Selon une étude menée auprès de directions juridiques françaises sur les évolutions technologiques, 71% des personnes interrogées considèrent la digitalisation comme une initiative qui relève de leur direction juridique, et 80 % précisent ne pas disposer d’un budget dédié. En outre, pour 89 % de répondants, de telles initiatives induisent notamment une évolution de la formation des juristes.
Alors que les services juridiques font face à des contraintes et des exigences opérationnelles persistantes, ils sont également tenus de fournir un service irréprochable en temps opportun, tout en réduisant les risques juridiques auxquels l’entreprise est exposée. L’une des principales responsabilités du service juridique est de gérer les obligations contractuelles des clients, et si ce processus n’est pas exécuté de façon optimale, il peut entraîner des retards dans les cycles de vente, des risques non atténués et de nombreux autres problèmes pour l’organisation.
Les récents progrès réalisés dans le domaine de l’Intelligence Artificielle (IA) font la démonstration de puissantes applications de l’apprentissage en profondeur et de technologies similaires dans une multitude de secteurs. Toutefois, ils ne sont pas encore réellement prometteurs en matière d’« IA générale » ou de technologie qui pense et apprend comme les êtres humains. Comme le fait remarquer Kai Fu Lee, spécialiste taïwanais de l’IA, nous sommes plutôt à l’« ère de la mise en œuvre »[1]. Des entreprises de divers secteurs, des assurances aux soins de santé en passant par la mode, emboîtent le pas. La gestion des contrats a également adopté une approche globale.
Les entreprises qui continuent de recourir à un traitement manuel et désuet ne font que limiter le plein potentiel des objectifs à long terme de l’organisation. Heureusement, cette réalité gagne du terrain. Selon un rapport de McKinsey, d’ici 2030, 70% des entreprises auront adopté au moins un type de technologie d’IA pour améliorer leur efficacité, contre 33% aujourd’hui.
Le foisonnement de textes non structurés et l’évolution du paysage juridique et réglementaire exercent une pression de plus en plus forte sur les services juridiques, déjà à court d’outils pour trouver un équilibre entre les besoins critiques de l’entreprise et les procédures fastidieuses – mais essentielles – et chronophages. L’automatisation des processus par cœur permet aux équipes juridiques de traiter les documents de manière sûre et efficace.
Le problème des processus contractuels inefficaces
Bien que la conclusion de contrats constitue une activité habituelle, peu d’entreprises la gèrent de façon efficace, ce qui signifie qu’elle exige plus de temps des avocats principaux. Les processus contractuels inefficaces font perdre aux organisations un pourcentage de leurs revenus annuels. De plus, lorsque les contrats sont mal gérés en raison d’une mauvaise gouvernance, cela peut coûter de 5 à 15 % de la valeur totale du contrat à l’entreprise. Le principal défi auquel sont confrontées les organisations en matière de processus contractuels provient en effet du grand nombre de contrats qu’elles doivent suivre, lesquels manquent souvent d’uniformité et sont difficiles à organiser, à gérer et à actualiser.
Ce que l’IA peut apporter
Les solutions de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) sont nées du constat que la durée de vie des contrats est longue et souvent mouvementée. Les systèmes statiques de gestion ne tiennent pas compte des fluctuations telles que l’augmentation des obligations, les possibilités d’élever les prix et les délais importants. Cela entraîne d’onéreuses pertes de contrats ou l’incapacité d’une partie à tirer tous les avantages des engagements qu’elle négocie. La CLM impose la standardisation tout au long du processus, y compris quant au libellé du contrat et à la façon dont les métadonnées sont stockées et gérées. Les bibliothèques de clauses et de modèles de contrats fournissent un langage standard permettant aux utilisateurs de lancer de nouveaux contrats. Il leur est également possible faire appel à des assistants pour créer de manière dynamique un contrat basé sur leur propre document avec un risque minimal. Mais la promesse de la CLM n’a jamais réussi à combler deux lacunes importantes en matière de processus contractuels :
- Lorsqu’une entreprise décide d’utiliser un contrat proposé par l’autre partie – un contrat « papier de tiers »,
- Dans le cas des contrats antérieurs, qui constituent en quelque sorte le « récit » des opérations historiques de l’entreprise.
Si l’on ne s’attaque pas à ces deux cas de figure, aucune CLM ne fournira une approche globale.
Dès le départ, le problème réside dans le fait que chaque entreprise possède des milliers, voire des centaines de milliers, de contrats actifs qui existaient avant la mise en œuvre d’une nouvelle solution CLM. Plutôt que de passer des semaines ou des mois à analyser les contrats existants pour obtenir des informations qui peuvent être, au mieux, biaisées (et, au pire, inexactes), l’IA appliquée à la gestion de contrats permet d’extraire rapidement des données pertinentes, permettant aux équipes juridiques de consacrer davantage de temps précieux aux analyses, et moins aux recherches.
Changement inattendu
Il n’est pas rare que les entreprises soient confrontées à des situations imprévues et inévitables. Qu’il s’agisse de changements au sein du service financier, de politiques internes ou même de modifications d’ordre législatif, il est important que l’organisation s’adapte rapidement et gère ces impondérables en toute sécurité. Dernièrement, nous avons été témoins d’une véritable « tempête » de changements avec des événements tels que le Brexit, les nouvelles règles comptables relatives aux baux, la California Consumer Privacy Act (CCPA) et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Dans ce contexte agité de conformité, les solutions technologiques, en particulier l’IA, aident les entreprises à traverser cette période et leur permettent d’évaluer rapidement l’impact de leurs activités contractuelles au sein de l’organisation.
Les services juridiques mettent souvent du temps à adopter les solutions d’intelligence artificielle, car le processus de transition d’une entreprise vers un nouvel écosystème technologique peut être décourageant. Il peut en effet être à la fois chronophage et générateur de changements susceptibles de perturber l’activité quotidienne et, par extension, la productivité et la qualité de service. C’est pourquoi identifier les outils les mieux adaptés aux besoins de l’entreprise et s’assurer que les équipes internes sont informées de la valeur que l’organisation peut en tirer permettra une transition plus harmonieuse vers la numérisation. L’automatisation est en train de changer la façon dont les entreprises mènent leurs activités, et les équipes juridiques en particulier ont en effet beaucoup à gagner en introduisant le machine learning et l’IA dans le processus de gestion des contrats.