Comme John F. Kennedy l’a si bien dit, le changement est inhérent à la vie. Aussi vrai que cela puisse paraître, le changement peut également être effrayant. Il est souvent avéré que nous nous réconfortons dans le familier, la norme, le quotidien, tandis que l'exotisme et le renouveau nous déstabilise, voire, nous apeure…
Le changement n’est jamais autant redouté qu’en entreprise. Les grandes structures, souvent conservatrices par nature, ont tendance à s'en tenir à leurs connaissances initiales, à ce qui les a servis dans le passé. Avec des milliards de dollars en jeu et des milliers d'emplois concernés, il n'est pas rare de constater une certaine inertie quant à l’organisation des entreprises. Si les structures et la culture mises en place initialement ont été couronnées de succès dans le passé, il est difficile de convaincre les dirigeants et les employés d’en changer.
Or, qu'on le veuille ou non, le changement est inévitable, et lorsque de nouvelles politiques d’envergure doivent être mises en place au sein d'une entreprise, la communication est sûrement le facteur clé pour mener à bien cette transformation. Pour que ces évolutions prennent effet, elles doivent, en premier lieu, être amenées par chaque employé de l'entreprise, du PDG à tous les salariés. L’intégration de tous les départements et entités de l’entreprise est absolument essentielle. Si les employés se sentent exclus du processus, le projet échouera avant même qu'il ait vu le jour. Il est donc crucial d'impliquer toutes les parties prenantes dès le départ.
Les méthodes pour parvenir à un résultat optimal varient d'une entreprise à une autre. Des brainstorms ou des sondages peuvent être de bons moyens pour mesurer le degré d'ouverture et d’enthousiasme des employés concernant les politiques de changement en cours d'introduction. Les séminaires peuvent être l'occasion idéale d’obtenir le retour des employés – plus à l’aise dans un environnement extérieur et neutre. Quelles que soient les méthodes utilisées, intégrer les employés au processus global et communiquer en toute transparence avec eux est primordial.
Une fois la première phase de consultation achevée et les décisions prises, la communication n’en devient pas moins importante. En effet, lorsque le relai d’informations est inexistant, les rumeurs ont tendance à se propager et, par conséquent, la panique à s’amplifier. La vidéo peut-être alors un outil très pratique, permettant aux messages d'être transmis, en même temps, à un niveau mondial et à toutes les branches de l’entreprise. L’un des principaux avantages de la vidéo, par opposition aux mails ou aux appels audio, est d’éviter une mauvaise interprétation du message délivré. Il est essentiel d'être clair sur les objectifs et les stratégies lorsque l’on communique sur le changement au niveau organisationnel. Et il semble que la vidéo soit le moyen idéal de se connecter, au-delà de ce qui peut être réalisé par téléphone ou échange de mails.
Lorsque l’on met en place des changements, il ne s’agit pas seulement de pratiques ou de systèmes amenés à être transformés, mais aussi et surtout, de mentalités et de culture d’entreprise. Travailler au-delà des frontières nationales et sur différents fuseaux horaires peut compliquer la transmission d’un message au public ciblé. C’est pourquoi, il devient impératif de trouver les moyens adéquats pour faciliter la connexion entre collaborateurs. Lorsque les délais sont trop courts pour permettre d’envoyer une équipe de responsables en voyage d’affaires à travers le monde pour s’entretenir en face à face, la vidéo apparaît comme l'outil le mieux adapté pour diffuser ce message. Sans compter que cela est réalisable instantanément virtuellement. Une fois les employés consultés et tenus informés d’importantes décisions, ils s'adapteront plus aisément au changement rapide et continueront à favoriser et améliorer la vie en entreprise avec succès.