Réunions : en faire un moteur plutôt qu’un obstacle pour les équipes

Mais cela ne veut pas dire que les réunions doivent pour autant disparaitre. Selon une récente étude menée auprès d'un millier d’actifs, 77 % estiment que les réunions sont essentielles à la collaboration et à l'innovation. Le défi consiste toutefois à s'assurer qu'elles ne se déroulent pas au détriment de l'efficacité et de la productivité.

Le fardeau des réunions sans réel objectif

Nous avons tous connu le sentiment de frustration qu'engendre le fait d'être coincé dans une réunion dont les points de discussion auraient pu (ou dû) se régler par email ; ou celle qui demande de se connecter après les heures de bureau pour participer à un appel qui ne justifiait pas les heures supplémentaires.

Lorsque les agendas s'étirent pour accueillir de nombreuses réunions, la productivité diminue et les sentiments de stress et d'accablement peuvent rapidement devenir omniprésents. Les réunions empiétant sur le temps de travail, les collaborateurs se mettent à faire plusieurs choses à la fois et sont moins enclins à s'engager, à écouter activement et à contribuer à la vie d'un groupe. Les directeurs d’équipe peuvent également constater une augmentation du nombre de personnes qui travaillent tard, pendant leur pause déjeuner ou le week-end, pour faire face à un emploi du temps surchargé. En effet, 61 % des personnes interrogées ont indiqué qu'elles participaient à des réunions pendant leurs congés et 76 % ont déclaré qu'elles assistaient à des réunions en dehors de leurs heures de travail habituelles.

Lorsque le fait de parler du travail commence à interférer avec l'exécution du travail, cela peut souvent nuire non seulement à la productivité, mais aussi au bien-être, à l'engagement et à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée des employés.

Les salariés ne veulent pas en finir avec les réunions, juste les optimiser

Bien que les réunions de travail aient mauvaise presse, les employés ne veulent pas nécessairement les supprimer pour de bon ; la plupart d'entre eux en comprennent d’ailleurs la valeur. C'est seulement lorsqu'elles manquent de structure et d'objectifs clairs que les choses peuvent mal tourner.

La bonne nouvelle, c'est qu'il existe des moyens d'éviter cela. Dans un premier temps, les managers doivent trouver des moyens de rendre les réunions plus intentionnelles et plus utiles afin de s'assurer que chacun tire le meilleur parti de son temps de travail. L'évaluation de la pertinence de chaque réunion peut contribuer à atténuer les risques de dépassement d’agenda et de chevauchement entre le travail et la vie privée.

Lorsque des réunions sont nécessaires, le fait de les structurer à l'aide d'un ordre du jour clair indiquant les résultats attendus et les principaux points de discussion, ainsi que de fixer une heure de début et de fin précise, permet de s'assurer que les réunions sont productives et efficaces, avec un minimum de perte de temps.

Il est également important de se demander si le nombre de réunions est trop élevé. Un rapport récent de Slack a révélé que plus de deux heures de réunions par jour est le point de basculement à partir duquel une majorité de travailleurs se sentent surchargés par les réunions. Cependant, de nombreux employés voient leur emploi du temps envahi par des réunion dépassant deux, voire trois fois ce seuil.

Les méthodes de travail ont changé - il est temps que les réunions se mettent au diapason

Les pratiques de travail modernes ont remis en question la pertinence des réunions traditionnelles. Afin d'améliorer l'engagement et la productivité, et d'ouvrir la voie à une plus grande innovation, les dirigeants doivent adapter la culture de réunion de leur entreprise aux méthodes de travail modernes.

Cependant, il n'existe pas de solution unique. Il s'agit plutôt d'examiner de plus près la culture de réunion de l'entreprise et d'identifier les principaux problèmes. Par exemple, il faut commencer par se demander :

• Cette réunion a-t-elle un ordre du jour clair ? Un ordre du jour bien défini garantit que tous les participants soient préparés et que les réunions puissent rester efficaces et sur la bonne voie. Sans ordre du jour, les réunions sont plus susceptibles de se disperser, de dépasser le temps imparti et d'omettre des points essentiels.

• S'agit-il des meilleurs participants ? Les réunions risquent d'être inefficaces si les collaborateurs concernés ne sont pas présents, entraînant ainsi de possibles réunions supplémentaires pour que le travail soit fait.

• Cette réunion est-elle trop longue ? La plupart des créneaux de réunion sont de 60 minutes, mais ce n'est pas toujours nécessaire. De nombreuses équipes utilisent une heure entière, même si les points clés sont abordés en moins de temps. Raccourcir la réunion à 30 ou 15 minutes suffirait certainement dans de nombreux cas.

• Cette réunion fait-elle double emploi avec une autre ? Il arrive que des réunions distinctes aient un objectif similaire, avec des participants légèrement différents. Il est nécessaire de réfléchir à la possibilité de les fusionner pour les alléger et gagner du temps.

• S'agit-il de réunions récurrentes ? Elles peuvent être utiles pour assurer une dynamique et une cohérence, mais il arrive qu'elles se poursuivent longtemps après avoir rempli leur fonction. Est-il temps de supprimer cette réunion de l'agenda ?

Une fois les principaux problèmes identifiés, il est nécessaire de mener des expériences et collecter des feedbacks pour décider de la manière d'aborder les améliorations. Par exemple, si une équipe devait réduire la fréquence de ses réunions de 50 % et libérer la moitié de son temps pour un travail approfondi, que se passerait-il ? Et si elle remplaçait les réunions récurrentes par des mises à jour ponctuelles ?

Il est également essentiel que les dirigeants donnent l'exemple des meilleures pratiques. Il est facile de dire que tout le monde devrait se sentir autorisé à refuser les réunions qui n'ont pas de contexte ou d'ordre du jour, mais en réalité, cela ne fonctionne pas. Les collaborateurs ne veulent pas offenser leurs pairs - ou s'opposer à un responsable qui ajoute une réunion dans l'agenda sans raison claire.

Les directeurs d’équipes devraient donner l'exemple en veillant à ce que toutes les réunions aient un ordre du jour clair et en se retirant des réunions s'ils estiment ne pas pouvoir contribuer à l'ordre du jour. Cela encouragera les autres à faire de même et, avec le temps, réinitialisera la culture de réunion de l'entreprise, en veillant à ce que les réunions soient utilisées comme des outils favorisant l'innovation plutôt que comme des corvées à endurer.

Transformer la prise de conscience en action

Oublions le mythe selon lequel les employés détestent les réunions. Ce n'est pas le cas, ils veulent simplement qu'elles soient meilleures.

Comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas en matière de collaboration au sein de son entreprise est un excellent point de départ. En s'attaquant aux points douloureux les plus courants et aux méthodes de travail modernes, les dirigeants peuvent remodeler et améliorer leur culture de réunion pour la rendre plus inclusive, plus efficace et plus engageante. De meilleures réunions sont synonymes de meilleures expériences pour les équipes. Lorsque les équipes collaborent efficacement, la productivité et l'innovation se développent.