Dématérialisation obligatoire des factures pour les entreprises

Depuis 2020, toutes les entreprises doivent transmettre leurs factures via la plateforme Chorus, pour des contrats conclus avec la sphère publique (Ministères, collectivités territoriales ou établissements publics). À partir du 1er juillet 2024, l’obligation de dématérialisation sera progressivement étendue à l'ensemble des entreprises en France, quels que soient leur taille ou leur secteur d'activité, selon les obligations suivantes : recevoir et émettre les factures, transmettre les factures via une plateforme étatique ou privée qui soit certifiée par l’Etat, transmettre le flux de données de facturation (dont les informations liées à la TVA) à l’administration et mettre en place une piste d’audit fiable dans les systèmes d’informations. En plus de réduire l’empreinte carbone de l’entreprise, la dématérialisation des factures apporte une valeur ajoutée pour le traitement des volumétries importantes de factures, permet de réduire les coûts de traitement, et contribue à diminuer drastiquement le risque d’erreur.
Pourtant, les entreprises ne semblent pas encore disposer de tous les outils nécessaires pour passer le cap.

Quelle est la part des entreprises ayant déjà adopté cette obligation ?

Actuellement, les entreprises, et plus particulièrement celles pour lesquelles cette nouvelle règlementation s’appliquera dès juillet 2024 pour l’ensemble de la facturation, ont démarré les travaux d’analyse des impacts et de cadrage des futures modalités de fonctionnement (processus, organisation et système d’information). Cependant, les certifications (de type OD ou PDP) pour les plateformes ne seront attribuées qu’à partir de septembre 2023 et la plateforme de l’Etat n’est pas encore disponible. En avance de phase par rapport à l’échéance du 1er juillet, une plateforme publique sera accessible à partir de janvier 2024 sous certaines conditions et pour permettre une phase pilote.

Quels sont les bénéfices de la dématérialisation de factures ?

La dématérialisation des factures va produire une réduction significative des délais de traitement, ce qui, probablement, contribuera à des gains de compétitivité pour les entreprises. Les modalités de déclaration de la TVA seront facilitées et s’inscrivent dans la dynamique de simplification voulue par la réforme et attendue par les entreprises. Enfin les transactions internationales avec des entreprises basées dans des pays qui ont déjà adoptés la dématérialisation des factures seront facilitées ; en effet une norme internationale existe déjà et a pour vocation de standardiser et de normaliser la facturation.
Outre les bénéfices escomptés pour les entreprises, la dématérialisation et les échanges de données de paiement avec la plateforme publique permettra à l’Etat de bénéficier de davantage de prédictibilité sur l’activité des entreprises, sur la TVA et de réduire les risques de fraudes.

Que changera concrètement la dématérialisation des factures pour les entreprises ?

Très concrètement, les entreprises vont devoir utiliser, selon un calendrier échelonné en fonction de leur taille, une plateforme de dématérialisation de leurs factures.
La valeur probante des factures sera portée par les informations de ces plateformes. Les factures papier ou reçue par e-mail perdront la valeur probante.

des dans un échelon de temps gradué dans le temps, passer par des plateformes de dématérialisation pour opérer ce changement. Deux possibilités s’offriront à eux pour ce faire : soit ils passeront par l’une des plateformes enregistrées et « labellisées » comme tel, soit ils emploieront directement le portail public de facturation, à l’image de « Chorus Pro », qui est déjà aujourd’hui en charge de l’échange et de la transmission des factures avec les organismes du secteur public.
Pour rappel, voici les dates et échéances appliquées à l’obligation de dématérialisation, rappelées par la plateforme « Service-public.gouv » :
Les obligations de facturation électronique seront imposées :

• à compter du 1er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des assujettis,
• à compter du 1er juillet 2024, en émission, pour les grandes entreprises (effectif supérieur à 5.000 personnes ou CA supérieur à 1,5 Md€),
• à compter du 1er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire (effectif compris entre 250 et 5.000 personnes ou CA supérieur à 50€),
• à compter du 1er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.

Comment trouver la plateforme adaptée aux processus définis par l’entreprise ?

A l’heure actuelle, nous n’avons pas de visibilité particulière sur le nombre et la nature des plateformes qui choisiront de s’engager pour obtenir la certification qui sera délivrée par l’Etat. Ce que nous savons, c’est que la réflexion, pilotée par les services de l’Etat, a conduit à établir un cahier des charges en la matière. Les plateformes seront référencées par les services étatiques – selon toute vraisemblance, du Ministère des Finances »-, libre aux entreprises de choisir en fonction de leurs besoins. Plusieurs entreprises ont entamé les travaux de dématérialisation. L’enjeu est de commencer suffisamment tôt pour avoir le temps nécessaire de traiter les impacts tant sur les processus, l’organisation que sur le système d’information et d’éviter une période de goulot d’étranglement quelques semaines ou mois avant l’échéance de juillet 2024. Nous accompagnons d’ores et déjà nos clients en ce sens.

Cela signifie-t-il l’ouverture de la plateforme Chorus Pro à l’ensemble des entreprises ?

Chorus Pro reste l’un des acteurs de pointe en la matière pour le secteur public. Pour le privé, l’Etat travaille sur le Portail Public de Facturation dédié qui pourra être utilisé directement par les entreprises ou auquel pourront se connecter les plateformes privées et accréditées.

Quels changements organisationnels et digitaux au sein de l’entreprise cette mise en conformité implique-t-elle ?

Concrètement, cela va nécessiter une revue des processus ayant attrait à la facturation, et des outils concernés . Les organisations devront être adaptées et certaines tâches seront redistribuées entre les collaborateurs. De ce point de vue, il y a fort à parier que beaucoup d’entreprises qui s’engagent dans ce processus obtiendront des gains significatifs
La dématérialisation aura une incidence financière pour les entreprises au travers de :
• La diminution du coût de traitement des factures
• La réduction du volume de relance
• Une meilleure maitrise des délais de paiement
• Le traitement accéléré des factures (et leur paiement) dans le respect de la Loi de Modernisation de l’Economie
• La facilitation de la déclaration de TVA qui sera pré-remplie et réduit les risques d’erreurs et de redressement fiscal.

Comment et par qui se faire accompagner dans cette mise en conformité ?

Il existe des cabinets conseil, comme Magellan Consulting, dont l’expertise en matière d’accompagnement à la transformation, notamment numérique, peut être utile dans le cadre de la dématérialisation des factures. Outre la définition de besoins spécifiques à l’entreprise, nous accompagnons nos clients dans le choix de la plateforme, le déploiement de la solution de manière graduelle et adaptée pour répondre aux exigences fixées par le législateur.