Avant de pouvoir répondre, il est nécessaire de savoir quel est le rôle de la personne qui s’interroge sur ce sujet, quel est le secteur d’activité auquel appartient son entreprise et quels sont ses principaux besoins et préoccupations.
Une fois que ces éléments sont définis, il est possible de fournir une réponse sur mesure, qui doit impérativement aborder les notions de conformité software, d’audit, de sécurité, de réduction des coûts et d’optimisation des process. Commençons déjà par indiquer sa formulation complète. Le SAM est l’abréviation de Software Asset Management ou encore le management des ressources logicielles.
Selon l’ITIL - Bibliothèque pour l'Infrastructure des Technologies de l'Information, le SAM représente « …l’ensemble des infrastructures et des process nécessaires à la gestion optimale, au contrôle et à la protection des ressources logicielles, … au travers de l’ensemble des étapes de leur cycle de vie ».
Mais dans un premier temps, il faut accepter l’idée que le logiciel est une ressource pour l’entreprise, qu’il s’agisse d’un logiciel ERP très coûteux ou bien d’une solution téléchargée gratuitement. Si ces ressources logicielles sont utilisées et gérées de manière efficace, elles pourront toutes deux améliorer les résultats ainsi que la productivité. Dans le cas contraire, cela peut engendrer des coûts additionnels et une perte d’efficacité.
Pour résumer, le Software Asset Management permet de :
- Réaliser un état des lieux des logiciels utilisés afin d’obtenir le maximum d’informations les concernant (principales fonctions, famille de produits à laquelle ils appartiennent, version, date de fin de vie, éditeur).
- Croiser les informations relatives à leur fonctionnement, qu’il s’agisse de leur type (physique, virtuel ou dans le cloud), de leur emplacement (PC fixe ou portable, tablette, téléphone portable, serveur), ou encore du système d’exploitation utilisé (Windows, Unix, Linux ou Mac).
- Collecter les informations financières et juridiques associées, tels que les termes et les conditions du contrat, la date d’expiration, les indicateurs de mesure pris en compte quant à la conformité et le coût de l’achat et de l’entretien des licences.
- Déterminer l’usage qui en est fait (par qui, quand, et comment ?) et savoir dans quelle mesure les règles de l’entreprise peuvent impacter leur utilisation, qu’ils s’agissent de politiques et de procédures réglementaires ou internes.
Pour autant, est-il suffisant de réunir l’ensemble des informations mentionnées ci-dessus et de les injecter au sein d’une base de données à laquelle sera appliqué une stratégie propre à l’entreprise ? Possible. Mais l’implémentation de solutions de SAM pour lesquelles un travail de fond a été mené quant à l’automatisation des process, donnera beaucoup plus rapidement des éléments de réponse concernant la conformité et l’optimisation des licences.
Grâce à ce type de solutions, toutes les informations nécessaires concernant l’usage des logiciels et le besoin que les entreprises en ont (ou non) au sein de leur réseau sont mises à disposition. Il est également possible de connaître les droits et règles qui doivent être pris en compte afin de respecter les obligations contractuelles et savoir s’il est nécessaire de passer à la version supérieure ou antérieure.
Alors qu’est-ce que le SAM ?
En fonction de votre rôle et de votre secteur, vos priorités pourront s’orienter sur la conformité, l’efficacité des pratiques d'approvisionnement mises en place ou encore la réduction des coûts du département informatique. Mais inévitablement, l’enjeu sera d’avoir accès à l’information « précise et de qualité » nécessaire pour manager efficacement vos logiciels.
Cela nécessite de disposer d’une plateforme SAM commune et accessible aux équipes de l’entreprise, leur permettant de prendre des décisions de la manière la plus avisée qui soit. Le SAM n’est ni une solution universelle ni le travail d’une seule et même personne. Il se doit d’être personnalisé pour répondre au mieux aux besoins et attentes de chaque entreprise.