La France compte près de 1,3 million d'associations en activité. Pour ces entités, communiquer et collaborer en interne est un besoin incontournable, quelle que soit leur structure ou leur taille.
Pourtant, les outils de communication internes sont la plupart du temps peu adaptés, voire obsolètes. Les associations pensent trop souvent ne pas pouvoir se permettre l'utilisation de technologies plus robustes, mais ce n'est aujourd'hui plus qu'une idée reçue.
Les grandes associations jouissent d'une organisation et d'outils similaires à ceux des entreprises – notamment en termes de communication interne. Mais le constat n'est pas le même pour les associations de plus petite taille, qui constituent la grande majorité du tissu associatif français : elles ont souvent moins d'adhérents, des revenus plus modestes et des moyens limités. Ces structures n'imaginent pas être en capacité de mettre en place des outils de communication interne, et pourtant leurs besoins en termes d'échanges et de communication sont tout aussi importants.
Un besoin intrinsèque de communiquer
Les adhérents d'une association partagent une même cause mais sont bien souvent éloignés les uns des autres la journée et ne sont pas forcément présents aux événements organisés. Cette disparité géographique et temporelle complique leur collaboration. De plus, il s'agit souvent de bénévoles qui profitent de leur temps libre pour effectuer les missions confiées – difficile donc de se synchroniser les uns avec les autres. Pourtant, il est primordial de communiquer en amont, pendant et après les projets afin d'améliorer la coordination, mais aussi les synergies entre les différents acteurs.
Dans un tel contexte, comment former les nouveaux arrivants ? Comment favoriser l'échange et le partage de connaissances entre les membres ? Il est en effet impossible d'apprendre, ou de collaborer, sans communiquer avec les adhérents déjà actifs.
Espace numérique de collaboration, de rencontres et d'échanges
Les réseaux sociaux d'entreprise et les espaces collaboratifs en ligne permettent de prolonger les espaces physiques de travail et de rencontres. Réunis au sein d'un même espace numérique, les adhérents peuvent interagir les uns avec les autres mais aussi retrouver toutes les informations et interlocuteurs nécessaires.
Alors, pourquoi les associations ne sont-elles pas déjà équipées ? Tout d'abord, parce que de tels outils coûtaient – il y a encore quelques années – assez chers. La plupart des responsables d'associations n'osent pas imaginer mettre en place un réseau social privatif, puisqu'ils le pensent hors de prix. De plus, contrairement aux entreprises, les associations ne bénéficient pas de l'expertise d'un département informatique ou d'un directeur de l'innovation les poussant à s'équiper. Ces différents facteurs ont donc contribué au retard que les associations connaissent. Néanmoins, avec la démocratisation de la technologie, de tels outils sont aujourd'hui devenus accessibles et il n'y a plus de raisons de ne pas y avoir recours. Des initiatives comme ADB SolidaTech font surface. Elles ont pour objectif de favoriser l'accès à la technologie via le recensement de plus de 200 outils numériques, mais aussi des offres tarifaires et un accompagnement adapté.
Un outil au service du sentiment d'appartenance
Le numérique peut servir de « Hub » pour les membres d'une association : un endroit où ils auront accès aux ressources, aux intervenants, ou encore aux discussions. Le format « réseau social » est maintenant une évidence sur Internet. Et il est particulièrement adapté au besoin des associations, au sein desquelles le sentiment d'appartenance est fort. S'il est privatif, le réseau social prend tout son sens car il permet une véritable participation des uns et des autres, sans perte de confiance et sans perte de contrôle. Le numérique peut et doit servir aujourd'hui à tisser du lien et à renforcer les échanges.
En parallèle, l'usage des technologies est un véritable atout pour attirer la jeunesse, notamment les « digital natives », qui se reconnaissent dans cette manière de communiquer. Mieux communiquer grâce au numérique, c'est à la fois se moderniser et dynamiser son activité. Attention néanmoins à ne pas tomber dans les ornières du modernisme et adopter un outil numérique uniquement pour « vivre avec son époque » : il faut rester humain, et ne pas isoler une partie des adhérents en implémentant un outil réservé aux « geeks ». L'outil choisi doit être simple, universel et à la portée de tous.
Comment mettre en place un réseau social privatif au sein d'une association ?
La plupart des réseaux sociaux privatifs offrent la possibilité de compartimenter les utilisateurs. La première étape est donc de définir les groupes et les usages. En effet, bien qu'il s'agisse d'un lieu d'interactions, il faut que l'outil s'appuie sur des besoins réels. De nombreux usages sont possibles ; parmi eux, la création d'un groupe avec l'ensemble des adhérents afin d'échanger sur les des projets en cours, partager des retour d'expérience, ou encore la création d'un groupe avec les élus, ou les mécènes, pour véhiculer des messages corporate et mettre en avant les réussites de l'association.
On peut également imaginer un groupe avec les anciens adhérents afin de conserver le lien et éventuellement les inciter à reprendre part à l'association. L'association pourra profiter d'un grand événement – comme une Assemblée Générale – pour annoncer le lancement de l'outil. Afin d'accompagner la mise en place – il est pertinent de s'appuyer sur les bonnes volontés. Les membres les plus actifs, les plus jeunes ou les plus « connectés », seront moteurs et aideront à sa mise en place. L'énergie qu'ils apportent au projet permettra d'accélérer son adoption. Les associations n'ont donc plus besoin de se cantonner aux outils basiques et bien souvent obsolètes... Elles peuvent à présent bénéficier des mêmes solutions de communication interne que les entreprises, la technologie étant arrivée à maturité. Aujourd'hui le marché propose des offres flexibles et adaptables, c'est donc maintenant au tour des associations de prendre conscience qu'il est possible de s'équiper et de se moderniser.