Le paysage des outils PDF et de gestion de documents en 2024 ressemble à une mosaïque désordonnée d’applications obsolètes et déconnectées. D’après une étude de Forrester Consulting « Révolutionner les workflows de documents grâce à l’IA », en moyenne, une entreprise n’utilise pas moins de huit outils différents pour gérer ses besoins en matière de PDF et de documents, un fait qui révèle un problème critique d’intégration et d’automatisation.
Révolution numérique : l’urgence d’un outil tout-en-un pour la gestion des documents
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Publié le 23 août 2024 à 5h00
70%70 % des utilisateurs trouvent les outils PDF et de documents qu'ils utilisent obsolètes.
Trop d'outils, pas assez de cohésion
Les entreprises se retrouvent à jongler avec une multitude de solutions ponctuelles pour accomplir des tâches variées telles que l'extraction de données, la signature électronique et l'archivage des documents. Cela non seulement complique les processus internes mais également dilue l'efficacité globale. Une étude récente montre que 63 % des utilisateurs estiment que les processus documentaires de leur entreprise ne s'intègrent pas bien au reste de leurs applications. Cette fragmentation entraîne une perte de temps considérable, chaque outil nécessitant une courbe d'apprentissage distincte et souvent fastidieuse.
L'obsolescence des outils : un frein à l'efficacité
Le constat est encore plus préoccupant lorsqu'on considère que près de 70 % des utilisateurs trouvent les outils PDF et de documents qu'ils utilisent obsolètes. Ces outils manquent cruellement d'automatisation, obligeant les employés à consacrer une journée entière chaque semaine à des tâches répétitives et administratives. Cette situation non seulement freine la productivité mais augmente également les risques d'erreurs humaines.
L'attrait d'une plateforme tout-en-un
L'étude indique clairement que l'adoption d'une plateforme PDF unique, intégrant l'ia, est une solution non seulement désirable mais nécessaire. Une majorité écrasante des utilisateurs (80 %) considère qu'une telle plateforme serait précieuse, voire extrêmement précieuse. En effet, une solution tout-en-un permettrait de réduire le temps consacré aux tâches manuelles, d'améliorer la collaboration et de diminuer les erreurs dans les documents.
Les avantages d'une intégration basée sur l'ia
L'intégration de l'ia dans les outils PDF pourrait transformer radicalement les workflows de document. Selon les décideurs, les domaines comme l'extraction de données, la création de documents et la numérisation bénéficieraient énormément de l'ia, avec des taux d'approbation atteignant 82 %, 78 % et 76 % respectivement. Une telle transformation permettrait aux entreprises non seulement d'améliorer l'efficacité de leurs employés, mais aussi de stimuler leur chiffre d'affaires et d'améliorer l'expérience client.
Vers une consolidation des outils
La consolidation de ces outils disparates en une plateforme unique et intelligente est plus qu'une simple amélioration technologique ; c'est une nécessité stratégique. Une telle approche permettrait aux utilisateurs d'effectuer toutes les tâches liées aux documents sans la frustration des transitions incessantes entre différents outils et interfaces. Les décideurs ont tout intérêt à considérer cette transition non seulement comme une optimisation des processus mais comme une véritable révolution des workflows documentaires.
Conclusion
Il est grand temps que les entreprises réévaluent leur approche fragmentée de la gestion des documents. L'adoption d'une plateforme PDF tout-en-un, propulsée par l'ia, pourrait bien être la clé pour surmonter les défis actuels, en réduisant les pertes de temps, en augmentant la productivité et en facilitant une meilleure collaboration. Les avantages sont clairs : des employés plus heureux et plus efficaces, une réduction des erreurs et une amélioration de l'expérience globale des utilisateurs. Dans un monde où chaque minute compte, il est impératif de repenser notre approche des outils PDF et de documents pour en faire un véritable atout stratégique.