Le monde du travail est en pleine mutation alors que les entreprises s’adaptent comme elles le peuvent face à la situation inédite que nous traversons actuellement, et qui pose des défis importants aux responsables de l’IT et de la sécurité. Dans de nombreuses organisations, les employés sont répartis dans plusieurs villes, pays voire continents.
Dans ce contexte, quels sont les ajustements à mettre en place pour maintenir le niveau d’activité et s’assurer que les meilleures conditions soient réunies pour chaque employé ?
Le principe de départ. Les entreprises doivent partir du principe que tout le monde se connecte à un Internet insalubre et que chacun accède à d’importants actifs. Cela signifie que ces personnes ont besoin de la protection, de la sécurité et des outils adéquats pour effectuer leur travail. Cela veut également dire qu’elles pourraient être tentées d’utiliser des ressources de « shadow IT » telles que Dropbox ou d’autres méthodes personnelles. Il est important que les entreprises ne laissent pas la commodité devenir leur ennemi, et qu’elles répondent aux besoins en matière de travail à distance.
Les implications pour les postes de travail fixes. Ce n’est pas parce que tout le monde possède un ordinateur portable que la transition vers le travail à distance est couronnée de succès. Lorsque les employés travaillent à leur bureau, ils disposent généralement d’une station d’accueil, d’un grand clavier pratique et de plusieurs écrans. Désormais, ils doivent accomplir leurs tâches sans aucun de ces périphériques. En fonction de leur situation, les entreprises ont peut-être été amenées à définir rapidement des stratégies pour leur permettre d’emporter du matériel de bureau à la maison ou d’acheter des moniteurs externes supplémentaires et d’autres équipements pour compléter leurs ordinateurs portables.
La bande passante. Si la plupart des employés disposent chez eux d’une connexion à large bande, les réseaux domestiques ne suffisent pas toujours, notamment en ce qui concerne les vitesses de téléchargement et la latence suffisamment faible pour supporter les vidéoconférences et les échanges de fichiers volumineux. Il est donc nécessaire d’établir un plan pour améliorer la bande passante à domicile en fonction des besoins, et par extension une stratégie à cet égard afin que les employés puissent s’occuper eux-mêmes de cette question.
Les vidéoconférences. Pour que le personnel en télétravail reste connecté, il faut que chacun se familiarise avec la vidéoconférence et apprenne à s’en servir. Si ce n’est pas déjà fait, les organisations doivent prendre une licence d’entreprise, puis s’assurer que l’ensemble des collaborateurs disposent d’un matériel audio adéquat (microphones et haut-parleurs) qui fonctionne correctement avec l’outil de conférence standard. La vidéoconférence a déjà gagné en importance, car de manière générale, les réunions et les événements en personne se déroulent de plus en plus virtuellement.
L’impression et le partage de fichiers. Ce sont deux tâches courantes que nous tenons pour acquises au bureau, mais lorsque nous travaillons à domicile, elles peuvent toutes deux devenir des cauchemars en termes de technologie et de sécurité. Le département IT doit saisir les enjeux et prévoir des moyens pour que les données de l’entreprise demeurent protégées dans ces circonstances.
Les autres outils. Les organisations doivent, si ce n’est pas déjà fait, choisir une plateforme en ligne (Office 365 ou G Suite) comme norme d’entreprise et surtout, ne pas essayer pas de le faire soi-même avec une solution improvisée. Il est également important de déterminer les systèmes spécifiques dont le personnel en télétravail a besoin pour se connecter à distance et de s’assurer que cet accès est sécurisé par des réseaux privés virtuels (VPN) adéquats ou d’autres systèmes de chiffrement de bout en bout.
Le soutien et le support du service IT. Les entreprises qui comptent aujourd’hui des employés à distance doivent évaluer les besoins éventuels pour faciliter cette transition. De plus, il est essentiel de prévoir des sessions informelles pour aider les nouveaux membres du personnel à intégrer l’organisation malgré les conditions particulières. Dans un premier temps, il faut commencer par former le personnel du service d’assistance à la gestion des situations, des outils et des problèmes techniques associés au travail à distance.
Les entreprises ont été contraintes d’adopter ce nouveau format du jour au lendemain pour l’ensemble de leurs employés en raison de la crise actuelle liée au coronavirus. Elles doivent s’adapter et mettre en place un certain nombre de règles, de processus et d’outils pour maintenir leur niveau d’activité. Si le télétravail comporte de nombreux défis, il présente également une multitude d’avantages en termes d’amélioration de la résilience et de la sécurité globale, ainsi que de gains de productivité potentiels. Et si cette situation exceptionnelle présageait de la façon dont les organisations travailleront demain ?