La gestion documentaire, la grande oubliée des entreprises ?

Au-delà de l’e-facturation

Toutes les entreprises sont concernées par la gestion documentaire. Ce processus qui supervise la composition des documents ainsi que leur diffusion sur différents canaux de communication est centrale. Et son périmètre ne se limite pas qu’aux factures qui ne représentent que 50% des envois selon une étude menée par l’agence Techvalidate. Que fait-on des 50% restants ? Brochures commerciales, devis, lettre d’information sont autant d’exemples témoignant de la grande variété de documents à gérer. Pourtant, au milieu d’une vague de digitalisation touchant toutes les strates de l’entreprise, nombre de PME et TPE n’ont pas passé ce cap, adoptant encore une gestion manuelle couteuse et chronophage.

En réalité, la gestion documentaire est souvent sous-estimée des entreprises alors que son caractère stratégique est indéniable. Il faut donc sortir d’une vision centrée sur la facturation et avoir recours à des processus automatisés appliqués à l’ensemble des documents. Pour les sociétés devant en gérer un large volume, cette solution s’avère indispensable si on souhaite réduire ses coûts rapidement. Un avantage plus que bienvenu au cœur d’un contexte économique tendu.

Automatiser sa gestion de documents

L’automatisation des processus documentaires est une démarche qui nécessite organisation et rigueur. Avant toute chose, il est important d’avoir une réflexion globale et d’effectuer un rapide bilan des process en place : combien de documents sont envoyés chaque mois/année ? Quels sont les types de documents ? Combien de temps la préparation ainsi que l’envoi des documents prennent-ils ? Quel est le coût associé ? Autant de questions qu’il faut se poser pour comprendre quel aspect doit être automatisé en priorité.

Cependant, et en sachant cela, beaucoup d’entreprises se précipitent vers la première solution venue, quitte à les accumuler. Une erreur que les PME et TPE ne peuvent se permettre de faire puisque la plupart d’entre elles n’ont pas suffisamment de moyens financiers et humains pour implémenter plusieurs solutions à la fois. Conscientes du peu de marge de manœuvre à leur disposition, il leur faut trouver un moyen, peu couteux et rentable, d’optimiser l’ensemble de leurs flux documentaires. De façon générale, le choix d’une option générale et flexible sera recommandé pour couvrir davantage de besoins et à moindre coût. De plus, se tourner vers une solution adaptée à sa structure permettra à de nombreux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Un véritable gain de temps et de productivité en somme.

Assurer la conduite du changement

Ces changements ont besoin d’être supervisés, ne serait-ce que pour faire des choix qui sont en adéquation avec la satisfaction client. Prises dans leur élan, certaines sociétés pourraient en effet opter pour une stratégie documentaire entièrement digitale. Si cette perspective peut réjouir certains clients, elle n’est pas encore véritablement plébiscitée par tous. Dès lors, il convient de personnaliser sa relation client en adaptant l’envoi des documents aux préférences de chacun.

De la même manière, l’accompagnement des collaborateurs est également primordial pour embarquer tout le monde dans la bonne direction. Sensibiliser, former sont les maîtres mots pour que les collaborateurs puissent percevoir ces transformations comme une opportunité. En fin de compte, c’est en mettant en avant les nombreux bénéfices d’une telle démarche qu’il sera possible de convaincre un nombre croissant de sociétés d’aller plus loin que la dématérialisation de la facturation pour automatiser un maximum de process inhérents au poste client.