation générale de leurs bulletins de paie, sans accord préalable.
Sauf opposition du salarié (opt-out), l’employeur peut remettre les bulletins sous forme électronique, dans des conditions garantissant l'intégrité, la disponibilité pendant 50 ans (ou jusqu’aux 70 ans du salarié), la confidentialité des données et l’accessibilité depuis le Compte Personnel d’Activité (décret du 16/12/2016). Dans ce contexte simplifiant la dématérialisation des bulletins de paie, les entreprises doivent faire face à un véritable tournant qui se traduit par une accélération du marché de la digitalisation RH. Mais quid des avantages pour les salariés et les employeurs ?
Une réponse aux enjeux de l’optimisation de la gestion RH
Pour l’employeur, la mise en place d’un projet de dématérialisation RH représente une excellente occasion de s’interroger sur sa gestion actuelle du bulletin de paie et sur l’ensemble de son processus métier. Il s’agit en effet d’envisager ce projet d’un point de vue global autour de la dématérialisation du bulletin de paie, mais aussi d'y intégrer tous les documents RH au sens large : notes internes, relevés d’heures, bulletins d’intéressement, signature électronique des contrats de travail etc., le tout via une solution modulable et évolutive. L’enjeu consiste à simplifier le quotidien du service RH en optimisant les processus jusqu’à la digitalisation complète du dossier salarié. De cette manière, le service RH accède et gère à tout moment l’ensemble des documents de chaque collaborateur, depuis son recrutement jusqu’à son départ de l’entreprise.
Dans ce cadre, disposer d’une solution unique permettant de diffuser simultanément les documents au format dématérialisé ou d’externaliser leur envoi par courrier est un réel atout pour saisir toutes les opportunités offertes par la dématérialisation de documents RH. Au-delà du gain de temps qui permet aux RH de se concentrer sur leurs missions stratégiques, la dématérialisation des bulletins de paie et des documents RH se traduit par des économies significatives et à long terme sur les coûts d’envoi, d’affranchissement et d’archivage, tout en participant à une démarche de développement durable. De plus, proposer aux salariés des services innovants à forte valeur ajoutée tels que des coffres forts électroniques participe fortement à la valorisation de la marque employeur.
Au moment de choisir une solution de dématérialisation RH, il est primordial de veiller à un certain nombre de critères tels que la garantie d’intégrité des bulletins de paie électroniques, les modalités d’archivage et la compatibilité avec le CPA, la sécurité des données, la possibilité d’envoyer les bulletins de paie et autres documents RH au format électronique ou bien au format papier en cas de refus du salarié de les recevoir dans un coffre-fort électronique, etc.
Néanmoins, sélectionner la solution de coffre-fort salarié associée au logiciel de paie de l’entreprise comporte des avantages mais aussi des limites. En effet, en cas d’insatisfaction du prestataire de paie ou de migration de logiciel, le dispositif sera à repenser intégralement, contrairement à d’autres solutions du marché qui s’adaptent à tous des logiciels de paie et permettent de conserver une indépendance totale entre le choix du logiciel de paie et le coffre-fort salarié.
79% des salariés favorables à un outil en ligne sécurisé
Pour le collaborateur, la dématérialisation des documents RH comporte également de nombreux avantages qui contribuent à renforcer son « expérience salarié » dès son entrée dans l’entreprise.
Grâce au coffre-fort électronique mis à la disposition de chaque salarié, la gestion des bulletins de paie et des documents RH est grandement facilitée. Ils sont diffusés et centralisés dans cet espace sécurisé, accessible 24h/7. Le temps passé à la recherche de documents et les risques de perte causés par des sinistres sont donc considérablement réduits. Depuis son coffre-fort, le salarié peut également modifier son choix de réception en toute autonomie. Ainsi, le système s’adapte automatiquement au besoin, sans contrainte pour l’employeur de passer de l’électronique vers le papier ou inversement. La gestion de « la base salariés » s’en trouve simplifiée.
De même, la compatibilité du coffre-fort salarié avec le Compte Personnel d’Activité garantit l’accès à l’ensemble des bulletins de paie dématérialisés reçus tout au long de la carrière, en un espace unique, même en cas d’évolution professionnelle dans différentes sociétés. Enfin, la plupart des solutions du marché proposent un espace personnel pour conserver ses documents importants ou archiver l’historique de ses bulletins de paie papier, associé à des possibilités de partage en ligne. Ces solutions sont très utiles lors de démarches administratives.
Le constat est sans appel : les services RH et les salariés sont prêts. La digitalisation de la fonction RH s’accélère et une majorité de DRH se sentent aujourd’hui matures vis-à-vis de ce phénomène. De plus, les salariés ont de fortes attentes en termes de digitalisation RH.
La dématérialisation des documents RH représente une innovation majeure qui répond à de profondes attentes des services RH et des salariés. La dématérialisation des bulletins de paie est une première étape rendue possible grâce à un cadre réglementaire favorable. A terme, l’ensemble des documents RH ont vocation à être dématérialisés, bien que l’enjeu de pouvoir les diffuser au format papier reste essentiel. Il s’agit d’une réelle opportunité de franchir une nouvelle étape dans la transformation digitale de l’entreprise et des échanges qu’elle entretient avec ses collaborateurs. L’étude réalisée par l’IFOP* en mai 2017 rappelle que plus d’un français sur quatre pense avoir déjà perdu des bulletins de paie, et 79% sont prêts à les recevoir en version électronique sur un outil en ligne sécurisé. Pourtant, seules 10% des entreprises le proposent aujourd’hui…