Il y a encore quelques années, recevoir son bulletin de paie en version papier était une norme incontestée. En l’espace de cinq ans, la dématérialisation des bulletins de paie a connu une progression spectaculaire, s’imposant comme une nouvelle norme pour une majorité de salariés en France.
Dématérialisation des bulletins de paie : un nouveau standard en entreprise ?
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Publié le 22 février 2025 à 9h00
16%16 % des bulletins de paye sont encore envoyés par email, alors que ce mode de diffusion n’est pas conforme à la réglementation.
Selon le Baromètre 2024 de la dématérialisation des documents RH mené par Digiposte et OpinionWay, 63 % des travailleurs reçoivent aujourd’hui leur fiche de paie au format numérique contre seulement 42 % en 2020. Cette transition vers un environnement professionnel toujours plus digital, loin d'être anodin, témoigne d’un bouleversement profond des usages et des mentalités, même si des inquiétudes persistent.
Le coffre-fort numérique, outil plébiscité par les salariés, s’impose comme une réponse adaptée aux besoins de sécurité et d’accessibilité. Il permet non seulement un stockage sûr et durable des bulletins de paie, mais ouvre aussi la voie à une centralisation plus large des documents RH.
La praticité de conservation (58%) et l’accès facilité (51%) restent les deux principaux leviers de la dématérialisation du bulletin de paie et les salariés recevant leurs bulletins de paie dans un coffre-fort numérique sont très confiants, à 90%, par rapport au stockage de ce type de document.
Pourtant, cette transformation n’est pas exempte de résistances. Près de 80 % des salariés expriment encore des préoccupations face aux risques numériques, notamment le vol de données personnelles ou l'utilisation frauduleuse de leurs documents. Un sentiment de vulnérabilité qui n’est pas à prendre à la légère et qui impose aux entreprises et aux acteurs de la dématérialisation un effort constant en matière de transparence et de pédagogie. Car si la technologie est prête, les esprits, eux, ont encore besoin d'être rassurés. Dans ce contexte, l’hébergement des données en France ou en Europe émerge comme une solution rassurante, souhaitée par 72 % des répondants. Des solutions de confiance peuvent apporter une réponse sécurisée et pédagogique pour accompagner les entreprises dans cette transition numérique, au bénéfice des employeurs comme des salariés.
Par ailleurs, des disparités entre grandes entreprises et TPE/PME, bien qu’elles tendent à s’estomper, persistent encore. Les petites structures ont adopté ces solutions plus tardivement - le coffre-fort numérique est massivement adopté dans les grands groupes (81 %) - souvent par manque de moyens techniques ou par habitude. Cependant, la progression de l’usage du coffre-fort numérique dans les TPE, qui a doublé en cinq ans, est un signe encourageant.
Il devient également nécessaire de clarifier certains usages. En effet, pour les bulletins de paie numériques, 16 % sont encore envoyés par email, alors que ce mode de diffusion n’est pas conforme à la réglementation. Autre exemple : nombreux sont les salariés (26 %) qui ignorent encore qu’un coffre-fort numérique est personnel et reste accessible même après un départ de l’entreprise. 26 % pensent même devoir tout imprimer avant de quitter leur poste. Une meilleure communication sur ces aspects pourrait renforcer encore l’adhésion à ces outils.
Enfin, au-delà du simple bulletin de paie, c’est toute la gestion des documents RH qui pourrait bénéficier de cette digitalisation. Contrats de travail, documents de formation, voire signature électronique des avenants : les salariés eux-mêmes expriment une forte appétence pour un élargissement des usages (75 %). Et si demain, l’ensemble de la vie administrative professionnelle pouvait être géré via une unique plateforme sécurisée ?
L’avenir est déjà en marche. Mais pour convaincre les derniers sceptiques, la clé réside dans un équilibre entre efficacité numérique et garantie absolue de la sécurité des données. Plus qu’une tendance, la dématérialisation s’impose comme un véritable enjeu de confiance entre employeurs et salariés.