Emploi : comment devenir un maître du temps et travailler plus efficacement ?

Optimisez vos ressources

Si nous abordons maintenant les aspects organisationnels, en tant que manager, il est essentiel de considérer votre département comme un réservoir de compétences et d’heures à valoriser. Votre responsabilité est de distribuer efficacement l’ensemble des tâches au sein de votre équipe, en tenant compte des compétences disponibles.

Il est impératif d’optimiser le temps de chaque collaborateur en fonction de leurs capacités et des besoins de l’équipe, en s’assurant que chaque heure soit employée de la manière la plus efficace possible. Cela nécessite un équilibre judicieux entre les tâches à faible valeur ajoutée et celles qui en ont une plus élevée.

La délégation est un outil précieux qui permet de confier des tâches à faible valeur ajoutée à des membres de l’équipe moins expérimentés. Cela libère du temps pour que les personnes plus qualifiées se concentrent sur des activités ayant un impact plus significatif sur l’organisation.

Une répartition équilibrée des charges de travail et des responsabilités permet de consacrer du temps aux activités à forte valeur ajoutée, telles que l’élaboration de stratégies, la construction de budgets, la gestion des aspects politiques liés à votre poste, ou encore l’alignement des membres d’un comité de direction sur les décisions que vous souhaiteriez voir adoptées.

La quête d’une utilisation optimale du temps est également cruciale si vous souhaitez libérer des ressources pour développer votre réseau et promouvoir vos réalisations. Il est important de comprendre que cultiver son influence, ou « rayonnement », est une activité essentielle pour étendre votre portée et, par conséquent, améliorer votre performance, un sujet que nous aborderons en détail dans le chapitre 1.

En outre, si l’on considère que l’efficacité est étroitement liée à la capacité d’analyser et de prioriser, et donc à la réflexion, il est nécessaire de s’accorder du temps pour l’introspection. Cette démarche est indispensable pour prendre du recul, ce qui est essentiel pour des prises de décision éclairées. Cela implique également de consacrer du temps à la lecture d’articles, à la formation, mais aussi à des activités de détente, telles que flâner, se relaxer et observer.

Savoir estimer le temps d’une tâche

Faire en sorte que tout ce que vous produisez (documents, présentations) puisse être réutilisable pour gagner du temps une prochaine fois.

Il est essentiel d’apprendre à estimer le temps nécessaire pour accomplir une tâche ou un travail. Cette compétence est cruciale pour maîtriser vos priorités et, surtout, pour savoir quand et comment déléguer. Vous devez être en mesure d’évaluer la charge de travail que vous transférez à vos collaborateurs.

Au-delà de l’estimation de la durée ou de l’effort requis pour une tâche, qui implique la quantification des ressources nécessaires, la question centrale est d’évaluer ce qu’une ressource supplémentaire apporterait à l’organisation. Autrement dit, il s’agit de calculer la valeur marginale que vous pouvez offrir à vos clients, qu’ils soient internes ou externes.

Il est essentiel de déterminer si vous pouvez faire une différence significative, et surtout de veiller à ne pas tomber dans le piège de la loi de Parkinson, qui stipule que « le travail s’étend de manière à remplir le temps disponible pour son achèvement ». Cela va à l’encontre de l’approche marginale !

Dans le secteur du conseil, il est courant de travailler avec la technique du « Time Boxing » (boîte de temps), qui consiste à se fixer une limite de temps pour atteindre les objectifs d'une tâche. Il est également utile de désigner un gardien du temps pour s’assurer que les délais sont respectés. Vous découvrirez qu’adopter cette méthode accroît considérablement votre efficacité.

Quoi qu’il en soit, il est important d’être généreux dans l’effort. Accomplissez ce que vous avez à faire jusqu’à ce que vous ressentiez la satisfaction profonde du travail bien fait, ce sentiment d’accomplissement qui accompagne l’excellence.

Si vous ne ressentez pas encore cette sensation agréable, cela signifie probablement que le travail n’est pas pleinement abouti, et qu’il faut continuer de le peaufiner jusqu’à atteindre ce niveau de perfection.