Pour gérer l’ensemble des activités de son commerce, il est indispensable d’utiliser un logiciel de gestion d'entreprise et notamment de gestion commerciale. Ce sont des outils qui permettent de simplifier voire d’automatiser la plupart des tâches. Aujourd’hui, les éditeurs les ont rendus bien plus performants et ergonomiques pour pouvoir être utilisés simplement dans tout type d’environnement professionnel. Pour choisir le bon logiciel, voici quelques conseils.
Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion commerciale
Pour commencer, si la solution offre les fonctions essentielles à la gestion d’un commerce. Vous devez pouvoir gérer votre catalogue de produits et de prestations de service depuis un répertoire. Ensuite, vous devez avoir la possibilité d’enregistrer vos contacts et notamment vos clients (pour gérer un système de carte de fidélité par exemple). Le logiciel doit automatiquement adapter les conditions de règlement et notamment le taux de TVA en fonction des produits et des services afin de faciliter la facturation. Enfin, vous devez pouvoir éditer vos devis et vos factures.
Ensuite, certains logiciels proposent des fonctions supplémentaires qui permettent de mesurer et d’améliorer ses performances. D’abord, ils fournissent des rapports détaillés de l’activité. Ensuite, ils peuvent aussi vous aider à gérer vos stocks, vos chantiers et vos charges et disposent d’outils collaboratifs pour améliorer la communication dans votre entreprise.
Quelles sont les qualités d’un bon logiciel de gestion commerciale ?
Pour commencer, un logiciel de gestion commerciale doit être facile à utiliser et ne doit pas nécessiter une longue formation pour apprendre à utiliser toutes les fonctionnalités. Cela signifie que les éditeurs travaillent beaucoup à l’optimisation de l’ergonomie et notamment des interfaces pour améliorer l’expérience des utilisateurs. Il faut avoir la possibilité d’accéder à toutes les fonctionnalités et toutes les applications du logiciel depuis n’importe quelle page. Ensuite, l’outil doit être collaboratif, avec une possibilité de gérer plusieurs utilisateurs qui partagent les mêmes outils. C’est pour cette raison que la plupart des solutions sont désormais accessibles en ligne avec un système de connexion individuelle. Cela permet de se connecter au logiciel n’importe quand et n’importe où. Le logiciel doit être également intuitif en automatisant les tâches les plus simples. Enfin, les éditeurs doivent veiller à concevoir des solutions de facturation aux normes afin qu’ils soient conformes à la réglementation en vigueur.
Un logiciel de gestion commerciale sécurisé
Aujourd’hui, l’un des enjeux majeurs de la gestion des risques en entreprises, c’est la lutte contre le piratage informatique. Les logiciels utilisés dans le cadre de l’activité commerciale ou dans le cadre de la gestion comptable de la société ainsi que les systèmes de messagerie sont autant de portes d’entrée pour des personnes qui souhaiteraient accéder à l’ensemble des données d’une entreprise. Aujourd’hui, les éditeurs de logiciels de gestion commerciale, de gestion comptable et de facturation garantissent des applications sécurisées en effectuant régulièrement les mises à jour. Les données sont stockées sur un serveur différent des sites d’hébergement. Les données sont cryptées pour permettre une connexion sécurisée au serveur.
Vous l’aurez compris, un bon logiciel de gestion commerciale doit être facile à utiliser et doit faciliter la plupart des tâches pour améliorer les performances de l’entreprise. Intuitif et connecté, il doit offrir toutes les garanties de sécurité.