Qu'il s'agisse de présenter des mesures financières décisives ou d'informer des collègues sur les performances des différentes activités de l'entreprise, tous les directeurs financiers ont une vision à partager, notamment en cette période de début d’année qui requiert reporting sur l’année passée et prévisions pour 2017.
Dans cette optique, la collaboration avec les autres services est considérée comme une priorité par 70 % des directeurs financiers*. Aujourd'hui, ils doivent donc plus que jamais communiquer efficacement et obtenir rapidement l'accord des parties prenantes pour les décisions métier. De ce fait, la mise en récit des données apparaît comme l'une des méthodes les plus payantes. Mais quel est donc le secret d'une mise en récit efficace ?
Ne pas avoir peur d'utiliser des données pour partager sa vision
Il incombe au directeur financier de définir une stratégie et de donner des orientations en matière de ressources. Arriver à faire parler les données rend les personnes plus convaincantes et les interlocuteurs se concentrent sur la teneur essentielle du message et, donc, sur ce qui est important.
Ne pas noyer ses collègues sous une masse d'informations
Il est essentiel de ne pas surcharger d'informations sorties de leur contexte les personnes qui ne travaillent pas dans la finance. Pour intéresser son audience, il est important de mettre l'accent sur l'histoire que peuvent raconter ses données. Les histoires permettent de donner vie aux faits. Elles peuvent aider à donner du sens à un ensemble disparate de faits. Elles facilitent la mémorisation des points essentiels et permettent d'avoir une image claire de l'avenir. Les histoires favorisent également l'interactivité : l'audience s'implique davantage et peut s'identifier à la situation.
Un bon récit devra reposer sur diverses questions : « quoi ? » ( les faits et les données), mais aussi « qui ? », « comment ? », « pourquoi ? » et, ce qui manque souvent, « et alors ? ». Ce sont ces éléments de l'histoire qui rendront les données pertinentes et tangibles.
Construire une analyse comme un récit, avec un schéma narratif
Lors de la création d'une histoire riche en données, il faut d'abord savoir ce que l'on va raconter. Qui sont les personnages ? Quels sont les obstacles à surmonter ? Que peut-on attendre de son audience à la fin de l’histoire ? Pour le savoir, il faut commencer par analyser les données et exposer ses découvertes, en utilisant des outils de visualisation de données pour accélérer et aller plus loin dans l'analyse. Chacun sera ainsi davantage en mesure d'examiner ses données de manière plus précise et plus pertinente.
Il faudra ensuite créer un storyboard qui représente la structure et la forme de son histoire. Cela aidera à réfléchir aux meilleures analogies ou métaphores, à définir clairement le défi ou l'opportunité et à déterminer le déroulement du récit et les transitions nécessaires. Le storyboard permet également de mettre l'accent sur les éléments visuels les plus importants, ceux dont on souhaite que les dirigeants se souviennent. Il est important de n’utiliser qu’un nombre restreint de diapositives. Si des détails supplémentaires sont nécessaires, il est préférable de les fournir dans un document annexe.
Etre vrai... Et l’histoire coulera de source
Pour mieux capter l'attention de ses interlocuteurs, il est important de se demander comment rendre un fait lié aux données plus personnel et qui interpelle davantage. Pour que les données soient marquantes, il est possible de les associer à une métaphore ou à une anecdote. Il faudra d’abord développer son histoire avec des données puis présenter les données et les faits sur lesquels repose le raisonnement. Ensuite, ces données pourront être complétées avec des données qualitatives.
Miser sur le visuel, comme un réalisateur
Les symboles, les graphiques et les images sont des outils de communication efficaces. Un élément visuel bien choisi et bien conçu transmet le message instantanément. En revanche, les tables de données ou de nombres ne sont pas toujours faciles à interpréter pour ceux qui n'ont pas l'habitude des feuilles de calcul. Il faut donc créer des analyses, tableaux et graphiques visuels bien conçus.
Cela s'applique en particulier lorsque l’on doit présenter des faits et des données qui ne constituent pas de bonnes nouvelles pour ceux qui écoutent. Par exemple, si l’on doit communiquer des informations sur un concurrent qui connaît une croissance rapide, une image montrant un prédateur sur la piste de sa proie peut être plus efficace qu'un tableau de chiffres en berne. L'image visuelle permet de prendre conscience du problème et du danger imminent. C'est également un bon point de départ pour faire avancer la discussion.
Se simplifier la vie et celle de son audience
La mise en récit facilite la communication. Les interlocuteurs se souviendront de la teneur essentielle du message et pourront agir en conséquence. Toutefois, la mise en récit doit être simple et directe. Il est certes possible de regrouper plusieurs histoires dans la même présentation, mais il ne faut surtout pas oublier que le cerveau humain ne peut généralement pas retenir plus de trois à cinq concepts ou faits majeurs. Il est donc important d’essayer de se limiter à deux ou trois questions essentielles et de les présenter d'une manière qui fasse écho auprès de l'auditoire.