Le leasing : solution écologique et économique de gestion de parc IT

Les arguments vis-à-vis du leasing ne sont cependant pas que financiers, puisqu’ils concernent aussi la gestion de flotte mobile ou de parc IT et même la sobriété numérique et le numérique responsable.  En effet, dans une société de plus en plus tournée vers la diversité des appareils et vers l’économie de l’usage, la location de matériel informatique est un des choix indiqués pour accompagner les organisations. 

Mais concrètement, pourquoi louer son parc informatique s’avère-t-il avantageux ? Quels en sont également les risques ? Et quels sont les éléments à prendre en compte dans un contrat de leasing ?

Les avantages du leasing d’appareils mobiles

 Le leasing informatique présente plusieurs avantages pour les entreprises. Ces avantages sont à la fois d’ordre économique, d’ordre de la gestion de parc et d’ordre écologique. 

L’optimisation économique de la gestion de parc IT 

• Maîtrise des coûts : le leasing informatique permet de maîtriser leurs coûts en payant un loyer mensuel ou annuel fixe, une solution de financement souvent plus économique que l’achat des appareils informatiques
• Optimisation de la trésorerie : la maîtrise des coûts apportée par le leasing permet également d’optimiser la trésorerie en évitant d’investir des sommes importantes en capital pour l’achat d’équipements, ce qui préserve, entre autres, la capacité d’emprunt pour les diriger vers d’autres investissements
• Avantages fiscaux : les loyers de leasing constituent des charges de l’exercice de l’entreprise qui viennent diminuer le résultat de la société et donc les impôts dus (impôt sur les sociétés (IS) ou impôt sur les revenus (IR) sans distinction)

L’optimisation de la gestion technique de parc IT 

• Flexibilité et évolutivité : grâce au leasing, les entreprises peuvent modifier leurs équipements informatiques selon leurs besoins et n’ont pas de gestion interne de maintenance, réparations et recyclage, ce qui leur permet de se concentrer sur leur cœur de métier plutôt que sur la gestion de parc IT
• Mise à jour régulière des équipements et satisfaction collaborateurs : grâce au leasing, les organisations peuvent rester à la pointe de la technologie en bénéficiant d’une mise à jour des équipements informatiques à la fin des contrats et fournir des appareils plus récents à leurs collaborateurs  tout en garantissant une valorisation de fin de vie ou la remise dans le circuit des anciens appareils
• Logiciels et matériels homogènes : le leasing permet aussi de bénéficier d’un parc homogène régulièrement mis à jour

 L’optimisation écologique de la gestion de parc IT et de la consommation d’appareils informatiques 

• Avantages écologiques : le leasing permet de limiter les achats inutiles en vue de plus de sobriété numérique, mais aussi d’allonger la durée de vie des appareils IT en permettant de faire passer les appareils par plusieurs utilisateurs voire parcs informatiques et optimiser le recyclage des composants électroniques et plastiques des appareils en fin de vie, tout comme de réduire la production de déchets électroniques

Les risques et inconvénients liés au leasing d’appareils informatiques 

Les avantages du leasing sont nombreux, mais quelques risques ou inconvénients sont aussi à prendre en compte. Voici quelques-uns des risques à garder en tête :

• La couverture de l’assurance : il faut s’assurer que le contrat de leasing inclut une couverture d’assurance adéquate pour les équipements loués et qu’elle couvre également la maintenance et les réparations en cas de choc ou chute, ainsi que les risques de perte ou de vol 
• L’âge des appareils : pour garantir une bonne cybersécurité à l’organisation et à aux  collaborateurs, les appareils doivent être suffisamment récents pour pouvoir encore bénéficier des dernières mises à jour applicatives et de système (OS)
• Dépendance au fournisseur : les entreprises peuvent être limitées dans leur choix de fournisseurs et de modèles en fonction des accords de leasing disponibles
• Valeur résiduelle incertaine : à la fin du contrat, l’option d’achat peut impliquer une valeur résiduelle qui peut être difficile à prévoir avec précision car elle dépend de l’état de matériel à la fin du contrat – il est donc important de bien protéger physiquement le matériel avec par exemple des coques et verres trempés

 Les critères à prendre en compte dans un contrat de leasing 

Il est crucial de garder en tête les termes du contrat essentiels pour être bien équipés et protégés sans être bloqués :

• La durée du contrat : chaque prestataire détermine des conditions d’engagement et de durée de la location différentes. Il faut s’assurer que les conditions proposées correspondent tant sur le plan stratégique que financier
• Le coût de la location : le coût de la location peut varier selon le type de matériel choisi, la durée de la location, des options supplémentaires choisies,…, Il faut s’assurer que tous les critères correspondent à ses besoins et à ses moyens
• Les modalités de paiement : certains prestataires proposent des paiements mensuels, annuels, fixes, et variables. Il est important de se renseigner pour que les modalités correspondent à ses besoins
• Les frais d’installation : certains prestataires ne prennent pas en charge l’installation du matériel ou peuvent facturer des frais pour configurer le matériel loué, renseignez-vous bien avant de signer !  
• Le type de matériels fournis (neufs ou reconditionnés) : pensez à se renseigner si le prestataire propose du matériel neuf et/ou reconditionné à la location, car cela peut influencer le coût de la location, les conditions de maintenance et de réparation, ou encore permettre de pousser encore plus loin sa stratégie de RSE et de numérique responsable
• Les conditions de maintenance et de réparations : il est essentiel de connaitre les conditions de maintenance et de réparations proposées par l’entreprise qui loue le matériel, car certaines peuvent imposer un nombre maximal de réparations sur une période, par exemple, et les mauvaises surprises peuvent vite arriver
• Les options de fin de contrat : il est bon de savoir si, à la fin du contrat de location l’entreprise est tenue de restituer le matériel loué ou si elle a l’option de le garder en échange d’un paiement supplémentaire.

En fin de compte, la décision entre le leasing et l’achat comptant classique dépend des priorités financières et stratégiques de chaque entreprise.  Le leasing informatique est une solution de financement qui permet aux entreprises de louer des équipements informatiques plutôt que de les acheter. Les grands avantages du leasing concernent tant les aspects financiers, de gestion de flotte mobile ou de parc IT ainsi que la sobriété numérique et le numérique responsable.

Ainsi, les entreprises recherchant une gestion plus souple des flux de trésorerie et une mise à niveau régulière du matériel peuvent trouver le leasing attrayant, tandis que celles visant à réduire les coûts à long terme et à maximiser leur contrôle sur l’infrastructure peuvent préférer l’achat comptant.   Quelle que soit l’option choisie, il est essentiel de mener une analyse approfondie et de tenir compte des facteurs spécifiques à l’organisation pour prendre la décision la mieux adaptée à ses besoins. 

En effet, il est important de se souvenir que le leasing n’est pas une « solution miracle » mais une manière parmi d’autres d’aborder l’approvisionnement et les enjeux environnementaux. En outre, l’achat de matériel reconditionné présente également de réels avantages économiques et écologiques.