Face à la digitalisation des entreprises, les solutions de Gestion Électronique de Documents (GED) sont aujourd’hui une des composantes essentielles de leur transformation. Outil central au sein des organisations, elles ont pour vocation de gérer l’intégralité (ou partie) des documents de l’entreprise.
2024 : Entrepreneurs, la GED doit s’inscrire dans votre stratégie à court terme !
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Publié le 12 février 2024 à 4h30
50%Les factures représentent 50% des documents d'une entreprise.
Le marché, devrait ainsi atteindre les 9,5 milliards d'euros en France cette année, un marché qui a le vent en poupe depuis la pandémie de Covid-19. Mais pour quelles raisons votre entreprise devrait s’équiper d'un logiciel de GED en 2024 ? Notre expert Annabelle Régnault, directrice marketing de DocuWare France détaille ici en 9 points clés les principaux avantages de la GED dans un monde en profonde mutation.
1 : Passage à la facture électronique obligatoire
La facturation électronique, dite e-invoicing, concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA dès lors qu’il s’agit d’opérations dites domestiques (territoire national).
Depuis 2020, pour les contrats conclus avec l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics, toutes les entreprises doivent éditer des factures numériques afin d’adresser leurs demandes de paiement via Chorus pro. Cette loi ; appelée communément « loi sur la facturation électronique », obligatoire, est étendue aux transactions inter-entreprises et entrera en vigueur, dès le 1er septembre 2026.
A cette date, toutes les entreprises assujetties à la TVA et travaillant en BtB devront accepter des factures électroniques et les émettre progressivement, selon leur taille, entre le 1er septembre 2026 et le 1er septembre 2027.
Il devient donc indispensable de s’équiper d’une solution pour la dématérialisation de vos factures et leur transmission à l’administration fiscale, afin d’être en conformité avec la loi.
2 : Plus de productivité
La GED permet d’automatiser de nombreux processus liés à la gestion des documents, ce qui accélère les flux de travail et améliore l'efficacité opérationnelle globale.
On estime que les employés passent de 20 à 40 % de leur temps à rechercher manuellement des documents (étude du cabinet Coleman Parkes). Il faut en moyenne 18 minutes à un collaborateur pour retrouver un document. Avec la GED, vos documents sont accessibles en quelques clics et centralisés dans une armoire numérique sécurisée.
3 : Baisse des coûts et gains financiers
La GED peut contribuer à réduire les coûts liés au stockage, à la gestion et à la recherche de documents physiques. Elle permet la réalisation d'économies sur les fournitures de bureau, comme le papier, qui représente environ 75% du poids des déchets de bureaux en France. Selon l’ADEME, un salarié consomme en moyenne 70 à 85 kg de papier par an.
Au total les impressions inutiles (oubliées, jetées, perdues) représenteraient un coût de 300 millions d’euros (Syndicat National des supports d’Image et d’Information).
Par ailleurs, selon Gartner, les entreprises dépensent 1 à 3 % de leurs revenus dans l’impression de documents. Une entreprise d’une centaine de salariés dépenserait chaque année entre 10 000 et 25 000 euros uniquement pour sa consommation interne de papier et l’entretien du matériel.
Le recours à une solution GED permet de réaliser des économies sur l’ensemble de ces postes en supprimant le papier et les frais d’impression.
4 : Eco-responsabilité
Une solution GED favorise le télétravail, en donnant accès aux documents partout, en mobilité ou en home-office. Et il a été démontré que le télétravail permet de réduire les émissions de gaz à effet de serre avec la diminution des trajets domicile-travail, qui équivaut à 271 kg de CO2 économisés sur une année par jour de télétravail (source : ADEME). En réduisant la dépendance au papier, la GED contribue à des pratiques plus durables et respectueuses de l'environnement. Certaines entreprises s’engagent même à compenser leurs émissions en plantant un arbre pour tout nouveau client de la GED.
5 : mise en conformité réglementaire
Si la GED peut aider à assurer la mise en conformité de votre entreprise, comme vu ci-dessus avec la loi sur la facturation électronique obligatoire, qui entrera en vigueur pour toutes les entreprises assujetties à la TVA dès le 1er septembre 2026. La GED vous permet aussi de vous mettre en conformité sur les normes ISO, et la gestion des non-conformités. Ces normes sont très importantes dans la gestion de la documentation qualité.
6 : Sécurité des données
Avec l'augmentation des menaces liées aux cyber-attaques, la GED offre des fonctionnalités avancées d'archivage électronique qui garantissent la sécurité des données, y compris le contrôle d'accès, le cryptage des documents et le suivi des activités, assurant ainsi la protection des informations sensibles. Il faudra bien sûr veiller à ce que la solution choisie bénéficie du maximum de certifications en la matière.
7 : Accès en télétravail et en mobilité
La GED facilite l'accès aux documents de manière sécurisée depuis n'importe quel endroit, à tout moment ce qui est particulièrement important à l'ère du travail à distance et de la mobilité. Vous n’avez plus besoin d’être présent au bureau pour continuer à exercer votre activité avec efficacité : la GED vous accompagne dans tous vos déplacements et vous permet d’accéder à tous vos documents depuis n’importe quel endroit.
8 : Collaboration facilitée
La GED favorise la collaboration car il permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur des documents, à travers le système des workflows, ce qui est essentiel pour les équipes réparties géographiquement sur plusieurs sites, ou encore pour traiter et valider des documents en situation de mobilité. Les collaborateurs disposent d’un système de suivi et d’alertes pour approuver les documents, voir les derniers ajouts et modifications sur les documents, ce qui permet davantage de fluidité et de traçabilité dans les échanges internes.
9 : Adoption des nouvelles technologies
En 2024, de nouvelles technologies et fonctionnalités peuvent être intégrées aux systèmes de GED, offrant des avantages supplémentaires comme l'intelligence artificielle pour la reconnaissance automatique de données clés dans les documents.
Pour conclure, la transition vers la GED en 2024 peut apporter des avantages significatifs en termes de productivité, de sécurité, de conformité et de flexibilité, permettant à votre entreprise de rester compétitive dans un environnement en constante et rapide évolution.