Dédiées aux professionnels, les solutions de paiement nouvelle génération permettent de simplifier les achats et frais en entreprise, et bien souvent, d’éliminer les processus de remboursement. Pour autant, la conservation des factures et justificatifs est toujours primordiale.
Après le boom dans la sphère perso, les solutions de paiement sur compte entreprise se sont développées d’une manière très importante dans le secteur du voyage d'affaires, avec des solutions de cartes logées, cartes corporates et même de cartes virtuelles. L'émergence de nouveaux acteurs et de nouvelles expériences utilisateurs a permis de simplifier grandement la phase du paiement en entreprise. Les problématiques de partage de carte d’entreprise, peu sécuritaires, ou de paiement par le manager, peu pratiques, sont ainsi solutionnées, et le remboursement des dépenses engagées sur ses propres deniers, largement réduits.
Toutefois, la simplicité de l’expérience fait parfois oublier qu’il reste impératif de justifier et de déclarer toutes les dépenses engagées dans le cadre professionnel. Julien Chambert président de CBT Conseil rappelle que : « bien que cela puisse être fastidieux, les éléments à présenter en cas de contrôle fiscal ou URSSAF restent les justificatifs des frais. Il est d'autant plus important de les stocker de manière durable et pouvoir les présenter plusieurs années après. Ainsi, une note de frais automatisée et détaillée est la clef de l'analyse de ses dépenses, de la performance des règles en vigueur et des comportements des voyageurs. »
Le recours aux cartes corporates et virtuelles ne dispense pas la justification des frais engagés
Capitalisant sur les besoins des temps modernes des professionnels, les cartes logées, corporates et virtuelles ont conquis les directions financières et les utilisateurs, et connaissent aujourd'hui un fort développement, qui n’est pas près de s'arrêter. Ces moyens de paiement servent à simplifier les achats ou le voyage professionnel, qui étaient jusque-là réglés par une carte partagée entre les collaborateurs ou par des cartes personnelles.
Toutefois, le respect de certaines règles doit être observé, dans ces processus très réglementés, et très stricts. Le recours aux cartes corporate, virtuelles ou les cartes logées ne dispense pas de justifier les frais engagés dans le cadre d'un déplacement professionnel, et doivent continuer d’être intégrés dans l’évaluation du coût complet par voyage, par projet, par voyageur, et servir de base pour la prise de décision ou pour des benchmarks.
« Un client ETI avait décliné l’usage de notre solution car tous ses voyageurs étaient équipés de cartes de paiement, il n’avait pas de problématique de remboursement, donc pensait-il pas besoin de solution notes de frais. Un contrôle URSAFF douloureux lui a rappelé que même sans problématique de remboursement, chaque dépense doit justifier de son usage professionnel. Sans compter les dimensions comme les frais kilométriques ou les forfaits qui ne passent pas par les solutions de paiement. » explique Marc Clatot, vice-président d’Expensya, solution de gestion des notes de frais.
En effet, chaque dépense engagée dans le cadre d'une activité professionnelle se doit d'être justifiée. Quel que soit le moyen de paiement, déclarer ses achats et frais et conserver les justificatifs et les factures fournisseurs est primordial. L'administration fiscale oblige la conservation des factures fournisseurs pour une période allant de 6 à 10 ans.
Il est donc nécessaire, même si l’on utilise des moyens de paiement de dernière génération, de mettre en place une procédure de traitement des achats et notes de frais, qui implique la collecte des justificatifs, la vérification des documents et le traitement comptable de ces dépenses. Cette pratique mobilise beaucoup de temps, des ressources humaines et matérielles, moyennant un coût non négligeable.
Une carte nouvelle génération et une solution d’automatisation des notes de frais : un duo gagnant !
Dans un contexte où les sociétés sont équipées de cartes bancaires (cartes affaires ou cartes entreprises), elles doivent faire face à plusieurs problématiques : le temps passé à “matcher” manuellement chaque ligne du relevé avec les justificatifs, la perte ou le risque d’altération du justificatif, le temps consacré au traitement des dépenses étrangères et la récupération du bon taux de conversion, et le temps pour remonter toutes ces données dans le logiciel de l’entreprise.
Une carte de paiement, accompagnée d’une application intuitive et efficace pour la gestion des notes de frais, répond à ces problématiques et représente la méthode la plus optimale pour la gestion des déplacements professionnels. Les solutions technologiques les plus modernes d’automatisation de la gestion des notes de frais permettent de réconcilier les dépenses engagées avec les cartes de paiement et les justificatifs remontés dans l’application notes de frais. Cela permet un gain de temps, un meilleur contrôle, et une identification facile des paiements sans justificatifs.
Aujourd’hui, ce nouveau marché se partage entre des start-ups non spécialisées, qui essayent de répondre à la fois aux besoins du marché du paiement, et du marché du logiciel de gestion des notes de frais, et entre des “pure-player” des deux marchés qui créent des jointures entre leurs solutions, pour offrir le meilleur des deux mondes, offrant ainsi une expérience optimale et un niveau de sécurité très important, et surtout, en permettant à leurs clients de conserver leur flotte de carte actuelle.