Toutes les entreprises doivent protéger leurs données, ainsi que celles de leurs clients et partenaires. Toutes ont des obligations légales auxquelles elles doivent se conformer. Toutefois, cette démarche de conformité représente bien souvent un défi pour les entreprises, et exige une implication particulière de la part des collaborateurs.
Gagner en productivité pour favoriser la conformité
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Publié le 5 avril 2023 à 5h41
66%68% des données ne sont utilisées qu’une seule une fois
Cependant, face aux risques légal et réputationnel, les entreprises sont prêtes à supporter ces coûts et désignent des responsables de conformité pour assurer la bonne mise en œuvre des réglementations et procédures en vigueur au sein de l'entreprise. Le respect de la conformité peut également être intégré dans le travail quotidien. Les solutions modernes de gestion de l’information permettent d’augmenter la productivité des collaborateurs tout en réduisant les risques de non-conformité.
Renforcer la conformité
La première étape pour garantir le respect de la conformité consiste à renforcer la visibilité. Aucune information liée à l’activité de l’entreprise ne doit échapper au contrôle et tous les accès doivent répondre aux politiques de conformité. Pour ce faire, les entreprises ont le choix entre consolider les informations dans un référentiel unique, ou mettre en œuvre une approche fédérée entre les logiciels.
Dans la gestion de patrimoine, par exemple, les conseillers investissent les fonds de leurs clients selon un plan convenu d'un commun accord. Avant que de tels plans puissent être établis, on étudie l'adéquation et les risques. Et avant toute transaction, une preuve écrite du consentement du client doit être enregistrée. Pour garantir la conformité, toutes ces informations doivent être facilement accessibles en cas de plainte d'un client ou d'audit.
Automatiser la conformité et les processus
La seconde étape vers la productivité passe par l’automatisation. Tout ce qui peut être automatisé doit être automatisé, pour réduire le risque d’erreur humaine et simplifier le travail. Tous les éléments qui peuvent être ajoutés à un modèle, remplis automatiquement ou vérifiés pour le compte d'un collaborateur, contribuent à l'amélioration de la productivité. Alors, pourquoi ne pas automatiser ces tâches critiques, lorsque l'on sait que cela permet de libérer du temps aux équipes, tout en restant conforme ?
Par exemple, les cabinets comptables, juridiques, et d’audit effectuent un certain nombre de vérifications avant d’accepter un nouveau client ou un nouveau dossier. "Avons-nous déjà travaillé pour cette personne ? Avons-nous des preuves de son statut et de son autorité au sein de l'entreprise cliente ? Y a-t-il un conflit d’intérêt avec cette nouvelle opportunité ?" Ces vérifications peuvent souvent être rationalisées de manière à ce que seuls les cas complexes restent à résoudre, ce qui permet de gagner du temps dans la majorité des cas et de créer une cohérence dans l'exécution de ce processus.
Intégrer le contrôle dans le travail quotidien
La dernière étape consiste à intégrer des contrôles de conformité dans le travail quotidien. En connectant les données et les documents directement aux processus opérationnels, il est possible de prouver la conformité à tous les types de contrôles, qu'ils proviennent de lois et de règlements, de normes, d'exigences des clients ou de politiques internes de l'entreprise.
Prenons l’exemple d’un consultant qui remporte un contrat pour mettre en place une nouvelle stratégie de "go-to-market" pour un de ses clients. Il est primordial de traiter cette affaire en toute confidentialité. Le nom du client peut être automatiquement crypté et l'accès aux informations relatives au client automatiquement limité à l'équipe chargée du projet, de manière à limiter le recours aux processus manuels. L'équipe peut ainsi se concentrer sur ses missions à valeur ajoutée et s'appuyer sur les processus automatisés pour garantir la conformité.
La conformité peut s’avérer extrêmement complexe, mais en suivant ces trois étapes, les entreprises peuvent garantir leur conformité avec toutes les réglementations et lois applicables, sans compromettre la productivité de leurs collaborateurs.